Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung

Uniklinik RWTH Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 45.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub/Jahr

Prämie von 3.000 Euro

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

ÖPNV-Ticket oder Parkplatz

Betriebliche Kinderbetreuung/Family‑Fö

Zusammenfassung

Uniklinik RWTH Aachen sucht zur Unterstützung der Institutsleitung eine engagierte Verwaltungsfachkraft. Sie steuern Institute- und Drittmittelkonten, überwachen Budgets und koordinieren Personal- und Beschaffungsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören Termin- und Veranstaltungsmanagement, Datenschutzkonformität bei Personal- und Studienakten sowie die interne/externe Kommunikation. Die Stelle bietet 38,5 Std./Woche, unbefristet oder befristet gemäß TV-L EG 8.

Qualifikationen

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel.
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Dokumentationswerkzeugen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten und Budgetüberwachung

Aufgaben

• Sie steuern Instituts- und Drittmittelkonten, überwachen Budgets und abstimmen sich mit internen/externen Stellen.
• Sie unterstützen Institutsleitung organisatorisch/administrativ, inklusive Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement.
• Sie wirken bei Personal- und Finanzkalkulationen mit, verwalten Personalstellen, überwachen Vertrags- und Restlaufzeiten.
• Sie begleiten Einstellungsverfahren und führen Personal-, Projekt- und Studienakten datenschutzkonform.
• Sie koordinieren Beschaffungen und bearbeiten SAP-gestützte Bestellprozesse.
• Sie übernehmen eigenständig interne/externe Kommunikation sowie Korrespondenz

Kenntnisse

MS Office

SAP

Digitale Kollaborationstools

Deutsch (Wort und Schrift)

Verwaltungs- und Organisationsgeschick

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte/-r

Tools

SAP Finanzwesen

Beschaffung

Jobbeschreibung

Im Institut für Medizinische Informatik besetzen wir eine Stelle als

Das Institut für Medizinische Informatik (Leitung: Prof. Dr. Rainer Röhrig und Prof. Dr.-Ing. Myriam Lipprandt) forscht und lehrt an der Schnittstelle von Medizin, Informatik und Regulatorik. Für die Organisation unseres Institutsoffice suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als zentrale Anlaufstelle die Institutsleitung entlastet und die administrativen Prozesse des Instituts eigenständig steuert.

Arbeitszeit: 100 % der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche), mit Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung

Befristung: zunächst gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz §14 Satz 1 Abs. S.7. für 2 Jahre, eine Entfristung wird angestrebt

Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vergütung: EG 8 (TV-L)

Wir bieten…

• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro
• Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
• Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
• Familienfreundliche Unternehmenskultur:
  • Betriebskindergarten, Kinderland
  • flexible Arbeitszeitmodelle sowie
  • vielfältige Beratungs- und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch die Personalbetreuung
• Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
• Mit Corporate Benefits gibt’s attraktive Rabatte beim Shoppen
• Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
• Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants

Ihre Aufgaben

• Sie steuern die Instituts- und Drittmittelkonten, überwachen Budgets und stimmen sich mit den zuständigen internen und externen Stellen ab
• Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch und administrativ, einschließlich Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement
• Sie wirken bei Personal- und Finanzkalkulationen mit, verwalten Personalstellen und überwachen Vertrags-, Projekt- und Restlaufzeiten
• Sie begleiten Einstellungsverfahren und führen Personal-, Projekt- und Studienakten datenschutzkonform
• Sie koordinieren Beschaffungen und bearbeiten SAP-gestützte Bestellprozesse
• Sie übernehmen eigenständig die interne und externe Kommunikation sowie Korrespondenz

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/-r, Bankkauffrau/Bankkaufmann) oder eine vergleichbare Qualifikation.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Kompetenzen mit:

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP, vorzugsweise in den Modulen Finanzwesen und Beschaffung
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Dokumentationswerkzeugen (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Wiki-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten sowie in der Budgetüberwachung
• Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personal- und Finanzdaten
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team

Kontakt:

Bei Fragen steht Ihnen Herr Univ.-Prof. Dr. Rainer Röhrig gerne zur Verfügung:
E-Mail: [e-mail]
Telefon: [phone]

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.

Diese Stellenausschreibung wurde unter Einsatz eines KI gestützten Systems erstellt. Die finale inhaltliche Prüfung und Verantwortung liegen beim Universitätsklinikum Aachen.