Sekretärin / Mitarbeitende m/w/x im Sekretariat

Immanuelalbertinen; Berlin; Hybrid; EUR 28.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

AVR DWBO Tarifverträge

Jährliche Sonderzahlung

Kinderzuschlag

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Fort- und Weiterbildung

ÖPNV-Ticket

Shuttleservice vom Bhf. Erkner

Bike Leasing

Deutschlandticket-Zuschuss

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Die Immanuel Klinik Rüdersdorf sucht für das Sekretariat der Stabsstelle Hochschul- und Wissenschaftsmanagement eine engagierte Unterstützung. Sie übernehmen operative Aufgaben, koordinieren Termine und unterstützen bei Onboarding, Beschaffung, Rechnungsbearbeitung und Kostenübersichten.

Die Stelle ist befristet auf 12 Monate mit Aussicht auf Weiterbeschäftigung. Wir bieten tarifliche Vergütung nach AVR DWBO, regelmäßige Steigerungen, Zusatzleistungen und ein kollegiales, interdisziplinäres

Qualifikationen

• Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Verwaltung.
• Sinn für Organisation und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der Stabsstelle.
• Schnittstellenfunktion gegenüber internen/externen Ansprechpartnern.
• Informations- und Dokumentenmanagement inklusive Ablage- und Dokumentationsstrukturen.
• Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe.
• Veranstaltungsorganisation inkl. Raum- und Materialorganisation.
• Unterstützung in Lehre, Forschung und Campusmanagement.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Organisationstalent

Diskretion

Freundliches Auftreten

Verlässliche Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung

vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office Anwendungen

Jobbeschreibung

ab sofort in Teilzeit (20 Std./Wo.) für das Sekretariat der Stabsstelle Hochschul- und Wissenschaftsmanagement an der Immanuel Klinik Rüdersdorf, Universitätsklinikum der MHB, gesucht.

Immanuel Klinik Rüdersdorf
Seebad 82/83
15562 Rüdersdorf bei Berlin

Die Immanuel Klinik Rüdersdorf, Universitätsklinikum der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane, ist Teil des Gesundheitscampus Rüdersdorf am östlichen Stadtrand von Berlin. Als Klinik sind wir fest in der Gesundheitsversorgung der Region verankert, als Universitätsklinikum dabei stets auf dem neusten Stand und offen für Neues. In einer sich gegenseitig wertschätzenden Gemeinschaft arbeiten wir Hand in Hand vertrauensvoll und verbindlich zusammen, schätzen Vielfalt und geben unser Wissen und Können gern weiter. Wir vereinen innovative Spitzenmedizin und Menschlichkeit – überzeugen Sie sich selbst!
Im Sekretariat der Stabsstelle Hochschul- und Wissenschaftsmanagement übernehmen Sie die operative und organisatorische Unterstützung der gesamten Stabsstelle sowie Entlastung der Koordinationen von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten. Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine Weiterbeschäftigung darüber hinaus ist angestrebt.

Ihre Aufgaben

• allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung der Stabsstelle
• Kommunikations- und Schnittstellenfunktion gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen
• Informations- und Dokumentenmanagement, einschließlich Pflege von Ablage-, Verteiler- und Dokumentationsstrukturen sowie Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen
• Terminmanagement einschließlich Koordination von Terminen, Besprechungen und Sitzungen sowie Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe
• Veranstaltungsorganisation einschließlich Raum-, Teilnehmer-, Bewirtungs- und Materialorganisation
• organisatorische Unterstützung bei Lehr-, Forschungs- und Hochschulveranstaltungen am Campus
• administrative Unterstützung im Personal- und Finanzbereich, insbesondere bei Onboarding, Terminorganisation sowie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und Kostenübersichten
• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z.B. Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*Kauffrau im Gesundheitswesen) oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat, in der Verwaltung, im Gesundheitswesen oder Hochschulumfeld
• Organisationstalent und Freude an strukturiertem Arbeiten sowie zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung
• gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallellaufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen
• sichere deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• abwechslungsreiche Tätigkeit in zentraler Schnittstellenfunktion zwischen Hochschule und Universitätsklinikum mit vielseitigem Arbeitsumfeld, das Einblicke in Studium, Lehre, Forschung und Campusmanagement ermöglicht
• ein kollegiales und interdisziplinäres Arbeitsumfeld in einem wachsenden engagierten und multiprofessionellen Team
• attraktive Konditionen nach AVR DWBO, u.a.: regelmäßige Steigerungen des Entgelts, eine jährliche Sonderzahlung, Kinderzuschlag, eine betriebliche Altersversorgung mit arbeitgeberfinanzierter Zusatzversicherung u.v.m.
• Mobilität: Shuttleservice vom Bhf. Erkner, Bike Leasing und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Corporate Benefits: attraktive Rabatte bei Sport, Fitness, Shopping, Reisen und Kultur
• Mitglied im Netzwerk „Erfolgsfaktor Familie“ – wir haben uns einer Unternehmenspolitik verpflichtet, die sich an den Bedürfnissen von Familien und Mitarbeitenden orientiert
• wertvolles Selbstverständnis: Unser Leitbild gibt uns als Mitarbeitenden und als Unternehmen jeden Tag Orientierung für unser berufliches Handeln
• Entlohnung nach Tarifvertrag
• Sonderzahlungen und Zuschläge
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildung
• Echte Werte
• ÖPNV-Ticket
• Corporate Benefits Rabatte

Das Leitbild der Immanuel Albertinen Diakonie beschreibt unser Selbstverständnis und unsere Grundprinzipien. Es gibt Orientierung für unser berufliches Handeln und macht deutlich, wonach wir als Unternehmen und Mitarbeitende streben.

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