Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

IDEAL Versicherung AG; Berlin; Vor Ort; EUR 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Tarifvertrag & 13,3 Gehälter

Betriebliche Krankenversicherung

Fahrgeldzuschuss

30 Tage Jahresurlaub

Sonderurlaubstage

Moderne Technik & ergonomische Arbeits

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

IDEAL Versicherung AG in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung des Vorstandsbüros (m/w/d). Sie organisieren eigenständig Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen und bereiten Termine sowie Unterlagen vor.

Sie leiten das Vorstandsbüro, koordinieren Abläufe, steuern Reisekostenabrechnungen und Nachbereitung von Besprechungen. Darüber hinaus pflegen Sie die Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern und externen Partnern und vertreten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Weiterbildung zur geprüften Managementassistenz oder Assistenz 4.0.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise auf Vorstandsebene.
• Sicherer Umgang mit MS Office gehört zu Ihren Stärken.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Diplomatisches Geschick, Resilienz und ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Eigenständig Vorstands- und Aufsichtsrats­sitzungen, Hauptversammlungen und sonstige Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Gremienbetreuung.
• Leitung des Vorstandsbüros und Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe.
• Strategische Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit; Aufbereitung von Unterlagen; Wiedervorlagen kontrollieren.
• Terminplanung sowie -koordination für Vorstand und Aufsichtsrat; Reiseplanung inkl. Abrechnungen; Besprechungen vorbereiten.
• Zentrale Ansprechperson und Steuerung der Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern sowie externen Partnern.

Kenntnisse

Organisationsziel

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Souveränes Auftreten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Geprüfte Managementassistenz

Assistenz 4.0

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Wir suchen für unser Vorstandsbüro zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung (m/w/d).

Hier bringen Sie sich IDEAL ein:

• Eigenständig organisieren Sie Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen, Hauptversammlungen und sonstige Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie die Gremienbetreuung
• Sie übernehmen die verantwortungsvolle Leitung des Vorstandsbüros und stellen die effiziente Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe sicher
• Strategisch setzen Sie selbständig Prioritäten nach Wichtigkeit wie Dringlichkeit und bereiten Unterlagen danach auf und kontrollieren Wiedervorlagen von festgelegten sowie jährlich wiederkehrenden Terminen
• Mit Genauigkeit halten Sie die Terminplanung sowie -koordination für Vorstand wie Aufsichtsrat im Blick, verantworten die Reiseplanung inkl. der Abrechnungen und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Sie sind zentrale Ansprechperson und steuern die Kommunikation zwischen Vorstand, Fachbereichen, Gremienvertretern sowie externen Partnern

Das bringen Sie für unsere Denkfabrik mit:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung zur geprüften Managementassistenz (m/w/d) oder Assistenz 4.0 (m/w/d)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, bestenfalls auf Vorstands- bzw. Geschäftsführungsebene konnten Sie bereits sammeln
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office Produkten ist für Sie selbstverständlich
• Souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten zeichnen Sie aus
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres Gespür für den Umgang mit anspruchsvollen Ansprechpartnern gehören zu Ihren besonderen Stärken
• Diplomatisches Geschick, Einfühlungsvermögen, Resilienz, Flexibilität und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten runden Ihr Profil ab

Unser Angebot an Sie:

• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie Zeitkonten
• Tarifvertrag, 13,3 Gehälter, erfolgsabhängige Vergütungsmöglichkeiten, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Krankenversicherung, Fahrgeldzuschuss, 30 Tage Jahresurlaub, Sonderurlaubstage zu diversen Ereignissen und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Moderne Technik und Kommunikationsmedien, ergonomische Arbeitsplätze, sehr gute Verkehrsanbindung
• Hausinternes Mittagsangebot, Betriebssportgruppen, betriebliches Gesundheitsmanagement, regelmäßige Events
• Unternehmensseitige Krankenzusatzversicherung, nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte (Versicherungen, Corporate Benefits)