Gästemanagement (m/w/d) | Ehrenamt

Filmfest Sh; Kiel; On-site; EUR 450 - 550; Part time

Benefits offered by this job

Freier Festivaleintritt für über 20 Veranstaltungen

Aufwandsentschädigung von 500 EUR/Jahr

Einarbeitungszeit durch ein engagiertes Team

Job summary

Das Filmfest Sh in Kiel sucht ein engagiertes Teammitglied für das Gästemanagement, um Filmschaffende zu betreuen und den Aufenthalt angenehm zu gestalten. Die Aufgabe umfasst Einladungs- und Unterkunftsmanagement, Kommunikation mit Gästen sowie die Pflege der Gästedatenbank.

Du solltest offen und kommunikativ sein, sowie im Festivalzeitraum anwesend sein können. Das Festival bietet einen kreativen Arbeitsplatz und eine Aufwandsentschädigung von 500 EUR pro Jahr.

Qualifications

• Offen und kommunikativ im Umgang mit Menschen.
• Selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können.
• Sicherer Auftritt und strukturiertes Arbeiten.

Responsibilities

• Einladungsmanagement und Gästeverwaltung während des Festivals.
• Organisation von Hotelbuchungen in Zusammenarbeit mit Partnerhotels.
• Hauptansprechpartner:in für Gäste und deren Anfragen.
• Pflege der Gästedatenbank mit relevanten Informationen.
• Zuweisung von Akkreditierungen für die Gäste.
• Betreuung der Gäste vor Ort.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Umgang mit digitalen Tools

Job description

Die Stelle wird bis zum 31.08.2026 ausgeschrieben.

Du liebst Filme und Menschen, die diese erschaffen? Dann verstärke unser Gästemanagement!

Du möchtest Filmschaffende aus aller Welt willkommen heißen, ihnen den Festivalaufenthalt so angenehm wie möglich gestalten und dabei selbst Teil eines leidenschaftlichen Teams werden? Dann bist du im Team “Gästemanagement” genau richtig! Bei uns sorgst du mit deinem Einsatz dafür, dass sich unsere Gäste rundum gut betreut fühlen.

Deine Aufgaben

• Einladungsmanagement: Erstellen der Gästelisten, Versenden von Einladungen und Verwalten der Rückmeldungen. Weitergabe von Informationen an entsprechende Units bzgl Gästeanwesenheit während des Festivalzeitraums, Eventreservierungen
• Unterkunftsmanagement: Organisation Hotelbuchungen, in Zusammenarbeit mit Partnerhotels, Beschreibungen der Anfahrtswege
• Kommunikation: Hauptansprechpartner:in für alle Gästeanfragen. Beantwortung von Fragen zum Festivalprogramm und zu speziellen Anforderungen etc., Erstellen von Abfragebögen
• Datenbankpflege: Führen und Aktualisieren der Gästedatenbank, inklusive aller relevanten Informationen (Kontaktdaten, Reisepläne, Akkreditierungsstatus, Anwesenheit etc.
• Akkreditierung: Zuweisung von Akkreditierungen für die Gäste
• Gästebetreuung vor Ort: direkte:r Ansprechpartner:in für Gäste
• Gäste-Desk / Anlaufstelle: Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle, an der sich die Gäste akkreditieren, Informationen erhalten und ihre Fragen klären können
• Budgetverwaltung: Abrechnung und Kontrolle der Ausgaben für Reisen, Unterkünfte und andere Gästebetreuerleistungen

Das bringst Du mit

• Du bist offen, kommunikativ und hast keine Scheu vor Menschen
• Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich und behältst den Überblick
• Du trittst kompetent und sicher auf
• Du arbeitest strukturiert, organisiert und bist teamfähig
• Du kannst im Festivalzeitraum anwesend sein
• Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle Aufgabe in einem kreativen Umfeld eines renommierten Filmfestivals im Norden
• ausreichende Einarbeitungszeit durch ein nettes und engagiertes Team
• Einblicke in die vielschichtigen Aspekte der Festivalorganisation
• Vernetzung mit Filmschaffenden und Kulturakteuren, auch überregional
• Freier Festivaleintritt (für über 20 Veranstaltungen)
• Aufwandsentschädigung (Pauschale 500 EUR/Jahr)
• qualifizierter Nachweis

Über das Filmfest Schleswig-Holstein

Das Filmfest Schleswig-Holstein ist eine wichtige kulturelle Plattform für Filmkunst im hohen Norden. Wir fördern kreative Filmschaffende, bringen regionale und internationale Perspektiven zusammen und schaffen Begegnungsräume zwischen Publikum und Künstler:innen. Möglich wird dies durch ein starkes Team aus Ehrenamtlichen, die gemeinsam ein lebendiges Festival gestalten. Vielfalt ist dabei ein zentraler Wert: Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität auf deine Bewerbung.

Was uns wichtig ist

Wir fördern Vielfalt und Gleichstellung aller ehrenamtlich Engagierten und freuen uns über Interessensbekundungen von schwarzen Menschen, Personen of Colour, Menschen mit familiärer Migrations- oder Fluchtgeschichte, trans, inter und queeren Personen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.