Kaufmännische Administration & Personal (m/w/d)

Grannex; Osnabrück; Vor Ort; EUR 18.000 - 25.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiler Arbeitsplatz für Homeoffice

Vertraunsarbeitszeit

EdenRed

Kaffee und Getränke

moderne Arbeitsmittel

schönes Büro

Urlaubstage

Hund im Büro

Zusammenfassung

GRANNEX sucht eine kaufmännische Fachkraft in Teilzeit für den Standort Osnabrück. Du übernimmst Eingangsrechnungen, Belege und Freigabeprozesse, pflegst Personalstammdaten und erstellst Arbeitsverträge sowie Zeugnisse.

Zu deinen Aufgaben gehört außerdem das Mahnwesen, die Abrechnungsvorbereitung, Intrastat-Meldungen und die Kommunikation mit Behörden. Du arbeitest eigenständig, zuverlässig und behältst Fristen im Blick.

Qualifikationen

• Gute Kenntnisse in Excel, Pivot-Tabellen, Filtern und großen Datenmengen.
• Erfahrung mit Word-Vorlagen, Serienbriefen und Dokumentenvorlagen.
• Umfangreiche Erfahrungen mit ERP-Systemen, ideal NAV oder BC.
• Sicherer Umgang mit daten- und prozessorientierten Systemen.

Aufgaben

• Rechnungseingang erfassen und prüfen.
• Belege vordatieren und Freigabeprozesse steuern.
• Offene Vorgänge im Blick behalten; Mahnwesen betreuen.
• Stammdaten in Personaldatenverwaltung führen und Verträge erstellen.
• Intrastat-Meldungen erstellen und Berichte für Behörden vorbereiten.

Kenntnisse

Selbständige Arbeitsweise

Prioritäten setzen

Tools

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Excel

Word

Jobbeschreibung

Über uns

Du hältst uns kaufmännisch und organisatorisch den Rücken frei
Bei GRANNEX recyceln wir Kunststoffabfälle und machen daraus hochwertige Rohstoffe für neue Produkte.
Damit das funktioniert, braucht es nicht nur moderne Recyclinganlagen. Es braucht auch Menschen, die Rechnungen, Personaldokumente, Meldungen und organisatorische Aufgaben zuverlässig im Griff haben.
Für unseren Standort in Osnabrück suchen wir deshalb eine kaufmännische Fachkraft in Teilzeit, die Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und Dinge selbstständig zu Ende bringt.

Deine Aufgaben

Du hältst unsere kaufmännischen Prozesse am Laufen
Vom Rechnungseingang bis zur Mahnung sorgst Du dafür, dass nichts liegen bleibt:

• Du erfasst und prüfst Eingangsrechnungen.
• Du kontierst Belege vor und steuerst die internen Freigabeprozesse.
• Du behältst offene Vorgänge im Blick und kümmerst Dich um das Mahnwesen.
• Du legst Geschäftspartner und Kontakte in Microsoft Dynamics 365 Business Central an und hältst deren Daten aktuell.
• Du bereitest kaufmännische Daten und Auswertungen auf.

Ob Bewerbung, Arbeitsvertrag oder Arbeitszeugnis: Du sorgst dafür, dass unsere Personalprozesse zuverlässig und professionell ablaufen.

• Du pflegst Personalstammdaten in PERSONIO.
• Du erstellst Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere Dokumente auf Grundlage bestehender Vorlagen.
• Du beantwortest Fragen von Bewerbern und versendest Einladungen.
• Du bereitest Informationen für unsere externe Lohnbuchhaltung auf und hältst den Austausch am Laufen.
• Du bearbeitest die laufenden administrativen Personalthemen.

Intrastat und statistische Meldungen sind vielleicht nicht aufregend. Sie müssen trotzdem vollständig, korrekt und pünktlich erledigt werden.

• Du erstellst Intrastat-Meldungen.
• Du bearbeitest Meldungen und Auswertungen für das Statistische Bundesamt.
• Du stellst Daten für Behörden und andere Institutionen zusammen.
• Du kümmerst Dich um die dazugehörige Korrespondenz und hältst Fristen nach.
• Du übernimmst allgemeine Korrespondenz und Dokumentenverwaltung.
• Du bereitest Besprechungsräume und externe Termine organisatorisch vor und nach.
• Du empfängst Besucher und sorgst dafür, dass diese sich bei uns gut aufgehoben fühlen

Die Rolle bündelt damit kaufmännische Verwaltung, Personaladministration, Berichtswesen und organisatorische Unternehmensprozesse.

Dein Profil

Microsoft Office ist für Dich ein Werkzeug und kein Hindernis.
In Excel arbeitest Du regelmäßig mit Verweisen, Pivot-Tabellen, Filtern und Datenmengen.
In Word erstellst und bearbeitest Du Vorlagen, Formatvorlagen, Serienbriefe und Dokumente eigenständig.
Wenn Du Excel hauptsächlich zum Öffnen von Dateien oder Word hauptsächlich zum Schreiben von Briefen nutzt, ist diese Stelle wahrscheinlich nicht die richtige für Dich.

ERP-Systeme sind für Dich kein Neuland.
Idealerweise hast Du bereits mit Microsoft Dynamics NAV oder Microsoft Dynamics 365 Business Central gearbeitet. Du solltest keine Berührungsängste gegenüber daten- und prozessorientierten Systemen haben.

Künstliche Intelligenz findest Du spannend.
Wir setzen KI bereits heute im Arbeitsalltag ein und sehen noch viel Potenzial.
Wenn Du neue Werkzeuge lieber ausprobierst als ignorierst und Freude daran hast, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, passt das gut zu uns.

Du brauchst keinen Animateur.
Bei uns sagt Dir morgens niemand:

• Was heute wichtig ist.
• Was Du als Nächstes machen sollst.
• Welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss.

Du organisierst Deine Arbeit selbst, erkennst Prioritäten und bringst Themen eigenständig voran. Wenn Du jemanden suchst, der Deine Arbeit täglich strukturiert und verteilt, wirst Du bei uns vermutlich nicht glücklich.

Das bieten wir Dir

Verantwortung statt Zuarbeit:Du übernimmst eigene Themenbereiche und sorgst dafür, dass sie funktionieren.

Freiheit statt Mikromanagement:Wir erwarten Selbstständigkeit und geben Dir den Freiraum, Deine Arbeit selbst zu organisieren.

Raum für Ideen:Gute Ideen, bessere Prozesse und sinnvolle Verbesserungen können bei uns schnell umgesetzt werden.

Eine Aufgabe mit Entwicklungspotenzial:Bei GRANNEX gibt es noch viel zu gestalten. Deine Rolle kann mit Dir und dem Unternehmen wachsen.

...achso, und die üblichen Dinge gibt es natürlich auch.

Mobiler Arbeitsplatz für Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, EdenRed, kostenloser Kaffee und Getränke, moderne Arbeitsmittel, ein wirklich schönes Büro und jede Menge Urlaubstage.
Und ja: Gelegentlich läuft auch ein Hund durchs Büro.
...haben wir etwas vergessen? ;)