Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit

Technische Universität Berlin; Berlin; Vor Ort; EUR 23.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Technische Universität Berlin sucht eine/n Fachgebietssekretär:in (d/m/w) für das Fachgebiet Verkehrs- und Maschinensysteme mit 70 % Arbeitszeit. Sie unterstützen die Fachgebietsleitung eigenverantwortlich und übernehmen Verwaltung, Personalangelegenheiten sowie Lehre- und Studierendenverwaltung.

Zu Ihrem Profil gehören eine abgeschlossene Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, organisatorische Stärke sowie sichere

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Fähigkeiten in Verwaltung, Finanzen und Personal
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierte MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen von Vorteil
• Kenntnisse in SAP von Vorteil

Aufgaben

• Selbstständige Führung des Fachgebietssekretariats sowie eigenverantwortliche Unterstützung der Fachgebietsleitung
• Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln
• Durchführung des Bestell- und Rechnungswesens
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten
• Abwicklung von Lehre- und Studierendenverwaltung
• Pflege der FG-Webseite
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit (Web, Social Media)
• Betreuung internationaler Gastwissenschaftler*innen
• Organisation von Meetings und internationalen/nationalen Konferenzen

Kenntnisse

Verwaltungsfachangestellte*r

MS Office

SAP

TYPO3

Organisationstalent

Englischkenntnisse

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte*r Ausbildung

Tools

SAP

TYPO3

Jobbeschreibung

Fakultät V - Verkehrs- und Maschinensysteme, Institut für Land- und Seeverkehr / FG Autonome und energieeffiziente Maritime Technologien

Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Führung des Fachgebietssekretariats sowie eigenverantwortliche und proaktive Unterstützung der Fachgebietsleitung
• Selbstständige Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln des Fachgebietes
• Durchführung des Bestell- und Rechnungswesens
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten
• Abwicklung von Aufgaben im Bereich der Lehre und Studierendenverwaltung
• Pflege der Webseite des FG
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des FG (Internetauftritt, social media)
• Betreuung von internationalen Gastwissenschaftler*innen
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings und internationalen& nationalen Konferenzen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
• Vielseitige Fach- und Verwaltungskenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) erforderlich
• Sehr gute Organisations- und Koordinationskompetenz
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen Outlook, Word und Excel sowie der Bereitschaft, sich in weitere Softwareprogramme und Datenbanksysteme einzuarbeiten
• SAP Kenntnisse
• Social Media Kompetenz
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit von Vorteil
• Kenntnisse in der Universitätsverwaltung von Vorteil
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) von Vorteil

Hinweise zur Bewerbung

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.