Kaufmännische/r Mitarbeiter/in Büro und Verwaltung (m/w/d)

Marc-Rene Ruisinger Immobilien GmbH; Stuttgart; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Faire Vergütung

Kostenlose Getränke

Einarbeitung

Job summary

Die Marc-René Ruisinger Immobilien GmbH in Stuttgart sucht eine engagierte Verwaltungsassistenz, die Büroorganisation, Post-/E-Mail-Bearbeitung, Korrespondenz mit Mietern sowie Handwerkern zuverlässig managt.

Sie prüfen Rechnungen, unterstützen Nebenkostenabrechnungen, pflegen Akten, koordinieren Termine und unterstützen den Steuerberater. Es erwartet Sie ein kollegiales Team, eine unbefristete Anstellung und eine faire Vergütung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Immobilienkaufmann/-frau.
• Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise in der Immobilienbranche.
• Zuverlässigkeit und eine sorgfältige, selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und ein gutes Zahlenverständnis.
• Freundliches, sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Führerschein der Klasse B.

Responsibilities

• Allgemeine Büroorganisation und Post-/E-Mail-Bearbeitung sowie strukturierte Ablage.
• Korrespondenz und Kommunikation: Ansprechpartner am Telefon und per E-Mail für Mieter, Handwerker, Dienstleister und Behörden.
• Mieterbetreuung: Anfragen und Schadensmeldungen bearbeiten, Mietverträge vorbereiten, Ein- und Auszüge administrativ begleiten.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen prüfen, Mieteingänge und Fristen überwachen, Unterlagen für Buchhaltung vorbereiten.
• Nebenkostenabrechnungen: Unterstützung bei Erstellung der Abrechnungen.
• Dienstleister- und Auftragsmanagement: Angebote einholen, Handwerker koordinieren, Termine überwachen.
• Termin- und Fristenverwaltung: Termine, Wartungsintervalle und Vertragslaufzeiten im Blick behalten.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Immobilienkaufmann/-frau

Tools

MS Office

Job description

Die Marc-René Ruisinger Immobilien GmbH ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Stuttgart. Als klassischer Bestandshalter verwalten wir Wohn- und Gewerbeimmobilien in unserem Eigenbesitz. Zur Verstärkung unseres kleinen Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Verwaltung mit Sorgfalt und Organisationstalent unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation: Sie sorgen für reibungslose Abläufe im Büro, bearbeiten die ein- und ausgehende Post und E-Mails und führen eine strukturierte digitale wie analoge Ablage.
• Korrespondenz und Kommunikation: Sie sind erste Ansprechperson am Telefon und per E-Mail für Mieter, Handwerker, Dienstleister und Behörden und erledigen den Schriftverkehr eigenständig.
• Mieterbetreuung: Sie bearbeiten Mieteranfragen und Schadensmeldungen, bereiten Mietverträge vor und begleiten Ein- und Auszüge administrativ.
• Rechnungswesen: Sie prüfen und bearbeiten Eingangsrechnungen, überwachen Mieteingänge und Zahlungsfristen und bereiten Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater vor.
• Nebenkostenabrechnungen: Sie unterstützen bei der Erstellung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen.
• Dienstleister- und Auftragsmanagement: Sie holen Angebote ein, beauftragen Handwerker und Dienstleister, koordinieren Termine und kontrollieren die Ausführung.
• Termin- und Fristenverwaltung: Sie behalten Termine, Wartungsintervalle und Vertragslaufzeiten im Blick.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Immobilienkaufmann/-frau
• Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise in der Immobilienbranche
• Zuverlässigkeit und eine sorgfältige, selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und ein gutes Zahlenverständnis
• Freundliches, sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Führerschein der Klasse B

Was wir Ihnen bieten

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem erfolgreichen, zukunftsorientierten Familienunternehmen
• Eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit
• Ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eine sorgfältige Einarbeitung
• Eine faire, marktgerechte Vergütung
• Kostenlose Heiß- und Kaltgetränke