Office Manager (m/w/d) in einer Steuerberatung | Teilzeit

Klemm & Partner; Goch; On-site; EUR 10,000 - 12,000; Part time

Benefits offered by this job

13. Gehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Tankgutschein

Obstkorb

Teamevents

Job summary

Klemm & Partner sucht eine zuverlässige Unterstützung für den Empfang in Teilzeit. Du bist die freundliche Erstansprechpartnerin bzw. der Erstansprechpartner für Mandant:innen und Gäste, bearbeitest Post, koordiniert Kalender und unterstützt das Kanzleiteam aktiv.

Kenntnisse in DATEV und MS Office sowie eine kaufmännische Ausbildung oder Steuerfachangestellten-Ausbildung sind wünschenswert. Du arbeitest bevorzugt montags bis donnerstags von 12:00 bis 16:00 Uhr, bist aber offen für Alternativen.

Qualifications

• Du bist die erste Anlaufstelle für Mandant:innen und Gäste.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und mit Blick fürs Detail.

Responsibilities

• Du nimmst Anrufe entgegen und empfängst Besucher:innen vor Ort.
• Du bearbeitest analoge und digitale Posteingänge und -ausgänge.
• Du koordinierst Kalender, Termine und Besprechungen.
• Du pflegst Mandantenstammdaten und bereitest Informationen für die Kanzlei auf.
• Du prüfst Steuerbescheide intern und leitest diese weiter.
• Du unterstützt bei Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie beim Bestell- und Büroalltag.

Skills

Kommunikation

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Organisationsgeschick

Zuverlässigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Ausbildung zum Steuerfachangestellten

Tools

DATEV

MS Office

Job description

Klemm & Partner begleitet seit 1997 mittelständische Unternehmen mit fundierter Steuerkompetenz und persönlicher Beratung. Unser Team besteht insgesamt aus 25 Mitarbeitenden und wir sind in Goch am Niederrhein verwurzelt. Wir sind persönlich vor Ort und digital deutschlandweit für unsere Mandant:innen da, begegnen ihnen als unternehmerische Partner auf Augenhöhe, fördern die Entwicklung unseres Teams und übernehmen Verantwortung für Mensch und Umwelt.

Ob Du als Werkstudent:in erste Einblicke ins Büromanagement gewinnen möchtest oder bereits Erfahrung mitbringst – bei uns bist Du willkommen.

Für unsere Steuerberatung suchen wir eine zuverlässige Unterstützung für den Empfang in Teilzeit, die Freude an strukturiertem Arbeiten hat und unser Team im Kanzleialltag tatkräftig unterstützt. Als freundliche erste Anlaufstelle trägst Du dazu bei, dass sich Mandant:innen und Kolleg:innen gut aufgehoben fühlen und im Alltag alles rundläuft.

Deine Arbeitszeit liegt vorzugsweise montags bis donnerstags von 12:00 bis 16:00 Uhr. Über Alternativen können wir gerne direkt sprechen.

• Du bist erste Ansprechperson für unsere Mandant:innen und Gäste: Du nimmst Anrufe entgegen, empfängst Besucher:innen vor Ort und sorgst am Telefon, per E-Mail und in Schreiben für eine professionelle und klare Kommunikation.
• Du hältst den Kanzleialltag am Laufen: Du bearbeitest den analogen und digitalen Posteingang und -ausgang, sichtest und verteilst Unterlagen und sorgst für eine verlässliche Dokumentation und Ablage.
• Du behältst Fristen und Termine im Blick, pflegst Übersichten, erinnerst proaktiv an anstehende Deadlines und koordinierst Kalender sowie Besprechungen.
• Du pflegst Mandantenstammdaten und bereitest relevante Informationen für die Betreuung durch die Kanzlei auf.
• Du koordinierst die Bearbeitung eingehender Steuerbescheide: Du prüfst sie nach den internen Abläufen, leitest sie an die zuständigen Mitarbeitenden weiter, stellst sie den Mandant:innen digital bereit und koordinierst die Rückgabe.
• Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen, kümmerst Dich um Bestellungen und erledigst weitere allgemeine Büroaufgaben.
• Du bringst Dich – je nach Deiner Affinität und Deinem Know-how – auch in den sinnvollen Einsatz und die Weiterentwicklung von KI-gestützten Anwendungen ein und hilfst dabei, unsere Abläufe digital weiterzudenken.
• Mit Deinem Blick fürs Detail und Deiner herzlichen Art trägst Du dazu bei, dass sich Mandant:innen und Kolleg:innen bei uns gut aufgehoben fühlen – vom reibungslosen Empfang bis zur kleinen Aufmerksamkeit zwischendurch.

• Idealerweise hast Du eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung zur/zum Steuerfachangestellten abgeschlossen oder möchtest uns während Deines Studiums als Werkstudent:in unterstützen. Auch Quereinsteiger sind herzlich willkommen.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und mit einem guten Blick fürs Detail. Gleichzeitig bist Du offen für neue Ideen und bringst gern Deinen eigenen Spirit ein.
• Mit Deiner freundlichen, zuvorkommenden und positiven Art gehst Du offen auf Menschen zu. Du kommunizierst gern mit Mandant:innen und im Team und trägst dazu bei, dass sich alle willkommen und gut aufgehoben fühlen.
• Du bist ein:e verlässliche:r Teamplayer:in und bereicherst das Miteinander mit Deiner herzlichen, inspirierenden Art.
• Idealerweise kennst Du DATEV bereits und bist sicher im Umgang mit MS Office.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Du arbeitest papierlos mit DATEV, profitierst von klaren Prozessen und modernen Tools und lernst den Einsatz von KI im Arbeitsalltag kennen.
• Offene Kommunikation und eine gelebte Feedbackkultur sind für uns selbstverständlich.
• Neben einer umfangreichen Einarbeitung, unterstützen wir Dich bei Deiner persönlichen und fachlichen Entwicklung.
• Dich erwarten eine faire Vergütung, ein 13. Gehalt und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Bei Projektpartys, Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern und weiteren Teamevents lernst Du das Team schnell kennen.
• Tankgutschein und Obstkorb gehören ebenfalls zu Deinen Vorteilen.
• Du wirst Teil einer Kanzlei mit Fokus auf Nachhaltigkeit und Klimaschutz.

Bei uns sind alle Menschen willkommen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung.