Mitarbeiter*in Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Berufe-SH; Schleswig-Holstein; Vor Ort; EUR 21.000 - 30.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Festes Monatsgehalt

Moderne Büroausstattung

Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket

Fort-/Weiterbildungsangebote

Firmenfitness/psych. Beratung

Flexibles Arbeiten / mobiles Arbeiten

Kinder-/Pflegenotfallbetreuung

Zusammenfassung

Berufe-SH in Schleswig-Holstein sucht eine%n Mitarbeiter*in für operatives Veranstaltungsmanagement in Teilzeit (19,5 Std./Woche) in Bad Segeberg. Sie koordinieren Räume, assistieren Nutzern und pflegen Buchungssysteme.

Zu den Aufgaben gehören Planung, Auswertung, Organisation von Ausstattung und die IT-Fachkoordination des Flexopus-Systems. Deutschkenntnisse C1, Führerschein Klasse B und IT-Affinität werden vorausgesetzt.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I.
• Eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau/zum Kaufmann für Hotelmanagement, zur Veranstaltungskauffrau/zum Veranstaltungskaufmann oder vergleichbare Ausbildung mit organisatorischem Schwerpunkt.
• Sprachkenntnisse Deutsch mindestens C1.
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft, eigenen PKW zu nutzen.
• Affinität zu IT-Verfahren und Bereitschaft, Arbeiten auch in späten Nachmittagsstunden zu leisten.
• Kenntnisse im Vergabe-, Haushalts- und Ordnungsrecht.

Aufgaben

• Operatives Veranstaltungsmanagement; Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements der Kreisverwaltung, inkl. Belegungsplanung.
• Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen bei Raum- und Veranstaltungsbuchungen; Bearbeitung von Anfragen, Rückmeldungen und Beschwerden.
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raumnutzung.
• Sicherung der erforderlichen Veranstaltungsausstattung; Koordination mit internen Beteiligten (IT, Hausmeister, Logistik).
• IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms (Flexopus): Beratung, Klärung von Fragen, Stammdatenpflege, Rechte/Rollen-Verwaltung, Updates.
• Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzer*innen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Kund*innenorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Kaufmann für Büromanagement

Kaufmann für Hotelmanagement

Veranstaltungskauffrau/-mann

Tools

Flexopus

Raumbuchungssysteme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter*in Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche)

Ort

Kreis Segeberg
Bad Segeberg

Entgeltgruppe

E 8 TVöD

Ihre Aufgaben

• Operatives Veranstaltungsmanagement, z. B.
  • Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements der Kreisverwaltung (u. a. Verwaltung, Pflege und Belegungsplanung aller Besprechungs- und Veranstaltungsräume, Klärung von Belegungskonflikten und Terminkollisionen)
  • Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen bei Fragen zur Raum- und Veranstaltungsbuchung sowie Bearbeitung von Anfragen, Rückmeldungen und Beschwerden im Zusammenhang mit Raum- und Veranstaltungsbuchungen
  • Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raum- und Veranstaltungsnutzung
  • Organisation und Sicherstellung der erforderlichen Veranstaltungsausstattung (z. B. Bestuhlung, Tische, Flipcharts, Moderationsmaterialien, Präsentations- und Medientechnik) sowie Koordination und Abstimmung mit internen Beteiligten (insbesondere IT sowie Hausmeister- und Logistikdienste)
• IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms (aktuell Flexopus), z. B.
  • Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen
  • Bearbeitung und Klärung von Anwendungsfragen und Störungsmeldungen
  • Pflege und Aktualisierung von Stammdaten sowie Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen
  • Begleitung von Updates, Tests und Weiterentwicklungen
  • Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Identifikation von Digitalisierungspotenzialen
  • Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzer*innen

Abschluss

Ihre Voraussetzungen:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau/zum Kaufmann für Hotelmanagement, zur Veranstaltungskauffrau/zum Veranstaltungskaufmann oder einer vergleichbaren Ausbildung mit organisatorischem Schwerpunkt

Sprachkenntnisse: fachkundige Deutschkenntnisse (Kompetenzniveau mindestens C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen)

Führerschein: die Fahrerlaubnis der Klasse B bzw. 3 und die Bereitschaft, Ihren eigenen PKW gegen Kostenerstattung zu nutzen

Weitere Voraussetzungen

• Affinität für unterschiedliche IT-Verfahren
• Bereitschaft, die Arbeitsleistung in Ausnahmefällen auch in den späten Nachmittagsstunden zu erbringen

und darüber hinaus idealerweise

• Kenntnisse im Vergabe-, Haushalts- und Ordnungsrecht
• Anwendungskenntnisse in Raumbuchungssystemen
• Eigeninitiative sowie Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Kund*innen-/Bürger*innenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität

Wir Bieten

• sicherer Arbeitsplatz
• festes Monatsgehalt
• moderne Büroausstattung
• Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket
• Fort-/Weiterbildungsangebote
• Firmenfitness/psych. Beratung
• flexible Arbeitszeiten/mobiles Arbeiten
• Kinder-/Pflegenotfallbetreuung

Besonderheiten

Gleichstellung und Vielfalt liegen uns am Herzen und sind für uns eine Selbstverständlichkeit!

Menschen mit Schwerbehinderung werden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.