Assistenz (w/m/d) der Klinikdirektorin

Universitätsklinikum Aachen; Aachen; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Prämie 3.000 €

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

ÖPNV-/Parkplatzregelung

Betriebskindergarten

Flexible Arbeitszeitmodelle

Beratungs- und Unterstützungsangebote

Fit & Gesund – Gesundheitsförderung

Corporate Benefits – Rabatte

Onboarding-App

Länger geöffnete Personalrestaurant

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Aachen sucht eine assistierende Fachkraft im Direktorat für die Klinikmanagement-Einheit. Zu Ihren Aufgaben gehört die eigenständige Organisation des Sekretariats der Klinikdirektorin, die Vorbereitung von Meetings, Dienstreisen und Veranstaltungen sowie die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

Sie unterstützen die Klinikdirektorin im Personalbereich und in Forschungs-/Lehrprojekten, arbeiten eigenständig an Verwaltungsaufgaben und dem Dokumentenmanagement und arbeiten

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Gesundheitswesen oder Managementassistenz.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im universitären oder klinischen Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationssystemen.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Teamfähigkeit sowie gutes Zeit- und Prioritätenmanagement.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Direktoratssekretariats einschließlich des Termin- und Kalendermanagements der Klinikdirektorin
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Dienstreisen, Kongressen und weiteren Veranstaltungen
• Selbstständige Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung der Klinikdirektorin in Personalangelegenheiten, insbesondere im Bewerbungsmanagement sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Administrative Unterstützung in den Bereichen Forschung und Lehre sowie Mitwirkung bei wissenschaftlichen Projekten und Veranstaltungen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Pflege des Dokumentenmanagements und Mitarbeit bei organisatorischen Projekten der Klinik

Kenntnisse

Organisationsgeschick

MS Office

Deutsch (Wort/Schrift)

Englisch (Wort/Schrift)

Teamfähigkeit

Diskretion

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich

Tools

Verwaltungsprogramme

Jobbeschreibung

In der Klinik für Radioonkologie und Strahlentherapie besetzen wir eine Stelle als

• Einsatzort: Direktorat / Klinikmanagement
• Arbeitszeit: 100% der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche)
• Befristung: unbefristet
• Einstieg: zum 01.01.2027
• Vergütung: EG 6 (TV-L)

Es besteht die Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Kernarbeitszeiten. Gelegentliche Teilnahme an Abendveranstaltungen, Kongressen oder Veranstaltungen der Klinik sind erwünscht.

Wir bieten…

• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro
• Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
• Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
• Familienfreundliche Unternehmenskultur:
• Betriebskindergarten, Kinderland
• flexible Arbeitszeitmodelle sowie
• vielfältige Beratungs- und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch die Personalbetreuung
• Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport - wir haben alles für Sie
• Mit Corporate Benefits gibt's attraktive Rabatte beim Shoppen
• Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
• Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Direktoratssekretariats einschließlich des Termin- und Kalendermanagements der Klinikdirektorin
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Dienstreisen, Kongressen und weiteren Veranstaltungen
• Selbstständige Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung der Klinikdirektorin in Personalangelegenheiten, insbesondere im Bewerbungsmanagement sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Administrative Unterstützung in den Bereichen Forschung und Lehre sowie Mitwirkung bei wissenschaftlichen Projekten und Veranstaltungen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Pflege des Dokumentenmanagements und Mitarbeit bei organisatorischen Projekten der Klinik

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) im Gesundheitswesen, Managementassistenz (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im universitären oder klinischen Umfeld
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationssystemen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie ein sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement

Wünschenswert sind darüber hinaus:

• Erfahrung in der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Erfahrung im Bewerbungs- und Personalmanagement
• Kenntnisse gängiger Verwaltungsprogramme

Die Bewerbungsfrist endet am 27.10.2026.

Kontakt

Bei Fragen steht Ihnen Frau Priv.-Doz. Dr. med. Denise Bernhardt gerne zur Verfügung:

E-Mail: [e-mail] oder [e-mail]

Telefon: [phone]

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Die Uniklinik RWTH Aachen fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind uns willkommen und werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Eine Beschäftigung unterhalb der oben angegebenen Wochenarbeitszeit ist grundsätzlich möglich.

Diese Stellenausschreibung wurde unter Einsatz eines KI gestützten Systems erstellt. Die finale inhaltliche Prüfung und Verantwortung liegen beim Universitätsklinikum Aachen.