HR Business Partner (a)

Future Machine Labs GmbH; Mülheim-Kärlich; Hybrid; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Future Machine Labs GmbH sucht eine erfahrene HR-Operations-Persönlichkeit, die das komplette Employee Lifecycle Management steuert und als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende fungiert.

Sie übernehmen Verantwortung für Recruiting-Prozesse, arbeiten eng mit Hiring Managern zusammen und entwickeln unser HR-System (Personio) sowie die Knowledge Base weiter. Ideal sind Start-up-/Scale-up-Erfahrungen und eine pragmatische, prozessgetriebene Arbeitsweise.

Qualifikationen

• Operative HR-Erfahrung über mehrere Bereiche hinweg.
• Personio oder ein ähnliches HRIS genutzt und Prozesse darin aufgebaut.
• Recruiting-Prozesse eigenständig gesteuert und Hiring Manager koordiniert.
• Denkweise: Prozesse, Standards und Automatisierung mit Fokus auf Effizienz.

Aufgaben

• Steuerung operativer HR-Themen entlang des Employee Lifecycles.
• Verträge, Bescheinigungen und Arbeitgeberpflichten verwalten.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Konflikten oder Exit-Situationen.
• Interviews führen, Hiring Manager durch den Prozess leiten und Candidate Experience sichern.
• HR-System Ownership: Personio konfigurieren, Datenstrukturen optimieren und Workflows abbilden.

Kenntnisse

HR Administration

Recruiting

People Cases

Employee Lifecycle

Process Automation

System Ownership

Tools

Personio

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

HR Operations und People Management

• Du steuerst unsere operativen HR-Themen entlang des gesamten Employee Lifecycles

• Du kümmerst dich um Verträge, Bescheinigungen und wiederkehrende Arbeitgeberpflichten

• Du bist zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte: auch bei Konflikten, Exit-Situationen oder emotional aufgeladenen People Cases.

Recruiting und Employee Lifecycle

• Du steuerst wiederkehrende Besetzungen - insbesondere für Support- und Operations-Rollen - als reproduzierbaren Recruiting-Prozess.

• Du führst Interviews selbst, steuerst Hiring Manager durch den Prozess und sorgst für eine verbindliche und transparente Candidate Experience.

• Du nutzt Erkenntnisse aus Recruiting, Onboarding, Fluktuation und Exit-Gesprächen, um unsere Prozesse kontinuierlich besser zu machen.

HR Systeme und Skalierung

• Du übernimmst echtes System-Ownership für Personio. Du bedienst das System nicht nur – du konfigurierst, strukturierst und entwickelst es eigenständig weiter.

• Du sorgst dafür, dass Prozesse, Daten, Verantwortlichkeiten und Workflows möglichst im System abgebildet werden

• Du entwickelst unser HR Operating System und unsere Knowledge Base aus realen Fällen weiter, damit Wissen nicht in einzelnen Köpfen bleibt.

Business Partnership und Kultur

• Du denkst HR nicht als Selbstzweck. Du fragst zuerst: Welches Business-Problem lösen wir?

• Du verstehst die unterschiedlichen Arbeitsrealitäten von Operations, Sales, Tech und Management und kannst zwischen diesen Welten glaubwürdig übersetzen.

• Du unterscheidest zwischen Gleichbehandlung und fairer Behandlung. Unterschiedliche Anforderungen dürfen unterschiedliche Lösungen brauchen

Dein Profil

Erfahrung und Fachkenntnisse

• Du hast operative HR-Erfahrung über mehrere Bereiche hinweg, insbesondere HR Administration, Recruiting, People Cases und Employee Lifecycle.

• Du hast Personio oder ein vergleichbares HRIS nicht nur genutzt, sondern Prozesse, Workflows oder Strukturen darin selbst konfiguriert und weiterentwickelt.

• Du kennst die wesentlichen arbeitsrechtlichen und administrativen Arbeitgeberpflichten und weißt gleichzeitig, wann du Fachwissen verifizieren oder externe Expertise hinzuziehen musst.

• Du hast Recruiting-Prozesse eigenständig gesteuert, Interviews geführt und eng mit Hiring Managern zusammengearbeitet.

• Du denkst in Prozessen, Standards und Automatisierung und hast Lust, AI und digitale Tools ganz selbstverständlich in deine Arbeit zu integrieren.

• Du hast idealerweise bereits in einem Start-up oder Scale-up gearbeitet: hohe Geschwindigkeit, begrenzte Ressourcen, unvollständige Strukturen und Prioritäten, die sich auch einmal kurzfristig verändern.

Persönlichkeit und Mindset

• Du übernimmst Verantwortung für HR-Themen end-to-end. Ein Problem auf deinem Tisch bleibt nicht liegen und wird nicht einfach weiterdelegiert.

• Du bleibst auch bei Konflikten, Exit-Situationen und persönlichen Themen ruhig, professionell und empathisch. Nähe zu Menschen und professionelle Distanz schließen sich für dich nicht aus.

• Du bist kein „Strategic-only HRler“. Du führst Interviews, kümmerst dich um administrative Themen, klärst eine Behördenfrage und baust anschließend den dazugehörigen Prozess.

• Du kannst mit Mitarbeitenden in Operations genauso glaubwürdig sprechen wie mit Sales, Tech oder der Geschäftsleitung.

• Du brauchst keine perfekte Roadmap, bevor du loslegst. Wenn sich Prioritäten ändern, ordnest du neu, machst Trade-offs transparent und setzt um.

Das kannst du von uns erwarten

Verantwortung und Einfluss

Du bekommst echte Verantwortung für unsere HR Operations – mit direktem Zugang zur Geschäftsleitung. Kein politisches Umfeld, keine großen HR-Silos. Die zentralen HR-Themen laufen bei dir zusammen und du siehst unmittelbar, wie deine Arbeit die Organisation besser macht.

Arbeitsmodell und Präsenz

Mindestens 3 Tage pro Woche bist du in Mülheim-Kärlich – nah an Operations, nah an den Menschen, nah an der Realität. Remote-Flexibilität für administrative, konzeptionelle und fokussierte Arbeit ist möglich.

Kultur

Direkt. Ergebnisorientiert. Schnell. Hart in der Sache, fair im Miteinander. Wir sprechen Probleme aus, bevor sie groß werden. Prioritäten können sich verändern – „sprunghaft by Design“ gehört bei uns ein Stück weit dazu. Dafür bekommst du Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege.

Wachstum und Entwicklung

Du bist Teil eines Unternehmens, das gerade in eine entscheidende Wachstumsphase eintritt. Du übernimmst zunächst die operative Verantwortung für ein funktionierendes HR-System. Mit dem Unternehmen kann auch deine Rolle wachsen – perspektivisch in Themen wie Personalplanung, Feedback, People Development und weitere strategische People-Fragestellungen.

Wir freuen uns auf dich!

Dein persönlicher Ansprechpartner bei FM Labs:

Stefan Berndt

#gerneperdu

FML – People & Culture

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