Founder's Associate – Operations

Jobtailor; Rosenheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Jobtailor in Bayern sucht eine/n engagierte/n Office- und Gründer-Assistenten/in zur umfassenden Unterstützung des Gründers. Sie koordinieren Termine, erstellen Präsentationen, pflegen interne Abläufe und dokumentieren Entscheidungen.

Sie arbeiten eigenständig, strukturieren Arbeitsprozesse und tragen zur Optimierung operativer Themen bei. Einstieg mit Startup-Umfeld, Office-Office-Präsenz bevorzugt.

Qualifikationen

• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse oder Bereitschaft zur Weiterentwicklung.
• Spaß an Ordnung, Organisation, Dokumentation, Koordination und Nachverfolgung.
• Proaktives Denken, Mustererkennung, Verbesserungsvorschläge.
• Diskretion, Professionalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Unterstützung des Gründers und Co-CEO in der täglichen Arbeit.
• Sicherstellen, dass Termine, Meetings, Unterlagen und Folgemäbungen vorbereitet, ausgeführt und nachverfolgt werden.
• Termine organisieren, Meetings vorbereiten (vor/nachher) und offenen Punkte nachverfolgen.
• Folien, Meetingsmaterialien, Dokumentationen und interne Übersichten erstellen.
• Wikis, interne Prozesse und Arbeitsabläufe strukturieren und pflegen.
• Unterstützung im Office-Management und Sicherstellung reibungsloser Abläufe.
• Koordination interner Team-Syncs und Dokumentation von Entscheidungen und To-Do’s.
• Unterstützung bei Systemeinführungen und Prozessverbesserungen.
• Recherche potenzieller ERP/MES-Partner, Erstellung strukturierter Listen, Erstkontakte vorbereiten.
• Organisation von Messen, Partnermeetings und operativen Spezialthemen.
• Unterstützung des Gründerteams bei der Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung strategischer Themen.

Jobbeschreibung

Key Responsibilities

• Support our Founder and Co‑CEO directly in day‑to‑day operations.
• Ensure appointments, meetings, slide decks, documentation, follow‑ups, internal processes, organizational matters and selected special projects are reliably prepared, executed and tracked.
• Organize appointments, prepare meetings (before and after) and reliably follow up on open items.
• Create slides, meeting materials, documentation and internal overviews.
• Maintain and structure wikis, internal processes and organizational workflows.
• Assist with office administration and ensure operational issues do not remain unresolved.
• Coordinate internal team syncs and document decisions and follow‑ups.
• Support internal system rollouts and process improvements.
• Research potential ERP/MES partners, create structured lists and prepare initial contacts.
• Help organize trade shows, partner meetings and operational special topics.
• Support the Founder team in better preparing, documenting and tracking strategic topics.

Requirements

• You work very independently, in a structured way and reliably.
• You have excellent German, both written and spoken.
• You have good English or are willing to further develop it in day‑to‑day work.
• You enjoy bringing order to chaos and seeing tasks through to completion.
• You are strong in organization, documentation, coordination and follow‑up.
• You think proactively, recognize patterns and independently propose improvements.
• You are discreet, professional and able to handle confidential information.
• You are interested in startups, entrepreneurship, B2B, AI and industrial processes.
• You prefer working from the office, as proximity, quick alignment and operational visibility are important in this role.
• You have an ownership mentality: when you take on a topic, it doesn't stay half‑finished.
• Startup experience is helpful but not required. More important are potential, initiative, structure, willingness to learn and reliability.

Core Competencies

Demonstrates strong organizational and documentation skills, with a focus on supporting executive operations and improving internal processes. Proficient in both German and English, with a proactive approach to problem‑solving and a commitment to maintaining confidentiality.