Mitarbeiter (m/w/d) - Lehrfinanzen

Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum); München; Vor Ort; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersversorgung

EGYM-Wellpass

Corporate Benefits

Mensaangebot

Zusammenfassung

TUM Klinikum sucht eine/n erfahrene/n Verwaltungs- bzw. Personal-Wesen-M Prozessverantwortliche/n im öffentlichen Dienst. Sie überwachen Mittel, verwalten Personalmaßnahmen in Matrix42 und unterstützen Budgetkontrollen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung bzw. Studium, exzellentes Zahlenverständnis und gute Excel-Kenntnisse. SAP-Kenntnisse sind von Vorteil; Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Fachhochschul- bzw. Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Public Management, Verwaltungswissenschaften oder eine kaufmännische/verwaltungstechnische Ausbildung mit mehrjähriger öffentlicher/Hochschul-Erfahrung.
• Exzellentes Zahlenverständnis sowie Budgetüberwachungserfahrung.
• Praktische Anwenderkenntnisse in HR-/Ticket-Systemen (idealerweise Matrix42) oder Bereitschaft, sich rasch einzuarbeiten.
• Routine in MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel zur Datenauswertung.
• Grundlegende SAP-Kenntnisse; vorteilhaft Kenntnisse zu Hochschulabläufen in Bayern.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf verhandlungssicherem Niveau.

Aufgaben

• Mittelüberwachung, Kontenauswertung und sachliche Prüfung von Finanzierungstöpfen.
• Kosten- und Verwendungscontrolling sowie regelmäßige Budgetabstimmungen.
• Gremienvorbereitung, Sitzungsabwicklung und Erstellung von Berichten.
• Beschaffungswesen: eigenständige Abwicklung von Bestellprozessen und Rechnungen.
• HR-Administrative Aufgaben in Matrix42; Personalmaßnahmen betreuen (Einstellungen, Verlängerungen).
• Betreuung studentischer Hilfskräfte und Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung.

Kenntnisse

Zahlenverständnis

Excel-Kenntnisse

Matrix42

SAP

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Bachelor/Fachhochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder Verwaltungswissenschaften

kaufmännische/verwaltungstechnische Berufsausbildung

Tools

Matrix42

SAP

Jobbeschreibung

Die TUM School of Medicine and Health der Technischen Universität München (TUM) gehört gemeinsam mit ihrem Universitätsklinikum zu den forschungsstärksten Medizinstandorten Deutschlands und kann auch international viel beachtete Erfolge vorweisen.

Knapp 1400 Studierende können nach einer gemeinsamen Vorklinik mit der Medizinischen Fakultät der Ludwig-Maximilians-Universität München den klinischen Studienabschnitt an der TUM School of Medicine and Health absolvieren.

Das interdisziplinär ausgerichtete Lehrangebot basiert auf dem fächerorientierten Curriculum mediTUM.

Leitbild für die Zukunft der TUM School of Medicine and Health ist ein vertrauensvolles und ergebnisorientiertes Zusammenspiel von Forschung, Lehre und Krankenversorgung.

Diese drei Säulen werden - gut aufeinander abgestimmt und begleitet von interner und externer Evaluierung - durch eine Reihe von Maßnahmen weiterentwickelt.

Operatives Finanz-, Budget- und Kontenmanagement:

• Mittelüberwachung & Kontenauswertung: Laufende Überwachung, differenzierte Auswertung und sachliche Prüfung verschiedener Finanzierungstöpfe (u. a. Studienzuschüsse, internationale Studiengebühren, Haushaltsmittel des Student Office, Professional Profile Medicine sowie Drittmittel wie der Student Engagement Innovation Fund).
• Kosten- und Verwendungscontrolling: Kontinuierliche Abgleichung und Überprüfung der korrekten, zweckentsprechenden und betragsgenauen Verausgabung von Projekt- und Lehrmitteln.
• Gremienarbeit & Berichtswesen: Organisatorische Vorbereitung, Abwicklung und Begleitung der Sitzungen der Planungskommission; operative Ausarbeitung von Maßnahmenkonzepten sowie Erstellung von Budget- und Rechenschaftsberichten nach Vorgabe.
• Beschaffungswesen: Selbstständige Abwicklung und Bearbeitung von Bestellvorgängen, Sachkosten und Rechnungen.

Operatives Personalmanagement:

• Personalverwaltung in Matrix42: Eigenverantwortliche Erfassung, Anlegung und administrative Nachhaltung sämtlicher Personalmaßnahmen (z. B. Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen, Stundenerhöhungen) im HR-Managementsystem Matrix42.
• Betreuung studentischer Hilfskräfte: Operative Abwicklung des gesamten Einstellungsprozesses für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte (HiWis).
• Schnittstellenfunktion: Zuverlässiges Bindeglied zwischen den Beschäftigten des Student Office / Hilfskräften und der zentralen Personalabteilung der TUM bzw. des Klinikums.

Erfolgreich abgeschlossenes Fachhochschul- bzw. Bachelorstudium (z. B. Betriebswirtschaft, Public Management, Verwaltungswissenschaften) oder eine kaufmännische/verwaltungstechnische Berufsausbildung mit einschlägiger, mehrjähriger Berufserfahrung im öffentlichen Dienst oder Hochschulbereich.

Exzellentes Zahlenverständnis sowie Erfahrung in der betriebswirtschaftlichen Kontenauswertung und Budgetüberwachung.

Praktische Anwenderkenntnisse in HR- bzw. Ticket-Systemen (idealerweise Matrix42) oder die Bereitschaft, sich zügig darin einzuarbeiten.

Routine im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse zur Datenauswertung).

Grundlegende Kenntnisse von SAP sowie der organisatorischen Abläufe an bayerischen Hochschulen sind von Vorteil.

Eine äußerst exakte, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise bei der Handhabung von Zahlen und Personaldaten.

Organisationstalent, Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein.

Ausgeprägte Serviceorientierung, Teamfähigkeit und verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im öffentlichen Dienst

• Betriebliche Altersversorgung über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) sowie die Vorteile eines Beschäftigungsverhältnisses an einer Exzellenzuniversität.
• EGYM-Wellpass, Corporate Benefits, Rabattaktionen (z. B. Käfer), vergünstigtes Mensaangebot sowie vielfältige Hochschulsport- und Kulturangebote.
• Arbeitsplatz im Herzen Münchens (Max-Weber-Platz) mit hervorragender Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr (U-Bahn, S-Bahn, Tram).
• Ein motiviertes, kollegiales Team und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre an der Schnittstelle zwischen Lehre, Medizin und Verwaltung.

Schwerbehinderte

Bewerber*innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.