Kanzleimanagement (m/w/d) | Vollzeit Stallmeyer Mönchengladbach

Stallmeyer; Mönchengladbach; Hybrid; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobrad

Fitnessstudio-Mitgliedschaft

Gemeinsames Mittagessen

Weiterbildungsförderung

Job summary

stallmeyer sucht eine/n engagierte/n Mitarbeiter/in für das Kanzleimanagement in Vollzeit oder Teilzeit. Sie koordinieren Informationen, Unterlagen und Abläufe, unterstützen Mandant:innen, Kolleg:innen und externe Kontakte und sorgen für reibungslose Termine sowie eine strukturierte Aktenführung.

Sie arbeiten mit DATEV, insbesondere DATEV EO comfort, und MS Office. Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildung und Benefits wie Jobrad, Fitnessstudio-Mitgliedschaft und gemeinsames Mittagessen warten auf

Responsibilities

• Kanzleimanagement und Büroorganisation koordinieren und unterstützen.
• Mandant:innen, Kolleg:innen und externe Kontakte freundlich anlaufstellen.
• Fristen, Wiedervorlagen, Termine und Ablagesysteme verwalten.
• Posteingang/ausgang, digitale Ablage und Aktenführung sicherstellen.
• Unterlagen für Mandantentermine, interne Abstimmungen und Behördenkorrespondenz vorbereiten.
• Unterstützung bei Erstellungs- und Prüfberichten.
• Fortlaufende Optimierung von Prozessen und Abläufen.

Tools

DATEV EO comfort

MS Office

Job description

Wir sind stallmeyer – eine mittelständische, partnergeführte Kanzlei mit vier Standorten. Bei uns findest Du interprofessionelle Expertise unter einem Dach: Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung.

Was uns im Alltag ausmacht? Moderne, digital geprägte Prozesse, kurze Wege und ein Miteinander, das von nachhaltigen Werten getragen wird. In unserem Team mit über 60 Mitarbeitenden profitierst Du von flexiblen Arbeitszeiten, fairer Vergütung und gezielter Weiterbildungsförderung. Dazu kommen Benefits wie Jobrad, Fitnessstudio-Mitgliedschaft – und als echtes Highlight: ein warmes, gemeinsames Mittagessen, das wir als Team genießen.

Als Teil des innovativen Kanzlei-Verbundes Afileon bieten wir Dir außerdem übergreifende Kompetenz in allen Fachgebieten, smarte Prozesse am Puls der Digitalisierung und standortübergreifende Karrieremöglichkeiten.

Struktur und Organisation liegen Dir und Du behältst gern den Überblick? Ein digitales Umfeld, kurze Wege und ein wertschätzendes Miteinander sprechen Dich an? Dann könnte diese Aufgabe gut zu Dir passen. Im Kanzleimanagement bist Du eine wichtige Anlaufstelle für unser Team und unsere Mandant:innen – mit Verantwortung im Alltag, Raum für eigene Ideen und einer Einarbeitung, die Dir den Start erleichtert. Die Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit zu besetzen.

Im Mittelpunkt steht die verlässliche Koordination von Informationen, Unterlagen und Abläufen. Gemeinsam mit Kolleg:innen und Ansprechpartner:innen sorgst Du dafür, dass der Kanzleialltag gut organisiert ist.

• Zum Aufgabenbereich gehören vielseitige Tätigkeiten im Kanzleimanagement und in der Büroorganisation.
• Als freundliche und verlässliche Anlaufstelle unterstützt Du Mandant:innen, Kolleg:innen und externe Kontakte.
• Termine, Besprechungen und Wiedervorlagen koordinierst Du; Fristen und offene To-dos behältst Du im Blick.
• Zum Alltag gehören außerdem der Postein- und -ausgang sowie die digitale Ablage und Dokumentenverwaltung.
• Bei der Anlage und Pflege von Akten und Vorgängen sorgst Du für eine klare, nachvollziehbare Ablage.
• Für Mandantentermine, interne Abstimmungen und die Korrespondenz mit Behörden und Institutionen bereitest Du Unterlagen vor.
• Auch bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Erstellungs- und Prüfberichten ist Deine Unterstützung gefragt.
• Vollständige Unterlagen und fristgerechte Weiterleitungen tragen dazu bei, dass Informationen nachvollziehbar vorliegen. Dabei prüfst Du sorgfältig und leitest Inhalte strukturiert weiter.
• Als organisatorische Unterstützung entlastest Du die zuständigen Kolleg:innen und schaffst Freiraum für ihre fachliche Arbeit.
• Ideen, mit denen analoge oder digitale Abläufe einfacher werden, sind willkommen. Gemeinsam mit dem Team bringst Du passende Verbesserungen voran.
• Die Arbeit mit DATEV, insbesondere DATEV EO comfort, lernst Du bei Bedarf kennen oder vertiefst Deine vorhandenen Kenntnisse.

