Koordinator Finanzen (m/w/d) für das Robotics Institute Germany (RIG)

Technische Universität München LSt. f. Sicherheit, Performanz u. Zuverlässigkeit f. lernende; München; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Part time

Benefits offered by this job

Gleitzeitgestaltung

Weiterbildungsangebote

TV-L Vergütung

Job summary

Robotics Institute Germany c/o Technische Universität München sucht eine/n administrative/n Finanzspezialistin/en in Teilzeit (30 Stunden/Woche). Sie bearbeiten laufende Finanzvorgänge, prüfen Rechnungen, pflegen Budgetübersichten und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Finanz­erfahrung, SAP- und Excel-Kenntnisse sowie Deutsch- und Englischkompetenz. Die Position ist befristet bis 30.06.2028 mit Aussicht auf Verlängerung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine einschlägige Ausbildung im Verwaltungsbereich bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Finanz-/Rechnungswesen, Controlling oder Projektfinanzmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld
• Fundierte Kenntnisse in der operativen Finanzverwaltung und Budgetüberwachung, Kenntnisse der Verwaltung öffentlicher Fördermittel sind von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit SAP sowie sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Diskretion sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamorientiertes Denken und Freude an der Arbeit in einem innovativen Umfeld

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Bearbeitung der laufenden Finanzvorgänge unter Anwendung der einschlägigen Haushalts-, Förder- und Verwaltungsvorgaben
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen und Ausgabebelegen sowie Buchung in SAP, Zuordnung zu Kostenstellen und Projektmitteln
• Pflege und Überwachung von Budgetübersichten einschließlich gebundener und verfügbarer Mittel; Prüfung von Abweichungen und eigenständige Erarbeitung von Handlungsvorschlägen
• Selbständige Zusammenstellung und Plausibilitätsprüfung finanzieller Angaben für regelmäßige Berichte und Mittelanforderungen
• Zusammenstellung und strukturierte Ablage prüfungsrelevanter Dokumentation sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der internen Finanz- und Verwaltungsabläufe
• Unterstützung der Geschäftsführung durch die Bearbeitung der Korrespondenz, Termin-/Fristenmanagement sowie Organisation von Meetings sowie Reiseplanung
• Koordination administrativer Personalvorgänge, insbesondere Zusammenstellung und Prüfung erforderlicher Unterlagen für Einstellungen, Vertragsverlängerungen und das Onboarding, in Abstimmung mit dem zuständigen Personalreferat
• Administrative Abwicklung von jeglichen Beschaffungen und Bestellungen nach den geltenden TUM-Vorgaben

Skills

Analytische Fähigkeiten

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Excel

MS Office

Job description

Das Robotics Institute Germany ist eine Initiative zur Förderung und Weiterentwicklung der intelligenten Robotik in der Bundesrepublik Deutschland. Das RIG bündelt die Kräfte von14 nationalen Universitäten u. Institutionen sowie wichtigen Industriepartnern mit dem Ziel, Deutschland als führende Nation nachhaltig im Bereich der Robotik und Künstlichen Intelligenz zu etablieren. Durch Spitzenforschung, Talententwicklung und strategische Vernetzung sollen Innovationen vorangetrieben u. die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands im internationalen Vergleich gestärkt werden.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung der laufenden Finanzvorgänge unter Anwendung der einschlägigen Haushalts-, Förder- und Verwaltungsvorgaben
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen und Ausgabebelegen sowie Buchung in SAP, Zuordnung zu Kostenstellen und Projektmitteln
• Pflege und Überwachung von Budgetübersichten einschließlich gebundener und verfügbarer Mittel; Prüfung von Abweichungen und eigenständige Erarbeitung von Handlungsvorschlägen
• Selbständige Zusammenstellung und Plausibilitätsprüfung finanzieller Angaben für regelmäßige Berichte und Mittelanforderungen
• Zusammenstellung und strukturierte Ablage prüfungsrelevanter Dokumentation sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung der internen Finanz- und Verwaltungsabläufe
• Unterstützung der Geschäftsführung durch die Bearbeitung der Korrespondenz, Termin-/Fristenmanagement sowie Organisation von Meetings sowie Reiseplanung
• Koordination administrativer Personalvorgänge, insbesondere Zusammenstellung und Prüfung erforderlicher Unterlagen für Einstellungen, Vertragsverlängerungen und das Onboarding, in Abstimmung mit dem zuständigen Personalreferat
• Administrative Abwicklung von jeglichen Beschaffungen und Bestellungen nach den geltenden TUM-Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine einschlägige Ausbildung im Verwaltungsbereich beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Finanz-/Rechnungswesen, Controlling oder Projektfinanzmanagement, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsumfeld
• Fundierte Kenntnisse in der operativen Finanzverwaltung und Budgetüberwachung, Kenntnisse der Verwaltung öffentlicher Fördermittel sind von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit SAP sowie sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Diskretion sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamorientiertes Denken und Freude an der Arbeit in einem innovativen Umfeld

Unser Angebot

• Ein abwechslungsreiches und innovatives Aufgabengebiet im administrativen und finanziellen Management eines bundesweiten Forschungsverbunds
• Eine dynamische und international geprägte wissenschaftlichen Arbeitsumgebung
• Zusammenarbeit mit einem motivierten, hochqualifizierten Team innerhalb der TUM und der RIG-Partneruniversitäten
• Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Die Position ist zunächst bis zum 30.06.2028 befristetmit der Aussicht auf Verlängerung
• Die Position ist ausgeschrieben in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche
• Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)

Die Stelle ist zur Besetzung durch schwerbehinderte Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.

Robotics Institute Germany
c/o Technische Universität München
Lehrstuhl für Sicherheit, Performanz und Zuverlässigkeit lernender Systeme
Frau Stefanie Hörl
Arcisstraße 21, 80333 München
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