Leitung Verwaltung (Head of Administration & HR) (w/m/d) am Standort Berlin

IZB Initiative Zukunftsbildung; Berlin; On-site; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

IZB – Initiative Zukunftsbildung sucht eine erfahrene Verwaltungsleitung für Finanzen und Personal in der Zentrale Berlin. Sie verantworten Budgetsteuerung, Personalverwaltung und die administrativen Abläufe der Initiative.

Sie berichten dem Geschäftsführer, arbeiten an Fördermitteln, Digitalisierung und Prozessoptimierung, und führen ein kleines Team an vier Mitarbeitenden an den Reallaborstandorten.

Qualifications

• Erfahrung in Beantragung, Verwaltung und Rechenschaft öffentlicher und gemeinnütziger Mittel; Kenntnis Förderrichtlinien des Bundes.
• Fundierte Personalverwaltung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes.
• Mehrjährige Teamführung mit kooperativem Führungsstil.

Responsibilities

• Personalverantwortung für zentrale Verwaltung und Reallaborstandorte.
• Finanzsteuerung und Controlling des Budgets im siebenstelligen Bereich/Jahr.
• Erstellen von Kalkulationen, Auswertungen, Monats- und Jahresabschlüssen.
• Personalverwaltung für die gesamte Initiative.
• Strategische Beratung der Geschäftsführung bei verwaltungs- und kaufmännischen Aufgaben.
• Ansprechpartner für Fördermittelgeber; Koordination von Verfahrensabläufen und zuwendungsrechtlichen Fragestellungen.
• Weiterentwicklung, Digitalisierung und effiziente Aufstellung der Verwaltungsprozesse und -struktur.
• Steuerung der IT-Infrastruktur; Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern.
• Einführung, Pflege und Weiterentwicklung digitaler Tools und Systeme.

Skills

Fördermittelverwaltung

Teamführung

Personalverwaltung

TVöD-Erfahrung

Job description

Gestalten Sie die Zukunft der Bildung - als Verwaltungsleitung für Finanzen und Personal in der IZB-Zentrale in Berlin.

Die Initiative Zukunftsbildung (IZB) entwickelt Bildung in Kita, Hort und Grundschule konsequent für das 21. Jahrhundert weiter. In Reallaboren in verschiedenen Regionen Deutschlands bringen wir pädagogische Praxis und Wissenschaft zusammen. Gemeinsam entwickeln, erproben und evaluieren wir innovative Konzepte, Organisationsformen und übergreifende Strukturen, die Kinder in den acht zentralen Zukunftskompetenzen stärken. Unser Ziel sind Bildungseinrichtungen, die Kinder dazu befähigen, selbstbestimmt zu leben, konstruktiv mit Veränderungen umzugehen und ihre Zukunft aktiv mitzugestalten. Dabei verstehen wir uns als Impulsgeberin für nachhaltige Veränderung im Bildungssystem.

Die Initiative Zukunftsbildung wird ab 2027 von ca. 50 Mitarbeitenden gestaltet und über ein Jahresbudget von gut 6 Mio. € verfügen. Diese Fördermittel erhält die IZB von gemeinnützigen Stiftungen und der öffentlichen Hand.

Die Mitarbeitenden verteilen sich auf vier Reallaborstandorte in vier Bundesländern und eine Zentrale in Berlin.

Die Verwaltungsleitung verantwortet alle finanziellen und personellen Verwaltungsangelegenheiten. Sie berichtet dem Geschäftsführer. In Folge einer Umstrukturierung, die durch das Wachstum der IZB notwendig wird, werden Sitz und Zentrale der IZB zum 01.11.2026 von Heilbronn nach Berlin verlegt. Zum Umbau und teilweisen Neuaufbau der Verwaltung sucht die IZB eine erfahrene Verwaltungsleitung.

Aufgaben:

• Personalverantwortung für die voraussichtlich vier Mitarbeitenden der Verwaltung in der Zentrale sowie fachliche Führung der Mitarbeitenden der Verwaltung an den Reallaborstandorten
• Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling des Budgets im siebenstelligen Bereich/Jahr
• Erstellen von Kalkulationen und Auswertungen, Monats- und Jahresabschlüssen
• Personalverwaltung für die gesamte Initiative Zukunftsbildung
• Strategische Beratung der Geschäftsführung bei verwaltungsseitigen und kaufmännischen Aufgaben
• Ansprechpartner für Fördermittelgeber zur Koordination der Verfahrensabläufe und zuwendungsrechtlicher Fragestellungen
• Weiterentwicklung, Digitalisierung und effiziente Aufstellung der Verwaltungsprozesse und -struktur
• Steuerung und Koordination der IT-Infrastruktur sowie Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleister
• Einführung, Pflege und Weiterentwicklung digitaler Tools und Systeme zur Unterstützung effizienter Verwaltungsabläufe

Anforderungen:

• Sie sind erfahren in der Beantragung, Verwaltung und Rechenschaftslegung öffentlicher und gemeinnützig-privater Mittel und kennen sich mit den Förderrichtlinien des Bundes aus.
• Sie verfügen über fundierte Erfahrung in allen Angelegenheiten der Personalverwaltung in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Diensts.
• Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Teams und pflegen einen partnerschaftlichen Führungsstil.

Das zeichnet Sie aus:

• Sie sind überzeugt vom Ziel der Initiative Zukunftsbildung und wollen Ihre Fachkompetenz einbringen, damit sie es erreicht.
• Sie verstehen öffentliche und private Fördermittel als ermöglichenden Beitrag zum großen gesellschaftlichen Ziel der Weiterentwicklung von Bildung.
• Sie kennen die Bedingungen zur Verwendung von Fördermitteln und entdecken und nutzen kreativ die immer gegebenen Gestaltungsspielräume.
• Strukturen und Regeln zur Verwendung der Fördermittel gestalten Sie gemeinsam mit der Organisationsentwicklerin mit dem Ziel, die Kolleg:innen der IZB in der Konzentration auf ihre Fachlichkeit zu unterstützen und zu entlasten.
• Sie bringen Erfahrung bei der Implementierung von Finanz- und Personalplanungs-Tools mit und haben Freude daran Verwaltungs-Prozesse digital effizient zu gestalten.
• Sie investieren ihre Zeit nicht in Probleme, sondern in konstruktive Lösungen.
• Sie zeichnen sich durch Ihre sehr kommunikative und diplomatische Art aus.
• Sie sind flexibel und bringen die Bereitschaft für regelmäßige Dienstreisen innerhalb Deutschlands insbesondere zu den Reallaboren der Initiative Zukunftsbildung mit.

Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Projekt, das die Bildungslandschaft nachhaltig prägen wird. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten und Ideen einzubringen und aktiv zum Neustart des Verwaltungsteams in Berlin und zur Weiterentwicklung der IZB beizutragen.

• Die Stelle ist befristet bis 31.12.2030 und in Vollzeit zu besetzen
• Die Stelle wird in Anlehnung an den TVÖD (Bund) vergütet. Die Eingruppierung ist je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung vorgesehen.
• Der Dienstsitz befindet sich in Berlin.
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten sind möglich.