Kommunikationsassistenz (w/m/d)(784)

Freie Universität Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 47.000 - 58.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressch

Jahressonderzahlung

Parkmöglichkeiten

Zusammenfassung

Die Freie Universität Berlin sucht ab sofort eine Kommunikationsassistenz (w/m/d) in Teilzeit (50%) unbefristet. Sie übernehmen das Sekretariat des Arbeitsbereichs Klinische Kinder- und Jugendpsychologie und -psychotherapie und kümmern sich um Drittmittelprojekte, Haushaltsangelegenheiten und Personalcontrolling.

Sie verfügen über eine abgeschlossene verwaltungsbezogene Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse (C1) sowie gute Englischkenntnisse (B2) und arbeiten teamorientiert in einer

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung oder vergleichbare Fachkenntnisse.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Führen des Sekretariats des Arbeitsbereichs und Verwaltungsaufgaben mit Schwerpunkt auf der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten
• Bearbeitung von Haushalts-, Drittmittel- und Dienstreiseangelegenheiten
• Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Abrechnung von Drittmittelprojekten (inkl. Finanz- und Personalcontrolling, Mittelverwendung, Berichtsfristen)
• Verwaltung von Drittmittelprojekten (Monitoring der Budgets, Vorbereitung von Personalmaßnahmen, Auszahlungsanweisungen, Mittelabrufe)
• Vorbereitung von Personalvorgängen im Kontext von Drittmittelprojekten (Stellenausschreibungen, Einstellungen, Verlängerungen)
• Unterstützung bei der sachgerechten Mittelverwendung sowie Beratung zu administrativen Anforderungen in Drittmittelprojekten
• Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von projektbezogenen Dienstreisen
• Termin- und Fristverwaltung, insbesondere im Hinblick auf Projektlaufzeiten und Berichtspflichten
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsangelegenheiten
• Unterstützung bei der akademischen Selbstverwaltung (Vorbereitung, Protokollierung, Nachbereitung von Sitzungen)
• Erledigung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Raum- und Informationsmanagement
• Bestellwesen (insb. projektbezogene Beschaffungen)
• Betreuung von Studierenden und Gästen

Kenntnisse

Office-Software

Drittmittelprojekte

Finanzcontrolling

Personalcontrolling

Projektfristen

SAP UniKat oRA

Deutsch C1

Englisch B2

Hochschulverwaltung

Sekretariatsführung

Kaufmännische Grundlagen

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte*r

Tools

SAP UniKat oRA

Jobbeschreibung

Das sind wir

Der Arbeitsbereich Klinische Kinder- und Jugendpsychologie und -psychotherapie vertritt das Fach in Lehre und Forschung in seiner gesamten Breite. Forschungsschwerpunkte liegen in der Versorgungsforschung und (digitalen) Interventionsforschung. Neben transdiagnostischen Interventionen und elternbezogener Interventionen werden insbesondere diversitätssensible Interventionsansätze, sowohl für das psychotherapeutische Setting als auch im Rahmen von community-based interventions entwickelt und evaluiert. Im Rahmen der Versorgungsforschung sind Trans* Gesundheit im Kindes- und Jugendalter sowie auch die Begleitforschung im Rahmen der Hochschulambulanz zentrale Bereiche.

Das sind wir

Der Arbeitsbereich Klinische Kinder- und Jugendpsychologie und -psychotherapie vertritt das Fach in Lehre und Forschung in seiner gesamten Breite. Forschungsschwerpunkte liegen in der Versorgungsforschung und (digitalen) Interventionsforschung. Neben transdiagnostischen Interventionen und elternbezogener Interventionen werden insbesondere diversitätssensible Interventionsansätze, sowohl für das psychotherapeutische Setting als auch im Rahmen von community-based interventions entwickelt und evaluiert. Im Rahmen der Versorgungsforschung sind Trans* Gesundheit im Kindes- und Jugendalter sowie auch die Begleitforschung im Rahmen der Hochschulambulanz zentrale Bereiche. Wir suchen ab sofort eine Kommunikationsassistenz (w/m/d) mit 50 % Teilzeitbeschäftigung, unbefristet, Entgeltgruppe 8 TV L FU.

Das erwartet Sie bei uns

• Führen des Sekretariats des Arbeitsbereichs und Verwaltungsaufgaben mit besonderem Schwerpunkt auf der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten
• Bearbeitung von Haushalts-, Drittmittel- und Dienstreiseangelegenheiten
• Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Abrechnung von Drittmittelprojekten (inkl. Finanz- und Personalcontrolling, Mittelverwendung, Berichtsfristen)
• Verwaltung von Drittmittelprojekten (Monitoring der Budgets, Vorbereitung von Personalmaßnahmen, Auszahlungsanweisungen, Mittelabrufe)
• Vorbereitung von Personalvorgängen im Kontext von Drittmittelprojekten (Stellenausschreibungen, Einstellungen, Verlängerungen)
• Unterstützung bei der sachgerechten Mittelverwendung sowie Beratung zu administrativen Anforderungen in Drittmittelprojekten
• Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von projektbezogenen Dienstreisen
• Termin- und Fristverwaltung, insbesondere im Hinblick auf Projektlaufzeiten und Berichtspflichten
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsangelegenheiten
• Unterstützung bei der akademischen Selbstverwaltung (Vorbereitung, Protokollierung, Nachbereitung von Sitzungen)
• Erledigung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Raum- und Informationsmanagement
• Bestellwesen (insb. projektbezogene Beschaffungen)
• Betreuung von Studierenden und Gästen

Das bringen Sie mit

abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem einschlägigen Verwaltungsberuf) oder vergleichbare Fachkenntnisse

Das wünschen wir uns von Ihnen

• sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS-Word, Excel, Outlook etc.)
• Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten
• Grundkenntnisse im Finanz- und Personalcontrolling
• Erfahrung im Umgang mit projektbezogenen Fristen und Berichtsanforderungen
• Kenntnisse im Umgang mit SAP / UniKat / oRA oder Bereitschaft zur Einarbeitung
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache, fehlerfreie Beherrschung der deutschen Orthographie, Grammatik und Interpunktion (C1)
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (B2)
• Erfahrung in den Geschäfts- und Verwaltungsabläufen einer Hochschule
• Erfahrung in der Führung und Organisation eines Sekretariats sowie kaufmännische Grundkenntnisse
• Sicherheit in der Kommunikation mit Studierenden, wissenschaftlichem Personal und Verwaltung sowie externen Partnern
• freundliches und sicheres Auftreten
• Verantwortungsfähigkeit und -bereitschaft sowie Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie Zuverlässigkeit
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Unser Angebot/ Ihre Benefits

• moderner Arbeitsplatz im grünen Bezirk Dahlem
• Arbeitsplatzsicherheit
• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache, sofern möglich
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität
• Vergünstigungen in den Mensen
• Rabatte für Mitarbeitende - Corporate Benefits Programm

Weitere Informationen erhalten Sie unter [e-mail]