Mitarbeiter (m/w/d) Empfang und Office Management

E. H. Worlée & Co. (GmbH. & Co.) KG; Hamburg; On-site; EUR 17,000 - 22,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersversorgung

Zuschuss Deutschlandticket

Massageangebote

Job summary

E. H. Worlée & Co. (GmbH.

& Co.) KG sucht eine engagierte Empfangs- und Office-Managerin/-Manager. Sie betreuen den Empfang, bearbeiten die Zentrale, Post und Versand und koordinieren Büromaterial, Rechnungen sowie Visa-Anträge. Zudem organisieren Sie Konferenzräume, Fahrzeugflotten, Verpflegung und Werbematerialien. Sie unterstützen das Team im täglichen Büroablauf, betreuen Zeitarbeiter und stellen einen reibungslosen Ablauf sicher.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Verfügbarkeit für 20 Stunden pro Woche bei festen Arbeitszeiten Mo–Do ca. 13:00–17:00 Uhr; Freitag optional ca. 10:00–14:00 Uhr.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Besuchern und Mitarbeitern.
• Organisationsgeschick und strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Betreuung des Empfangs sowie Anmeldung, Registrierung und Betreuung nationaler und internationaler Besucher.
• Bearbeitung der Telefonzentrale, des allgemeinen E-Mail-Postfachs sowie der ein- und ausgehenden Post und weltweiter Paketversand.
• Koordination administrativer Office-Management-Aufgaben wie Büromaterialbeschaffung, Rechnungsfakturierung, Visa-Anträge sowie Pflege von Telefonlisten.
• Organisation von Konferenzräumen, Firmenfahrzeugen, Obstlieferungen, Blumenbestellungen, Massagen sowie Marketingartikeln und Broschüren.
• Betreuung der allgemeinen Büroorganisation einschließlich Empfang und Einweisung von Zeitarbeitern sowie Unterstützung beim Versand für die Geschäftsführung.
• Sicherung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich durch Zufahrtsüberwachung, Fuhrparkmanagement und Anleitung von Auszubildenden.

Skills

Freundliches Auftreten

Deutschkenntnisse B2

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Worlée – Tradition trifft Innovation

Seit über 170 Jahren bringen wir als familiengeführtes Unternehmen Innovation und Verantwortung in Einklang. Mit natürlichen Rohstoffen und einem klaren Blick für das was unsere Welt wirklich braucht.

In der Chemie-, Kosmetik- und Lebensmittelindustrie setzen wir nachhaltige Impulse – nicht nur mit unseren Produkten, sondern auch als Arbeitgeber. Bei uns zählt Haltung statt Hierarchie, Teamgeist statt Ellenbogen, Entwicklung statt Stillstand. Du willst mitgestalten, statt nur verwalten?

Deine Aufgaben – Vielfältig und spannend

• Betreuung des Empfangs sowie Anmeldung, Registrierung und Betreuung nationaler und internationaler Besucher
• Bearbeitung der Telefonzentrale, des allgemeinen E-Mail-Postfachs sowie der ein- und ausgehenden Post und des weltweiten Paketversands
• Koordination administrativer Office-Management-Aufgaben wie Büromaterialbeschaffung, Rechnungsfakturierung, Visa-Anträge sowie Pflege von Telefonlisten
• Organisation von Konferenzräumen, Firmenfahrzeugen, Obstlieferungen, Blumenbestellungen, Massagen sowie Marketingartikeln und Broschüren
• Betreuung der allgemeinen Büroorganisation einschließlich Empfang und Einweisung von Zeitarbeitern sowie Unterstützung beim Versand für die Geschäftsführung
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Empfangsbereich durch Zufahrtsüberwachung, Fuhrparkmanagement und Anleitung von Auszubildenden

Das bringst Du mit – Deine Stärken zählen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Zeitliche Verfügbarkeit für 20 Stunden pro Woche bei festen Arbeitszeiten von Montag bis Donnerstag jeweils ca. 13:00 bis 17:00 Uhr; eine zusätzliche Tätigkeit am Freitag von ca. 10:00 bis 14:00 Uhr ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten im täglichen Kontakt mit Besuchern, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und auch in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag den Überblick zu behalten
• Teamgeist und eine hilfsbereite Arbeitsweise im täglichen Austausch mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf B2-Niveau

Unsere Benefits – Mehr als nur ein Job

• Attraktive Vergütung: Tarifgebundenes Gehalt mit 30 Tagen Urlaub sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Weiterentwicklung: Vielfältige Schulungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten in unserer internen Worlée-Akademie
• Soziale Absicherung: Betriebliche Altersversorgung, Krankenzusatz-, Berufsunfähigkeits- und Pflegezusatzversicherung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket für umweltfreundliches Pendeln
• Gesundheitsmanagement: Bewegte Pausen, Fitnesszuschüsse, Massageangebote, Gesundheitstage und täglich wechselnde Menüs in unserer Kantine
• Corporate Benefits: Exklusive Rabatte und Preisvorteile bei zahlreichen Partnerunternehmen

E.H. Worlée, z. Hd. Maria Brandt, Grunsonstraße 26, 22113 Hamburg