Mitarbeit im Projektbüro für Digitalisierungsprojekte in der SenBJF (m/w/d)

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin; Berlin; On-site; EUR 60,000 - 70,000; Full time

Job summary

Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie in Berlin sucht eine Fachkraft für das Projektbüro im Bereich Digitalisierung. Die Stelle ist unbefristet und kann in Teilzeit oder Vollzeit besetzt werden; bei Vollbeschäftigung 40 Stunden/Woche.

Sie arbeiten an Organisation, Berichten, Gremienkoordination und Qualitätskontrollen. Wir erwarten ein abgeschlossenes Hochschulstudium in relevanten Fächern oder eine verwaltungsnahe Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.

Qualifications

• Erforderliche Laufbahnberechtigung bzw. abgeschlossene verwaltungsnahe Ausbildung.
• Gute Kenntnisse im Projekt- und Berichtsmanagement.
• Sichere Kommunikation und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Mitarbeit im Projektbüro für Digitalisierungsprojekte organisieren und steuern.
• Berichte, Präsentationen und Status-Updates eigenständig erstellen.
• Kommunikation der Projektbeteiligten koordinieren und dokumentieren.
• Gremiensitzungen vorbereiten, organisieren und nachbereiten.
• Dokumentation von Ergebnissen sicherstellen und Abweichungsanalysen durchführen.

Skills

Projektmanagement

Berichtswesen

Kommunikation

Teamarbeit

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Kommunikationswissenschaften

VL II oder gleichwertige verwaltungsnahe Ausbildung mit Berufserfahrung

Job description

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert.

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie gewährleistet umfassende Bildung in Berlin – von der frühkindlichen Betreuung bis zum Schulabschluss. Rund 50.000 Beschäftigte arbeiten an den Berliner Schulen, etwa 2.000 in der Verwaltung, die zentrale strategische und operative Aufgaben übernimmt.

unbefristet

Anzahl zu besetzender Stellen: 1

Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 10 / E 9b TV-L als Regierungsoberinspektor/in bzw. Tarifbeschäftigte/r

Besetzbar ab sofort in Teilzeit, Vollzeit.

Bei Vollbeschäftigung beträgt die Arbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im Projektbüro für Digitalisierungsprojekte

• Organisation und Steuerung des Projektbüros
• Unterstützung des Akzeptanzmanagements
• Selbständige Erarbeitung von Berichten, Präsentationen und Status-Updates
• Koordination der internen und externen Kommunikation der Projektbeteiligten
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen innerhalb der Projektorganisation
• Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben und Besprechungen
• Unterstützung der Projektleitung und -steuerung
• Monitoring von Terminen und Qualitätsstandards
• Kontrolle und Sicherstellung der Dokumentation von Projektergebnissen; ggf. Abweichungsanalysen für Qualität, Termine, Kosten
• Sicherstellung der Einhaltung von Prozessen und Standards im Projektmanagement
• Mitarbeit im Teilprojekt Fachadministration

Zusammenarbeit mit dem Teilprojekt Fachadministration

• Ansprechperson für die Nutzenden von Fachverfahren in fachlichen und anwendungsbezogenen Fragestellungen
• Mitwirkung an der Beschreibung der Arbeitsabläufe u.a. in der digitalen Aktenführung
• Organisation der Informations- und Schulungsangebote: Termine, Einladungen, Unterlagen
• Aufnahme, Strukturierung und Bewertung von Rückmeldungen aus den Fachbereichen sowie Überführung in nachvollziehbare Anforderungen an die Fachadministration
• Schnittstellenfunktion zwischen Fachadministration und Projektbüro
• Erstellung von Dokumentationen und Protokollen

Ihr Profil

Für Beamtinnen und Beamte: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes.

Für Tarifbeschäftigte: Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) in den Fachrichtungen Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Kommunikationswissenschaften bzw. Abschluss des VL II oder abgeschlossene verwaltungsnahe bzw. kaufmännische Ausbildung mit vergleichbarer nachgewiesener Berufserfahrung (mindestens 3 Jahre).

Die formalen Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidungerfüllt sein.

Von den Inhaberinnen und Inhabern ausländischer Hochschulabschlüsse ist der Bewerbung eine Bescheinigung über die Zeugnisbewertung Ihrer Qualifikation (Langfassung) beizufügen. Anfragen hierzu können an die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) im Sekretariat der Kultusministerkonferenz gerichtet werden. www.kmk.org/zab

Weitere fachliche und außerfachliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches unter der Schaltfläche/Button "weitere Informationen" (unten am Ende der Ausschreibung) hinterlegt ist.

Ein Bewerbungsfoto ist nicht erforderlich.

Die Unterlagen sind in deutscher Sprache und unabhängig von der Abforderung einer Personalakte einzureichen.

Ansprechpartner:

bei fachlichen Fragen: ZS C 1, Frau Pohl, Tel.: [phone]

bei Fragen zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS E 2.9, Herr Gebauer, Tel.: [phone].

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter
https://www.berlin.de/sen/bjf/