Mitarbeiter*in Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

Kreisverwaltung Segeberg; Bad Segeberg; Vor Ort; EUR 20.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Monatliches Gehalt

Büroausstattung

Fahrrad-Zuschuss

Weiterbildung

Firmenfitness

Flexible Arbeitszeiten

Kinder-/Pflegenotfallbetreuung

Zusammenfassung

Der Kreis Segeberg sucht eine/n Mitarbeiter/in im Operativen Veranstaltungsmanagement (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Std./Woche) im Fachdienst Allgemeine Dienste und Service.

Zu den Aufgaben gehören Planung, Organisation und Koordination der Veranstaltungsräume, Beratung der Nutzerinnen, Erstellung von Auswertungen und die Sicherstellung der Veranstaltungsausstattung; außerdem Mitarbeit an Digitalisierung und Prozessoptimierung.

Qualifikationen

• Ausbildung im Verwaltungsbereich erforderlich bzw. ähnlich
• Organisatorischer Schwerpunkt und IT-Affinität
• Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit im Ausnahmefall

Aufgaben

• Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements
• Beratung der Nutzerinnen bei Raum- und Veranstaltungsbuchungen
• Erstellung von Auswertungen und Übersichten zur Nutzung
• Organisation der Veranstaltungsausstattung und Abstimmung mit IT/Hausmeister
• Unterstützung bei Optimierung von Prozessen und Digitalisierung
• Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzerinnen

Kenntnisse

IT-Verfahren-Affinität

Kund:innenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Eigeninitiative

Planung-Organisation

Fahrerlaubnis-B

Späte Nachmittage

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Kaufmann/für Büromanagement

Angestelltenlehrgang I

Jobbeschreibung

Mitarbeiter*innen Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d) | Kreis Segeberg | 533

Mitarbeiter*innen Operatives Veranstaltungsmanagement (m/w/d) E 8 TVöD Teilzeit (19,5 Stunden pro Woche) Bad Segeberg

Der Kreis Segeberg liegt als Teil der Metropolregion Hamburg verkehrsgünstig inmitten von Schleswig-Holstein zwischen Nord- und Ostsee und ist ein verlässlicher Arbeitgeber für rund 1.100 Mitarbeiter*innen.

Der Fachdienst „Allgemeine Dienste und Service“ ist für alle Mitarbeiter*innen der Kreisverwaltung zuständig und stellt zahlreiche interne Dienstleistungen bereit. Er koordiniert und bewirtschaftet in allen kreiseigenen sowie angemieteten Verwaltungsgebäuden und Räumen unter anderem die Bereiche Information, Telefonzentrale, Poststelle, Virtuelle Poststelle, Postfahrdienst, Bearbeitung von Druckaufträgen, Fuhrparkmanagement, Beschaffungsmanagement und Veranstaltungsmanagement.

Ihre Aufgaben:

• Planung, Organisation und Koordination des Veranstaltungs- und Raummanagements der Kreisverwaltung (u. a. Verwaltung, Pflege und Belegungsplanung aller Besprechungs- und Veranstaltungsräume, Klärung von Belegungskonflikten und Terminkollisionen)
• Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen bei Fragen zur Raum- und Veranstaltungsbuchung sowie Bearbeitung von Anfragen, Rückmeldungen und Beschwerden im Zusammenhang mit Raum- und Veranstaltungsbuchungen
• Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Raum- und Veranstaltungsnutzung
• Organisation und Sicherstellung der erforderlichen Veranstaltungsausstattung (z. B. Bestuhlung, Tische, Flipcharts, Moderationsmaterialien, Präsentations- und Medientechnik) sowie Koordination und Abstimmung mit internen Beteiligten (insbesondere IT sowie Hausmeister- und Logistikdienste)
• Unterstützung und Beratung der Nutzer*innen
• Bearbeitung und Klärung von Anwendungsfragen und Störungsmeldungen
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten sowie Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen
• Begleitung von Updates, Tests und Weiterentwicklungen
• Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsprozessen und der Identifikation von Digitalisierungspotenzialen
• Durchführung von Schulungen und Einweisungen für Nutzer*innen

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau/zum Kaufmann für Hotelmanagement, zur Veranstaltungskauffrau/zum Veranstaltungskaufmann oder einer vergleichbaren Ausbildung mit organisatorischem Schwerpunkt
• Affinität für unterschiedliche IT-Verfahren
• Bereitschaft, die Arbeitsleistung in Ausnahmefällen auch in den späten Nachmittagsstunden zu erbringen
• fachkundige Deutschkenntnisse (Kompetenzniveau mindestens C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen)
• und darüber hinaus idealerweise
• Kenntnisse im Vergabe-, Haushalts- und Ordnungsrecht
• Anwendungskenntnisse in Raumbuchungssystemen
• Eigeninitiative sowie Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Kundinnen-/Bürgerinnenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
• die Fahrerlaubnis der Klasse B bzw. 3 und die Bereitschaft, Ihren eigenen PKW gegen Kostenerstattung zu nutzen

Unser Angebot:

• sicherer Arbeitsplatz
• festes Monatsgehalt
• moderne Büroausstattung
• Zuschuss Fahrrad/ÖPNV-Ticket
• Fort-/Weiterbildungsangebote
• Firmenfitness/psych. Beratung
• flexible Arbeitszeiten/mobiles Arbeiten
• Kinder-/Pflegenotfallbetreuung

Gleichstellung und Vielfalt liegen uns am Herzen und sind für uns eine Selbstverständlichkeit!

Menschen mit Schwerbehinderung werden im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich in der 43. Kalenderwoche stattfinden.

Fachliche Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gern die Führungskraft Frau Simon, Tel. [phone].

Für Fragen zum Bewerbungsprozess steht Ihnen unsere Personalsachbearbeiterin Frau Konow, Tel. [phone], gern zur Verfügung.