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder Steuerfachangestellte:r bildet eine gute Grundlage. Auch mit einer anderen kaufmännischen Ausbildung bist Du herzlich willkommen, wenn Dich die Organisation eines Kanzleialltags interessiert.
• Nicht alles musst Du schon mitbringen. Uns ist wichtiger, dass Du gern Fragen stellst, Neues lernst und Deine Aufgaben verlässlich angehst.
• Kanzleierfahrung ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wichtig sind Lernbereitschaft und Interesse an neuen Themen.
• Erfahrung mit Erstellungs- und Prüfberichten ist ein Plus. Falls Du in diesem Bereich noch nicht gearbeitet hast, schauen wir uns die Aufgaben gemeinsam an.
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit sind im Kanzleialltag besonders wertvoll. Auch bei mehreren Aufgaben den Überblick zu behalten, hilft Dir dabei.
• Freude daran, Ordnung und Struktur in unterschiedliche Abläufe zu bringen, passt gut zur Rolle.
• Neugier auf neue Aufgaben und die Bereitschaft, sich in Programme und Prozesse einzuarbeiten, passen gut zur Position.
• Bei Herausforderungen suchst Du nach Lösungen und bringst eigene Ideen ein.
• Freundliche, klare Kommunikation und ein serviceorientiertes Auftreten helfen im Kontakt mit unterschiedlichen Menschen.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erleichtern die Zusammenarbeit.
• Erfahrung mit DATEV, DATEV EO comfort und MS Office ist hilfreich, aber kein Muss.
• Mit vertraulichen Informationen gehst Du diskret und verantwortungsvoll um.

• Der Einstieg wird durch eine strukturierte Einarbeitung und erfahrene Kolleg:innen an Deiner Seite begleitet. Schritt für Schritt lernst Du unsere Abläufe kennen und findest Dich gut in Deine Aufgaben ein.
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel geben Dir Spielraum im Arbeitsalltag. Digitale Abläufe entwickeln wir gemeinsam weiter, und Deine Vorschläge sind dabei willkommen.
• Deine fachliche Entwicklung planen wir gemeinsam und orientieren sie an Deinen Aufgaben und Interessen. Dazu gehören individuelle Fortbildungspläne, DATEV-, Digital- und Kanzleimanagement-Schulungen sowie Unterstützung bei beruflichen Zusatzqualifikationen; Fortbildungskosten übernehmen wir und ermöglichen die erforderliche Freistellung.
• Zur fairen Vergütung und zum Corporate-Benefits-Portal kommen Jobrad, Parkplatz, ein Zuschuss zum gemeinsamen Mittagessen und eine Fitnessstudio-Mitgliedschaft hinzu.
• Kurze Entscheidungswege, ein unterstützendes Team und ein respektvolles Miteinander prägen die Zusammenarbeit. Fragen sind willkommen, und Abstimmungen lassen sich direkt klären.
• Die abwechslungsreiche Aufgabe bietet Kontakt zu unterschiedlichen Ansprechpartner:innen und Möglichkeiten zur fachlichen und organisatorischen Weiterentwicklung. Eigene Ideen kannst Du einbringen und gemeinsam mit dem Team weiterentwickeln.

Du möchtest in einer innovativen, digitalisierten Gruppe für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung arbeiten und dabei aktiv zum Wachstum beitragen? Dann bist Du hier genau richtig!
Bei uns sind alle Menschen willkommen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung.