Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) 50–75 %

Max Planck Group; Stuttgart; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zweijahresvertrag

TVöD Bund Entgeltgruppe 9a

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket

Flexibles Arbeitszeitmodell

Mobiles Arbeiten

Zusammenfassung

Die Max-Planck-Gruppe sucht am Standort Stuttgart eine Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) in Teilzeit bis 75 %. Sie unterstützen die Verwaltungsleitung organisatorisch, koordinieren Abläufe und fungieren als Ansprechpartner*in für Abteilungen.

Zudem verantworten Sie Informationsfluss, Budgetberichte und interne Regelungen. Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Erfahrung im Assistenzbereich sowie in der Kommunikation mit Führungskräften ist wünschenswert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ideal Büromanagement.
• Erfahrung in Unterstützung von Führungskräften, interkulturell bevorzugt.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Genaue, zuverlässige, eigenständige Arbeitsweise; gut strukturiert.
• MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und IT-Affinität.
• Bereitschaft zu bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
• Netzwerkfunktion zu Ansprechpartnern auf allen Ebenen.

Aufgaben

• Unterstützung und Koordination bei organisatorischen Aufgaben der Verwaltungsleitung.
• Ansprechpartner*in für Abteilungen und Institutbereiche.
• Verwaltung des Informationsflusses, Bearbeitung von Anfragen, Redaktion von Intranetseiten.
• Erstellung von Präsentationen, Organigrammen und Formularen; Erfassung von Prozessen.
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen.
• Erstellung und Verteilung von Budgetberichten.
• Unterstützung bei Aktualisierung interner Regelungen und Revisionsanfragen.
• Allgemeine Assistenztätigkeiten (Schriftverkehr, Post, Telefon, Reisen, Beschaffung).

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

MS Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Interkulturelle Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme (MPI-IS) forscht an intelligenten Systemen, die wahrnehmen, lernen und interagieren. Unsere Grundlagenforschung in algorithmischen, physischen und sozialen Dimensionen treibt Künstliche Intelligenz und Robotik für das Gemeinwohl voran.

Die Verwaltung des Instituts unterstützt in allen administrativen Belangen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Personal.

Wir suchen für den Standort in Stuttgart eine

Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/div) 50–75 %

Aufgaben:

• Unterstützung und Koordination bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Verwaltungsleitung
• Ansprechpartner*in für die Abteilungen, sowie alle anderen Bereiche des Instituts
• Verwaltung des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise. Bearbeitung interner und externer Anfragen, Redaktion der Intranetseiten, Erstellung von Präsentationen, Organigrammen und Formularen, Erfassung von Prozessen in einer Datenbank
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen
• Erstellung und Verteilung von Budgetberichten
• Unterstützung bei der Aktualisierung interner Regelungen und bei Anfragen der internen Revision
• Allgemeine Assistenztätigkeiten (z.B. Schriftverkehr, Postbearbeitung, Telefondienst, Terminkoordination, Reisebuchung und -abrechnung, Materialbeschaffung und -verwaltung)

Wir suchen eine zuverlässige, gewissenhafte und vertrauenswürdige Person, die sich darauf freut, Teil eines dynamischen, internationalen Arbeitsumfelds zu werden. Die Max-Planck-Gesellschaft garantiert allen qualifizierten Bewerbenden Chancengleichheit.

Ausbildung und Erfahrung:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder über mehrjährige fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich oder im kaufmännischen Bereich.
• Sie verfügen über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von und Kommunikation mit Führungskräften, idealerweise im interkulturellen Umfeld.
• Sie sind reaktionsschnell und die Beherrschung insbesondere der englischen, aber auch der deutschen Sprache ist für Sie genauso selbstverständlich wie Ihre sehr guten Kommunikationsfähigkeiten.
• Sie überzeugen mit Ihrer genauen, zuverlässigen und eigenständigen Arbeitsweise, Ihrem Organisationsgeschick sowie Ihrem Durchsetzungsvermögen. Sie sind gut strukturiert und besitzen zugleich die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben parallel zu erledigen.
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint), ausgeprägte IT-Affinität sowie die Fähigkeit, neue digitale Systeme schnell zu erlernen und sicher zu nutzen.
• Sie nehmen aktiv am Büroleben teil, sind flexibel und bereit, andere Kolleg*innen zu unterstützen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.
• Sie bauen sich schnell ein Netzwerk zu den wichtigsten Ansprechpartner*innen auf und gehen offen und professionell auf Menschen aller Hierarchieebenen zu.

Unser Angebot

• Interessante, herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen und dynamischen Forschungsinstitut
• Einen Zweijahresvertrag mit der Möglichkeit einer Festanstellung
• Je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund)
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle, die Anbindung an eine Kindertagesstätte und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.