Mitarbeiter:in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses (m/w/d)

Hasso Plattner Institute; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Corporate Benefits

Subsidized lunch

Deutschlandticket

Free beverages

Fresh fruit

Employee counseling

Sport facilities

Extra vacation days

Zusammenfassung

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH am Campus Potsdam-Babelsberg sucht eine zentrale Ansprechpartnerin/ einen zentralen Ansprechpartner für die Organisation der Promotionsprozesse. Sie betreuen Bewerbungen, führen Protokolle und unterstützen die Verwaltung der Promotionsordnung in einem internationalen Umfeld.

Zu den Anforderungen gehören eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, sicherer Umgang mit MS Office, sowie interkulturelle Kompetenz.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation.
• Gutes Verständnis universitärer Verwaltungsprozesse; Kenntnisse von Promotions- und Habilitationsverfahren vorteilhaft.
• Freude an Assistenztätigkeiten; sicherer Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word).
• Sehr zuverlässige, selbständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Zentrale/r Ansprechpartner/in für alle organisatorischen Anliegen rund um das Promotionsstudium (persönlich, telefonisch, per E-Mail).
• Organisation, Koordination und Nachbereitung der Sitzungen des Promotionsausschusses inkl. Protokollführung.
• Annahme und Prüfung von Dokumenten zur Promotionsabsicht und Eröffnung eines Promotionsverfahrens inkl. Erfassung in Datenbanken sowie Aktenführung.
• Dokumentenerstellung und -aktualisierung (Briefe, Formulare, Anträge, Disputationsakten, Urkunden).
• Kommunikation mit Gutachtern in Promotionsverfahren; Überwachung von Fristen; Datenbank- und Archivpflege.

Kenntnisse

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Interkulturelle Kompetenz

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Teams

Outlook

Excel

Word

Jobbeschreibung

In enger Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung des Promotionsausschusses und der Dekanatsverwaltung sind Aufgaben im Bereich der akademischen Angelegenheiten zu bearbeiten; der Schwerpunkt liegt dabei auf der Betreuung und Begleitung von Promotionsverfahren. Alle Beratungs- und Schreibtätigkeiten müssen auch auf Englisch durchgeführt werden können.

Die Geschäftsstelle des Promotionsausschusses ist, entsprechend der geltenden Promotions- und Habilitationsordnungen der Digital Engineering Fakultät, für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten zuständig. Im Umfang der ausgeschriebenen Tätigkeit umfasst dies insbesondere folgende Rollen:

• Zentrale:r Ansprechpartner:in für alle organisatorischen Anliegen rund um das Promotionsstudium (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
• Organisation, Koordination sowie Nachbereitung der Sitzungen des Promotionsausschusses inkl. Protokollführung
• Annahme und Prüfung von Dokumenten zur Promotionsabsicht und zur Eröffnung eines Promotionsverfahrens inkl. Erfassen in Datenbanken sowie digitaler und physischer Akte
• Dokumentenerstellung und -aktualisierung, wie Briefe, Formulare, Anträge, Disputationsakten und Urkunden
• Kommunikation mit den Gutachtern in Promotionsverfahren
• Überwachung und Einhaltung von Fristen
• Stetige Aktualisierung von Datenbanken und Statistiken
• Archivierung der Unterlagen zu abgeschlossenen Verfahren
• Unterstützung bei der Verwaltung der Promotions- und Habilitationsordnung

Profilbeschreibung:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung (Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbar) oder eine vergleichbare Qualifikation und Erfahrungen in vergleichbaren Positionen
• Gutes Verständnis universitärer Verwaltungsprozesse; Kenntnisse von Promotions- und Habilitationsverfahren sind von Vorteil
• Freude an Assistenztätigkeiten; Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.)
• Sehr zuverlässige, selbständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten für die Vielzahl internationaler Promovierender in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, sehr gute Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Kundenorientierung
• Erfahrungen im universitären/akademischen Bereich sind vorteilhaft
• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Sie viel bewegen können
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) und vergünstigtes Mittagessen
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) können Sie kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Calisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH