Mitarbeiter*in Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Kreis Segeberg; Bad Segeberg; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Festes Monatsgehalt

Moderne Büroausstattung

Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket

Fort-/Weiterbildungsangebote

Firmenfitness/psych. Beratung

Flexible Arbeitszeiten/mobiles Blabla

Zusammenfassung

Der Kreis Segeberg sucht eine/n Mitarbeiter*in im operativen Veranstaltungsmanagement (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche) in Bad Segeberg. Sie koordinieren Raummanagement, Beratung der Nutzer*innen und erstellen Auswertungen zur Raumnutzung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation der Veranstaltungsausstattung, IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms sowie die Pflege von Stammdaten und Berechtigungen.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar ist erforderlich.
• Deutschkenntnisse C1 mindestens; organisatorischer Schwerpunkt ist von Vorteil.
• Affinität für IT-Verfahren und Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungen.

Aufgaben

• Operatives Veranstaltungsmanagement, inkl. Koordination des Raum- und Belegungsplans.
• Beratung der Nutzer*innen bei Fragen zu Raum- und Veranstaltungsbuchungen.
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raumnutzung.
• Organisation der erforderlichen Veranstaltungsausstattung (Bestuhlung, Tische, Technik) und Abstimmung mit IT/Logistik.
• IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms (z. B. Pflege von Stammdaten, Benutzerrechten, Updates) und Schulungen.
• Pflege von Stammdaten und Optimierung von Arbeitsprozessen im Bereich Buchungssysteme.

Kenntnisse

IT-Affinität

Flexibilität

Kundenorientierung

Deutsch C1

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/frau Büromanagement

Veranstaltungskauffrau/-kaufmann

Tools

Raumbuchungssysteme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter*in Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

E 8 TVöD

Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche)

Bad Segeberg

Der Kreis Segeberg liegt als Teil der Metropolregion Hamburg verkehrsgünstig inmitten von Schleswig-Holstein zwischen Nord- und Ostsee und ist ein verlässlicher Arbeitgeber für rund 1.100 Mitarbeiter*innen.

Der Fachdienst „Allgemeine Dienste und Service“ ist für alle Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung zuständig und stellt zahlreiche interne Dienstleistungen bereit. Er koordiniert und bewirtschaftet in allen kreiseigenen sowie angemieteten Verwaltungsgebäuden und Räumen unter anderem die Bereiche Information, Telefonzentrale, Poststelle, Virtuelle Poststelle, Postfahrdienst, Bearbeitung von Druckaufträgen, Fuhrparkmanagement, Beschaffungsmanagement und Veranstaltungsmanagement.

Ihre Aufgaben:

• Operatives Veranstaltungsmanagement, z. B.
  • Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements der Kreisverwaltung (u. a. Verwaltung, Pflege und Belegungsplanung aller Besprechungs- und Veranstaltungsräume, Klärung von Belegungskonflikten und Terminkollisionen)
  • Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen bei Fragen zur Raum- und Veranstaltungsbuchung sowie Bearbeitung von Anfragen, Rückmeldungen und Beschwerden im Zusammenhang mit Raum- und Veranstaltungsbuchungen
  • Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raum- und Veranstaltungsnutzung
  • Organisation und Sicherstellung der erforderlichen Veranstaltungsausstattung (z. B. Bestuhlung, Tische, Flipcharts, Moderationsmaterialien, Präsentations- und Medientechnik) sowie Koordination und Abstimmung mit internen Beteiligten (insbesondere IT sowie Hausmeister- und Logistikdienste)
• IT-Fachkoordination des Buchungsprogramms (aktuell Flexopus), z. B.
  • Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen
  • Bearbeitung und Klärung von Anwendungsfragen und Störungsmeldungen
  • Pflege und Aktualisierung von Stammdaten sowie Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen
  • Begleitung von Updates, Tests und Weiterentwicklungen
  • Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Identifikation von Digitalisierungspotenzialen
  • Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzer*innen

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau/zum Kaufmann für Hotelmanagement, zur Veranstaltungskauffrau/zum Veranstaltungskaufmann oder einer vergleichbaren Ausbildung mit organisatorischem Schwerpunkt
• Affinität für unterschiedliche IT-Verfahren
• Bereitschaft, die Arbeitsleistung in Ausnahmefällen auch in den späten Nachmittagsstunden zu erbringen
• fachkundige Deutschkenntnisse (Kompetenzniveau mindestens C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen)

und darüber hinaus idealerweise

• Kenntnisse im Vergabe-, Haushalts- und Ordnungsrecht
• Anwendungskenntnisse in Raumbuchungssystemen
• Eigeninitiative sowie Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Kund*innen-/Bürger*innenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
• die Fahrerlaubnis der Klasse B bzw. 3 und die Bereitschaft, Ihren eigenen PKW gegen Kostenerstattung zu nutzen

Unser Angebot:

• sicherer Arbeitsplatz
• festes Monatsgehalt
• moderne Büroausstattung
• Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket
• Fort-/Weiterbildungsangebote
• Firmenfitness/psych. Beratung
• flexible Arbeitszeiten/mobiles Arbeiten
• Kinder-/Pflegenotfallbetreuung

Gleichstellung und Vielfalt liegen uns am Herzen und sind für uns eine Selbstverständlichkeit!

Menschen mit Schwerbehinderung werden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.