Mitarbeiter:in - Kommunikation und Administration (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich; Jülich; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub plus Brückentage

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Welcome Days & Welcome Guide

Job summary

Forschungszentrum Jülich sucht eine/n Allround-Talent mit starkem organisatorischen Verständnis zur Unterstützung der Unternehmenskommunikation. Sie arbeiten eng mit Vorstand, Wissenschaftlern und externem Stakeholder-Umfeld zusammen und koordinieren Planungs- und Verwaltungsprozesse im Bereich Integrierte Planung, Kommunikation und Bestellwesen.

Sie übernehmen Telefon- und E-Mail-Kontakte, führen Terminkoordination durch und prüfen/redigieren Texte.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit guten Ergebnissen.
• Erfahrung im redaktionellen Arbeiten sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wünschenswert.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in SAP FL; Grundkenntnisse in Access und Cobra von Vorteil.
• Erfahrung in Planung und Organisation von Veranstaltungsformaten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Sehr gute Rechtschreibung, Grammatik und stilsicheres Formulieren.
• Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2) ideal mit Zertifikat; gute Deutschkenntnisse vorausgesetzt.

Responsibilities

• Aufbereitung und Bereitstellung aktueller Informationsstände für integrative Kommunikationsplanung.
• Koordination von Weiterleitungen und Übergaben von Kommunikationsvorgängen.
• Sichtung und Einordnung eingehender Kommunikationsanfragen nach Dringlichkeit und Relevanz.
• Betreuung des Telefon- und E-Mail-Kontakts als zentrale Kontaktstelle für externe Anfragen.
• Terminkoordination mit Vorstand, Institutsleitungen, Abgeordnetenbüros und Ministerialverwaltungen.
• Korrektorat des Newsletters und Pflege interner Adressdatenbanken.
• Abwicklung von Bestellungen und Wareneingängen im SAP FL.

Skills

Verwaltungskenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

SAP FL

Access

Cobra

Verhandlungssicherheit

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

SAP FL

Access

Cobra

Job description

Die Unternehmenskommunikation (UK) koordiniert die interne und externe Kommunikation des Forschungszentrums. In Abstimmung mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern bereitet sie Forschungsergebnisse für Medien und Öffentlichkeit auf, informiert auf dem Campus über Neuigkeiten und berät den Vorstand zur strategischen Gestaltung der Kommunikation. Das umfangreiche Themen- und Aufgabenspektrum des Geschäftsbereichs Unternehmenskommunikation erfordert ein professionelles administratives Management. Dies beinhaltet auch die verantwortliche Übernahme von Projekten einzelner Fachbereiche und insbesondere die Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung bei der Arbeitsorganisation und der integrierten Planung für die Unternehmenskommunikation.

Für diese vielseitige Position suchen wir ein engagiertes Allround-Talent, das Freude an administrativen Aufgaben hat, gerne als Schnittstelle agiert und durch Kommunikationsstärke überzeugt. Sie bewegen sich sicher in standardisierten Prozessen, behalten den Überblick und bringen sich auch über die bestehenden Aufgaben hinaus motiviert ein? Dann sind Sie bei uns richtig!

Ihre Aufgaben im Team

Im Bereich Integrierte Planung der Unternehmenskommunikation:

• Aufbereitung und Bereitstellung eines aktuellen, vollständigen und konsistenten Informationsstandes für die integrierte Kommunikationsplanung einschließlich der operativen Tagesplanung
• Koordination der Weiterleitung und Übergabe von Kommunikationsvorgängen an die zuständigen Stellen
• Sichtung, Einordnung und Erfassung eingehender Kommunikationsanfragen sowie Bewertung hinsichtlich Anliegen, Vollständigkeit, Zuständigkeit, Dringlichkeit und Relevanz

Im Bereich Kommunikation & Administration:

• Betreuung des allgemeinen Telefon- und E-Mail-Kontakts des Forschungszentrums Jülich als zentraler erster Kontaktpunkt für externe Anfragen aus Presse, Politik und Wirtschaft sowie souveräne und serviceorientierte Bearbeitung der Anfragen, schnelle thematische Einordnung, qualifizierte Beantwortung oder zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner:innen. In diesem Kontext müssen aktuelle und kritische Themenbereiche ad hoc erkannt und bewertet werden, z. B. forschungspolitische Themen, die aus Imagegründen besonders sorgfältig zu bearbeiten sind. Der Wissensstand über die Forschungsaktivitäten im FZJ (inhaltlich, strukturell und personell) muss kontinuierlich aktualisiert werden.
• Terminkoordination mit internen und externen Ansprechpersonen wie Vorstand, Institutsleitungen, Abgeordnetenbüros und Ministerialverwaltungen sowie Sicherstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen für Veranstaltungsformate in den Bereichen Public Affairs und Externe Kommunikation wie z. B. Raum- und Cateringbuchungen, etc.
• Korrektorat des Newsletters und weiteren Texten aus dem Geschäftsbereich sowie die Entwicklung und kontinuierliche Pflege eines gegliederten Profils von internen Adress-Datenbanken

Im Bereich Bestellwesen:

• Abwicklung und Überwachung aller Bestellvorgänge und Wareneingängen für den Geschäftsbereich einschließlich Prüfung und Freigabe in SAP FL

Das bringen Sie mit

• Eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Erfahrungen im redaktionellen Arbeiten sowie in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wären vorteilhaft
• Sicher im Umgang mit SAP FL; Kenntnisse in Access und Cobra sind wünschenswert
• Erfahrung in der Planung und Organisation von zielgruppenorientierten Veranstaltungsformaten
• Ausgeprägtes Organisationstalent, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
• Exzellente koordinatorische Fähigkeiten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Gespür für die Einordnung und Bewertung unterschiedlicher Kommunikationsanliegen
• Sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik sowie stilsicheres Formulieren
• Sehr gute Englischkenntnisse, sowohl mündlich als auch schriftlich (mindestens B2-Niveau nach dem GeR), idealerweise nachgewiesen durch ein Zertifikat. Zudem runden Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse Ihr Profil ab

Freuen Sie sich auf folgende Benefits

• Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet verantwortungsvolle Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
• Work-Life-Balance: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
• Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub plus freie Brückentage (z. z. zwischen Weihnachten & Neujahr
• Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
• Gesundheit & Wohlbefinden: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten – z. B. durch Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr. Zusätzlich stehen Ihnen unser betriebsärztlicher Dienst sowie ein erfahrenes Team der Sozialberatung direkt vor Ort zur Seite
• Erfolgreicher Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide
• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppen 6 - 8 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 74 des PDF-Downloads
• Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine zusätzliche tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende in Höhe von 95% eines Monatsgehalts sowie vermögenswirksame Leistungen
• Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen.

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.b. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: https://go.fzj.de/diversitaet sowie zur gezielten Förderung von Frauen: https://go.fzj.de/job-journey-women