Leitungsassistenz (m/w/d)

LMU; München; Hybrid; EUR 26.000 - 32.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vier-Tage-Woche

Homeoffice möglich

30 Tage Urlaub

Corporate Benefits

Jobbike

Zusammenfassung

Die Ludwig-Maximilians-Universität München sucht eine Leitungsassistenz (m/w/d) am Standort München. Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre und wird Teilzeit (60%) vergütet nach TV-L E8.

Zu den Aufgaben gehören Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Terminplanung, Protokolle, Bewerbungs- und Einstellungsverfahren, Verträge, Urlaub und Budgetverwaltung. Gesucht wird eine organisierte, diskrete Person mit sicherem Schreibstil.

Qualifikationen

• Allgemeine oder fachgebundene Hochschulreife und/oder kaufmännische Ausbildung, plus relevante Berufserfahrung in Leitungsassistenz.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1/C2) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Text- und Bildbearbeitung sowie Budget- und Vertragsverwaltung.

Aufgaben

• Führen der Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Termine koordinieren, Posteingang/-ausgang managen.
• Vorbereitung von Besprechungen, Protokolle schreiben, To-dos im Blick behalten.
• Betreuung von Bewerbungs- und Einstellungsverfahren, eigenständig Verträge erstellen und Urlaubs-/Fehlzeiten verwalten.
• Unterstützung bei Haushaltsplanung, Budgets überwachen, Rechnungen buchen, Mittel anfordern.
• Inventarpflege, Beschaffungen, Dokumentenvorlagen archivieren, interne Wissensdatenbank ausbauen.
• Unterstützung der Leitung bei weiteren organisatorischen Aufgaben.

Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Deutsch (C1/C2)

Englischkenntnisse

Ausbildung

Hochschulreife oder Fachhochschulreife

Kaufmann/-frau für Büromanagement Abschluss

Tools

Datenbanken

Webseiten-Pflege

Jobbeschreibung

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Einrichtung Fakultätsübergreifende Einrichtung

Vergütung TV-L E8

Umfang Teilzeit (60%)

Besetzungsdatum Zum nächstmöglichen Zeitpunkt (zunächst befristet auf zwei Jahre)

Das sind wir:

Das Prüfungsamt Naturwissenschaften Innenstadt ist das zweitgrößte Prüfungsamt der LMU. Es ist zuständig für die Prüfungsverwaltung in den Studiengängen der Fachbereiche Geographie, Geowissenschaften, Mathematik, Informatik und Statistik und damit Anlaufstelle für mehr als 11.000 Studierende in allen prüfungsrelevanten Fragen und Angelegenheiten.

Wir suchen Sie:

Leitungsassistenz (m/w/d)

am Standort München

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie führen die Korrespondenz in Deutsch und Englisch, koordinieren Termine und managen den Postein- und -ausgang.
• Sie bereiten Besprechungen sowie Teamsitzungen vor, empfangen Gäste, schreiben Protokolle und halten die To-dos im Blick.
• Sie betreuen Bewerbungs- und Einstellungsverfahren, erstellen eigenständig Hilfskraftverträge und verwalten die Urlaubs- und Fehlzeiten.
• Sie unterstützen bei der Haushaltsplanung, überwachen Budgets, buchen Rechnungen und fordern Mittel an.
• Sie pflegen das Inventarverzeichnis, tätigen Beschaffungen, verwalten und archivieren Dokumentenvorlagen und bauen die interne Wissensdatenbank aus.
• Sie unterstützen die Leitung bei weiteren organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Das sind Sie:

• Sie haben die allgemeine oder fachgebundene Hochschulreife, einen erfolgreichen Abschluss als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation und mindestens ein Jahr fundierte Erfahrung in der Leitungsassistenz.
• Sie verfügen über sehr gute Buchhaltungskenntnisse, nachgewiesen durch eine entsprechende Aus- oder Weiterbildung, und haben Routine im Verwalten von Budgets und Kassen.
• Sie haben Erfahrung in der Organisation und Administration von Bewerbungs- und Einstellungsverfahren.
• Sie sind sicher im Verfassen zielgruppengerechter Texte und in der Webseiten-Pflege.
• Sie verfügen über sehr gute MS Office Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Datenbanken.
• Sie kommunizieren sicher und professionell auf Deutsch (C1/C2) und besitzen gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie überzeugen durch ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sie arbeiten ergebnisorientiert, agieren flexibel bei neuen Herausforderungen und gehen vertrauliche Themen mit absoluter Diskretion an.
• Sie verstehen Fehler als Chance zu lernen, gehen offen mit ihnen um und übernehmen die Verantwortung für Ihr Handeln.

Das ist unser Angebot:

• Ihr neuer Arbeitsplatz liegt in der schönen Maxvorstadt, direkt im lebendigen Kunstareal. Sie erreichen uns optimal mit den öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Die Arbeitszeit ist idealerweise auf eine Vier-Tage-Woche verteilt. Homeoffice ist nach Absprache in geringem Umfang möglich.
• Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung nach Ablauf der zwei Jahre ist möglich.
• Die Vergütung erfolgt nach dem TV-L , entsprechend der persönlichen Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgeltgruppe TV-L E8 mit einem Brutto-Jahresgehalt inklusive Sonderzahlung von € 26.428,92 - 32.138,60.
• Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit) sowie zusätzlich arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Profitieren Sie von exklusiven Corporate Benefits, Vergünstigungen für Sport- und Kulturangebote, der Nutzung der Mensen des Studierendenwerks sowie der Möglichkeit eines Jobbikes.

Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Wo Wissenschaft alles ist.

An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen umMensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung,IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!

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80539 München