Kaufmännische Assistenz/Teamassistenz (m/w/d)

Westfalia Immobilienverwaltung GmbH; Mülheim an der Ruhr; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zuschuss zum Deutschlandticket

Fahrrad-Leasing

Betriebliche Krankenversicherung

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub pro Jahr

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Westfalia Immobilienverwaltung GmbH in Nordrhein-Westfalen sucht eine engagierte Büro-/Verwaltungsfachkraft für die eigenständige Korrespondenz mit Mietern und Behörden sowie die Erstellung von Gewerbemietverträgen. Sie koordinieren Termine, Besichtigungen und interne/externe Veranstaltungen und übernehmen administrative Aufgaben rund ums Fuhrpark- und Dokumentenmanagement.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, idealerweise erste Branchenkenntnisse in der

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement oder Immobilienkaufmann/-frau.
• Erste Branchenkenntnisse in der Immobilienbranche von Vorteil.
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Engagement.
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie hohe Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Eigenständige Korrespondenz mit Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern und Behörden.
• Erstellung und Bearbeitung von Gewerbemietverträgen, Vertragsnachträgen und weiteren vertragsrelevanten Unterlagen.
• Organisation und Koordination von Terminen, Besichtigungen sowie von internen und externen Veranstaltungen.
• Bearbeitung administrativer Aufgaben sowie die Bearbeitung diverser Fuhrparkthemen.
• Postbearbeitung sowie Pflege des digitalen Dokumentenmanagements.
• Erstellung und Auswertung von Excel-Listen sowie Pflege von Stammdaten im ERP-System.
• Digitalisierung, Archivierung und strukturierte Verwaltung von Dokumenten.
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und administrativen Sonderaufgaben.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie der Telefonzentrale.
• Erstellung und Pflege von Exposés für Gewerbeimmobilien.
• Überwachung von Fristen.
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

MS Office

Zuverlässigkeit

Serviceorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement oder Immobilienkauf)

Tools

ERP-System

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Korrespondenz mit Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern und Behörden
• Erstellung und Bearbeitung von Gewerbemietverträgen, Vertragsnachträgen und weiteren vertragsrelevanten Unterlagen
• Organisation und Koordination von Terminen, Besichtigungen sowie von internenund externenVeranstaltungen
• Bearbeitung administrativer Aufgaben sowie die Bearbeitung diverser Fuhrparkthemen
• Postbearbeitung sowie Pflege des digitalen Dokumentenmanagements
• Erstellung und Auswertung von Excel-Listen sowie Pflege von Stammdaten im ERP-System
• Digitalisierung, Archivierung und strukturierte Verwaltung von Dokumenten
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und administrativen Sonderaufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie der Telefonzentrale
• Erstellung und Pflege von Exposés für Gewerbeimmobilien
• Überwachung von Fristen
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. b. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Immobilienbranche von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Engagement
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie hohe Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Verantwortung, Vertrauen & Verlässlichkeit: Verantwortungsvolle & vielseitige Aufgaben sowie die Möglichkeit der fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung, verlässliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Teamgeist: Offene & freundliche Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien sowie regelmäßige Veranstaltungen und Mitarbeiterevents
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing
• Gesundheitliche Vorsorge: Ergonomische Möbel, betriebliche Krankenversicherung
• Finanzielle Vorteile: Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Lohn- und Gehaltsüberprüfung
• Erholungsurlaub: 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Corporate Benefits: Exklusive Mitarbeiterangebote & Rabatte
• Wohnvorteile: Erleichterter Zugang zu Bestandswohnungen