Mitarbeiter:in Student Service / Front Office (m/w/d)

GUS Germany GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub (anteilig)

Gesundheitsangebote

Kreatives, internationales Umfeld

Zusammenfassung

GUS Germany GmbH in Hamburg sucht eine engagierte Empfangs- und Office-Assistenz zur Unterstützung von Studierenden und Campus-Management. Sie begrüßen SchülerInnen, BewerberInnen, DozentInnen und Gäste, betreuen Anfragen zu Stundenplänen, Räume und Abläufen und sorgen für eine angenehme Campus-Atmosphäre.

Sie arbeiten im Front Office, bearbeiten digitale und physische Akten, unterstützen Meetings und Events, koordinieren Anrufe und Mailanfragen und verwalten Zugangs- und Druckkarten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (oder Hotellerie/Office-Management).
• Erfahrung im Front Office, Empfang oder Assistenz.
• Gespür für Menschen und Freude an Campusleben.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Outlook, Excel, Word).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Empfang von Schülern, Bewerberinnen, Dozentinnen und Gästen professionell begrüßen.
• Ansprechpartner für Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.
• Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente
• Koordination von Telefonanrufen und Mailanfragen
• Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)

Kenntnisse

Front Office-Erfahrung

Kundenkontakt

Organisationsfähigkeit

MS Office

Deutsch & Englisch

Ausbildung

Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Hotellerie/Office-Management

Tools

MS-Office (Outlook, Excel, Word)

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Deine Rolle

Du kombinierst also zwei Welten:

• Empfang & Student Support(warm, präsent, empathisch)
• Office & Administration(strukturiert, zuverlässig, organisiert)

Deine Aufgaben

1. Empfang & Studentenkontakt

• Du begrüßtSchüler:innen,Bewerber:innen, Dozent:innen und Gästefreundlich und professionell
• Du hast einGespür für die Stimmung am Campusund weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht
• Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.
• Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich

2. Office & Organisation

• Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente
• Bearbeitung von Anträgen und Formularen
• Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen
• Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe
• Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten
• Postein- und -ausgang
• Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)
• Erstellungenvon Dokumenten (Zeugnisse

3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen

• Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen
• Kommunikation mit Behörden (z.B. BAföG-Amt)
• Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o.Ä.)
• Erfahrung imFront Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt
• Gespür für Menschenund Freude an einem lebendigen Campus
• Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v.a. Outlook, Excel, Word)
• Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise
• Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten
• Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch

Warum wir?

• 40h/Woche, 12 Monate befristet
• Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung
• Kreatives, internationales Umfeld
• Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten
• 30 Tage Urlaub (anteilig)
• Gesundheitsangebote