Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d)

Uniklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Jena sucht eine Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d) zur zentralen organisatorischen Schnittstellenfunktion. Sie planen Termine, koordinieren Anforderungen und unterstützen die Klinikleitung bei organisatorischen Aufgaben.

Sie arbeiten eng mit verschiedenen Bereichen zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Sprechstunden, Konferenzen und medizinische Schriftstücke, Dokumentationskontrollen sowie Personalprozesse

Qualifikationen

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung, ideal im kaufmännischen/medizinischen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung oder vergleichbar.
• Fundierte Kenntnisse medizinischer Fachterminologie.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (mind. C1).
• Sicherer Umgang mit MS Office und Krankenhaus-IT.
• Erfahrung in Organisation komplexer Abläufe und Termine.
• Kenntnisse zum Datenschutz und Verschwiegenheit.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Eigenständige Koordination des Kalenders des Klinikdirektors und Vorbereitung von Terminen.
• Erstellung und Bearbeitung medizinischer Schriftstücke, Gutachten und Stellungnahmen.
• Koordination des Sekretariats, Personalprozessen und Onboarding.
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Arbeitsprozessen und Kooperationsangelegenheiten.
• Abstimmung mit internen und externen Partnern sowie Nachverfolgung von Fristen und Maßnahmen

Kenntnisse

Berufsausbildung 3 Jahre

Berufserfahrung medizinische Einrich

Medizinische Fachterminologie

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse

MS Office

Organisation komplexer Abläufe

Datenschutzkenntnisse

Organisationsvermögen

Kommunikationsstärke

Diskretion

Ausbildung

Dreijährige kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Gemeinsam Psychatrie gestalten – mit Organisationstalent und Überblick

Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena verbindet moderne psychatrische und psychotherapeutische Behandlung mit universitärer Medizin, Lehre und Forschung. In unserem multiprofessionellen Umfeld arbeiten unterschiedliche Berufsgruppen eng zusammen, um Patientinnen und Patienten individuell und ganzheitlich zu versorgen.

Als Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d) übernehmen Sie dabei eine zentrale organisatorische Schnittstellenfunktion. Sie halten Termine und Abläufe zusammen, koordinieren unterschiedliche Anforderungen und unterstützen die Klinikleitung bei der Umsetzung organisatorischer und strategischer Aufgaben. Dabei sind Sie mit vielen Bereichen innerhalb und außerhalb der Klinik im Austausch und tragen wesentlich dazu bei, dass die täglichen Abläufe zuverlässig und strukturiert funktionieren.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Termin- und Organisationsmanagement: Eigenständige und vorausschauende Koordination des Kalenders des Klinikdirektors sowie Planung und Vorbereitung von Sprechstunden, Besprechungen, Konferenzen und weiteren dienstlichen Terminen. Dabei behalten Sie Prioritäten, kurzfristige Änderungen und unterschiedliche Anforderungen im Blick.
• Medizinische und administrative Koordination: Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten, Stellungnahmen und weiteren medizinischen Schriftstücken. Sie koordinieren Gutachten und patientenbezogene Vorgänge, unterstützen die Privatambulanz und übernehmen die erforderliche Fristen- und Dokumentationskontrolle.
• Koordination von Sekretariat und Personalprozessen: Sie koordinieren die Arbeitsabläufe im Sekretariat und Funktionsdienst, unterstützen bei Personaleinsatzplanung, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung und sorgen für einen verlässlichen Informations- und Kommunikationsfluss.
• Prozess-, Vertrags- und Kooperationsmanagement: Sie unterstützen die Klinikleitung bei der Weiterentwicklung von Arbeits- und Organisationsprozessen sowie bei Vertrags- und Kooperationsangelegenheiten. Dazu gehören die Abstimmung mit internen und externen Partnern, die Vorbereitung von Unterlagen und die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen.

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene einschlägige dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, medizinischen oder verwaltungsbezogenen Bereich, z. B. als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung, einem Krankenhaus oder einem vergleichbaren Umfeld, z. B. im Hochschul- oder Wissenschaftssystem, in der Direktionsassistenz oder als Assistenz der Geschäftsleitung
• Fundierte Kenntnisse der medizinischen Fachterminologie
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau mind. C1)
• Sicherer Umgang mit MS Office und den im Krankenhaus eingesetzten IT-Systemen
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe und Termine
• Kenntnisse im Umgang mit Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe kommunikative Kompetenz und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events.

Kennziffer: 264/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.