Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses (m/w/d)

Plattnerfoundation; Potsdam; Hybrid; EUR 20.000 - 27.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Corporate Benefits

vergünstigtes Mittagessen

Firmenticket/Deutschlandticket

Getränke/Kaffee/Tee

Zusammenfassung

Das Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH sucht am Standort Potsdam eine/n Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses (m/w/d) in Teilzeit (20h/Woche). Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre mit Option auf Entfristung, Aufgaben umfassen Organisation, Dokumentenmanagement und Begleitung von Promotionsverfahren in internationalem Umfeld.

Sie arbeiten eng mit der Leitung des Promotionsausschusses und der Dekanatsverwaltung zusammen, unterstützen bei

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Gutes Verständnis von Promotions- und Habilitationsverfahren.
• Souveräner Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word).

Aufgaben

• Zentrale Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für organisatorische Anliegen rund um das Promotionsstudium.
• Organisation, Koordination und Nachbereitung der Sitzungen des Promotionsausschusses inkl. Protokollführung.
• Dokumente prüfen, erfassen und archivieren (Promotionsabsicht, Promotionsverfahren).
• Dokumentenerstellung und -aktualisierung wie Briefe, Formulare und Urkunden.
• Kommunikation mit Gutachtern und Überwachung von Fristen.

Kenntnisse

Organisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Interkulturelle Kompetenz

Kundenorientierung

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau Büromanagement

vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Digital Engineering Fakultät der Universität Potsdam wird durch das stiftungsfinanzierte Hasso-Plattner-Institut (HPI) getragen. Unser gemeinsames Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health" und "Security" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderung beitragen.

Die Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges ingenieurwissenschaftliches Informatikstudium an.

Zur Unterstützung ihrer zahlreichen Promotions- und Habilitationsvorhaben sucht die Digital Engineering Fakultät zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Potsdam eine:n

Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses (m/w/d)

Die Stelle ist in Teilzeit (20h/Woche) zu besetzen und vorerst befristet auf
2 Jahre mit Option auf Entfristung.

Ihre zukünftigen Aufgaben

In enger Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung des Promotionsausschusses und der Dekanatsverwaltung sind Aufgaben im Bereich der akademischen Angelegenheiten zu bearbeiten; der Schwerpunkt liegt dabei auf der Betreuung und Begleitung von Promotionsverfahren. Alle Beratungs- und Schreibtätigkeiten müssen auch auf Englisch durchgeführt werden können.

Die Geschäftsstelle des Promotionsausschusses ist, entsprechend der geltenden Promotions- und Habilitationsordnungen der Digital Engineering Fakultät, für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten zuständig. Im Umfang der ausgeschriebenen Tätigkeit umfasst dies insbesondere folgende Rollen:

• Zentrale:r Ansprechpartner:in für alle organisatorischen Anliegen rund um das Promotionsstudium (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
• Organisation, Koordination sowie Nachbereitung der Sitzungen des Promotionsausschusses inkl. Protokollführung
• Annahme und Prüfung von Dokumenten zur Promotionsabsicht und zur Eröffnung eines Promotionsverfahrens inkl. Erfassen in Datenbanken sowie digitaler und physischer Akte
• Dokumentenerstellung und -aktualisierung, wie Briefe, Formulare, Anträge, Disputationsakten und Urkunden
• Kommunikation mit den Gutachtern in Promotionsverfahren
• Überwachung und Einhaltung von Fristen
• Stetige Aktualisierung von Datenbanken und Statistiken
• Archivierung der Unterlagen zu abgeschlossenen Verfahren
• Unterstützung bei der Verwaltung der Promotions- und Habilitationsordnung

Was Sie mitbringen sollten

• Erfolgreich abgeschlosseneBerufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar) oder eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrungen in vergleichbaren Positionen
• Tiefgreifendes Verständnis der im Rahmen von Promotions- und Habilitationsverfahren zu durchlaufenden Prozesse
• Freude an Assistenztätigkeiten; Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.)
• Sehr zuverlässige, selbständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten für die Vielzahl internationaler Promovierender in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schriftwichtig
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, sehr gute Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Kundenorientierung
• Erfahrungen im universitären/akademischen Bereich sind vorteilhaft

Was wir Ihnen bieten

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) und vergünstigtes Mittagessen
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) können Sie kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH