Mitarbeiter:in - Kommunikation und Administration (w/m/d)

juework-juelife; Deutschland; Hybrid; EUR 40,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Vergütung nach TVöD Bund

Job summary

Forschungszentrum Jülich sucht ein Allround-Talent für Kommunikation und Administration in Vollzeit. Sie betreuen den zentralen Kontakt, koordinieren Termine und übernehmen redaktionelle Arbeiten sowie die Planung von Veranstaltungen.

Zusätzlich erledigen Sie Bestellprozesse in SAP FL, prüfen Wareneingänge und unterstützen die Geschäftsbereichsleitung bei Arbeitsorganisation und integrierter Planung. Englischkenntnisse (mind. B2) runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Erfahrung in redaktionellen Arbeiten sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wünschenswert
• Sicher im Umgang mit SAP FL; Kenntnisse in Access und Cobra sind wünschenswert
• Erfahrung in Planung und Organisation zielgruppenspezifischer Veranstaltungsformate
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eigenverantwortliche Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Gespür für Einordnung und Bewertung unterschiedlicher Anliegen
• Sehr gute Rechtschreibung und Grammatik, stilvolles Formulieren
• Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Deutschkenntnisse verhandlungssicher

Responsibilities

• Aufbereitung und Bereitstellung eines aktuellen, vollständigen Informationsstandes für die integrierte Kommunikationsplanung einschließlich der operativen Tagesplanung
• Koordination der Weiterleitung von Kommunikationsvorgängen an zuständige Stellen
• Sichtung, Einordnung und Erfassung eingehender Kommunikationsanfragen sowie Bewertung von Anliegen, Vollständigkeit, Zuständigkeit, Dringlichkeit und Relevanz
• Betreuung des allgemeinen Telefon- und E-Mail-Kontakts als zentraler erster Kontaktpunkt für externe Anfragen aus Presse, Politik und Wirtschaft
• Terminkoordination mit Vorstand, Institutsleitungen, Abgeordnetenbüros und Ministerialverwaltungen; Organisation von Veranstaltungsrahmen
• Korrektorat des Newsletters und weiterer Texte; Pflege des internen Adressdatenbank-Profils
• Abwicklung und Überwachung aller Bestellvorgänge und Wareneingänge im Bereich Bestellwesen, inklusive Prüfung und Freigabe in SAP FL

Skills

Allround-Talent

SAP FL

Access

Cobra

Veranstaltungsplanung

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Englisch B2

Deutschkenntnisse

redaktionelles Arbeiten

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

SAP FL

Access

Cobra

Job description

Mitarbeiter:in - Kommunikation und Administration (w/m/d)

Die Unternehmenskommunikation (UK) koordiniert die interne und externe Kommunikation des Forschungszentrums. In Abstimmung mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern bereitet sie Forschungsergebnisse für Medien und Öffentlichkeit auf, informiert auf dem Campus über Neuigkeiten und berät den Vorstand zur strategischen Gestaltung der Kommunikation. Das umfangreiche Themen- und Aufgabenspektrum des Geschäftsbereichs Unternehmenskommunikation erfordert ein professionelles administratives Management. Dies beinhaltet auch die verantwortliche Übernahme von Projekten einzelner Fachbereiche und insbesondere die Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei der Arbeitsorganisation und der integrierten Planung für die Unternehmenskommunikation.

Für diese vielseitige Position suchen wir ein engagiertes Allround-Talent, das Freude an administrativen Aufgaben hat, gerne als Schnittstelle agiert und durch Kommunikationsstärke überzeugt. Sie bewegen sich sicher in standardisierten Prozessen, behalten den Überblick und bringen sich auch über die bestehenden Aufgaben hinaus motiviert ein? Dann sind Sie bei uns richtig!

Im Bereich Integrierte Planung der Unternehmenskommunikation:

• Aufbereitung und Bereitstellung eines aktuellen, vollständigen und konsistenten Informationsstandes für die integrierte Kommunikationsplanung einschließlich der operativen Tagesplanung
• Koordination der Weiterleitung und Übergabe von Kommunikationsvorgängen an die zuständigen Stellen
• Sichtung, Einordnung und Erfassung eingehender Kommunikationsanfragen sowie Bewertung hinsichtlich Anliegen, Vollständigkeit, Zuständigkeit, Dringlichkeit und Relevanz

Im Bereich Kommunikation & Administration:

• Betreuung des allgemeinen Telefon- und E-Mail-Kontakts des Forschungszentrums Jülich als zentraler erster Kontaktpunkt für externe Anfragen aus Presse, Politik und Wirtschaft sowie souveräne und serviceorientierte Bearbeitung der Anfragen, schnelle thematische Einordnung, qualifizierte Beantwortung oder zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner:innen. In diesem Kontext müssen aktuelle und kritische Themenbereiche ad hoc erkannt und bewertet werden, z. B. forschungspolitische Themen, die aus Imagegründen besonders sorgfältig zu bearbeiten sind. Der Wissensstand über die Forschungsaktivitäten im FZJ (inhaltlich, strukturell und personell) muss kontinuierlich aktualisiert werden.
• Terminkoordination mit internen und externen Ansprechpersonen wie Vorstand, Institutsleitungen, Abgeordnetenbüros und Ministerialverwaltungen sowie Sicherstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen für Veranstaltungsformate in den Bereichen Public Affairs und Externe Kommunikation wie z. B. Raum- und Cateringbuchungen, etc.
• Korrektorat des Newsletters und weiteren Texten aus dem Geschäftsbereich sowie die Entwicklung und kontinuierliche Pflege eines gegliederten Profils von internen Adress-Datenbanken

Im Bereich Bestellwesen:

• Abwicklung und Überwachung aller Bestellvorgänge und Wareneingänge für den Geschäftsbereich einschließlich Prüfung und Freigabe in SAP FL

Arbeitsfeld

Verwaltung

Art der Stelle

Vollzeit

Arbeitsplatzmodell

Hybrides Arbeiten

• Eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Erfahrungen im redaktionellen Arbeiten sowie in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wären vorteilhaft
• Sicher im Umgang mit SAP FL; Kenntnisse in Access und Cobra sind wünschenswert
• Erfahrung in der Planung und Organisation von zielgruppenorientierten Veranstaltungsformaten
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
• Exzellente koordinatorische Fähigkeiten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Gespür für die Einordnung und Bewertung unterschiedlicher Kommunikationsanliegen
• Sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik sowie stilsicheres Formulieren
• Sehr guteEnglischkenntnisse, sowohl mündlich als auch schriftlich (mindestens B2-Niveau nach dem GeR ), idealerweise nachgewiesen durch ein Zertifikat.Zudem runden Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse Ihr Profil ab
• Exzellent "wissenschaftliche" Infrastruktur

Karriere- & Entwicklungsmöglichkeiten

• Beratungsangebote des Career Center & Postdoc Office
• Karriereplanung und Mentoring
• Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
• Vielfältige Angebte für Austausch und Networking
• Vergütung und Sozialleistungen nach TVöD Bund
• Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub (bei Vollzeitbeschäftigung) & freie Brückentage
• Grüner Campus und Sportangebote

Team & Führung

• Führungsleitbild und Kompetenzmodell
• Unterstützungsangebote für Führungskräfte
• Angebot jährlicher Orientierungsgespräche
• Interdisziplinäre und internationale Teams