Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Max Delbrück Centrum; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TVöD-Bund Bezahlung

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Kinderbetreuungsunterstützung

Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit sucht eine Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d) am Campus Berlin-Buch. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration, koordinieren Personal- und Reiseangelegenheiten und unterstützen Budget- und Projektprozesse in einem internationalen Umfeld.

Sie bringen eine abgeschlossene Büro-Ausbildung mit und verfügen idealerweise über Deutsch- und Englischkenntnisse, Organisationstalent sowie Freude an

Qualifikationen

• Abgeschlossen Ausbildung im Büro oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in administrativen, koordinierenden oder assistenznahen Tätigkeiten vorteilhaft.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben unterstützen.
• Personal- und Reiseangelegenheiten koordinieren.
• Budget- und Projektverwaltungsprozesse unterstützen; Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten und externen Partnern.

Kenntnisse

Deutsch/Englisch

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kundenservice

Ausbildung

Abschlussausbildung im Büro

Tools

MS Office

Digitale Kollaborationstools

Jobbeschreibung

Administrative Assistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Für unseren Campus Berlin-Buch suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung von zwei internationalen Forschungsgruppen. In dieser vielseitigen Position dienen Sie als wichtige Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und tragen dazu bei, optimale Rahmenbedingungen für exzellente Forschung zu schaffen. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und übernehmen ein breites Spektrum an administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben, darunter die Koordination von Personal- und Reiseangelegenheiten, Unterstützung bei Budget- und Projektverwaltungsprozessen sowie die Zusammenarbeit mit internen Serviceeinheiten und externen Partnern.

Verantwortlichkeiten

• Administration und Organisation
  • Eigenständige Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartner*innen sowie Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Forschungsgruppen und den administrativen Serviceeinheiten des Instituts
  • Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungsverfahren, Vertragsverlängerungen und Gastaufenthalten
  • Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender sowie Gastwissenschaftler*innen
• Reisemanagement
  • Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen für die Forschungsgruppenleitungen, einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
  • Beratung und Unterstützung der Gruppenmitglieder bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen gemäß den geltenden Richtlinien
• Finanz- und Projektadministration
  • Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten und Förderanträgen
  • Erstellung von Budgetübersichten sowie Unterstützung der Forschungsgruppenleitungen bei Budgetplanung und Ressourcenmanagement
  • Bearbeitung von Rechnungen sowie Koordination von Beschaffungs- und Bestellvorgängen gemäß den institutsinternen Richtlinien

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent/in, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder assistenznahen Tätigkeit von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen unterschiedlicher kultureller und fachlicher Hintergründe in einem internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
• Interesse an modernen digitalen Arbeitsmethoden sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Softwarelösungen, Organisationsplattformen und KI-gestützte Anwendungen einzuarbeiten

Benefits

• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung
• Sicherer Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote für die Kinderbetreuung
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Idyllischer, grüner Campus, gut erreichbar mit Fahrrad, ÖPNV oder Auto
• Kostenlose Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus
• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa
• Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center
• Zusätzliche Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

Beginn ab 01.11.2026. Die Bewerbungsfrist endet am 31. Juli 2026. Wir prüfen eingehende Bewerbungen fortlaufend und laden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu einem ersten Online-Kennenlerngespräch ein. Die finale Auswahl erfolgt nach Ablauf der Bewerbungsfrist.