Facility Coordinator (m/w/d) | Hamburg

Michael Page; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Attraktive Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes Arbeitsumfeld

Kollegiales Betriebsklima

Job summary

Michael Page sucht eine/n erfahrene/n Facility- bzw. Office-Manager/in zur zentralen Anlaufstelle für Gebäude, Flächenmanagement und Standortservices.

Sie steuern externe Dienstleister, sichern einen reibungslosen Betrieb und unterstützen Budgetplanung sowie Audits in einem international tätigen Umfeld. Die Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und solide Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung/vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in koordinierenden, administrativen Funktionen
• Erfahrung im Facility/Office Management oder Gebäudemanagement
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
• Gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Zentraler Ansprechpartner für kaufmännische und organisatorische Themen rund um Gebäude, Flächenmanagement und Standortservices
• Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination externer Facility-Dienstleister
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Standortbetriebs
• Planung, Nachverfolgung und Koordination laufender Facility-Themen
• Einholung, Vergleich und Bewertung von Angeboten sowie Unterstützung bei der Beauftragung externer Dienstleister
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Fristenmanagement
• Begleitung interner und externer Audits inklusive Maßnahmenverfolgung
• Unterstützung bei Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortübergreifenden Projekten
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Vertretung der Warenannahme sowie Unterstützung der Abteilungsleitung

Skills

Koordination

Office Management

Facility Management

Prozessorganisation

MS 365

Education

Kaufmännische Ausbildung

Industriekaufmann

Tools

MS 365 (Office)

Job description

Firmenprofil

Unser Mandant ist ein weltweit agierendes Unternehmen, das innovative Automatisierungs- und Technologielösungen für anspruchsvolle Branchen entwickelt und produziert. Moderne Arbeitsumgebungen, hohe Qualitätsstandards sowie eine langfristige Perspektive zeichnen das Unternehmen aus.

• Zentraler Standort in Hamburg
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Aufgabengebiet

• Zentraler Ansprechpartner für alle kaufmännischen und organisatorischen Themen rund um Gebäude, Flächenmanagement und Standortservices
• Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination externer Facility-Dienstleister
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Standortbetriebs
• Planung, Nachverfolgung und Koordination laufender Facility-Themen
• Einholung, Vergleich und Bewertung von Angeboten sowie Unterstützung bei der Beauftragung externer Dienstleister
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Fristenmanagement
• Begleitung interner und externer Audits inklusive Maßnahmenverfolgung
• Unterstützung bei Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortübergreifenden Projekten
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben
• Vertretung der Warenannahme sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in definierten Themenbereichen

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Groß- und Außenhandelskaufmann (m/w/d), Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer koordinierenden, administrativen oder organisatorischen Funktion
• Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Office Management, Workplace Management oder Gebäudemanagement
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Eigeninitiative
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

What's On Offer

• Unbefristete Festanstellung in einem international erfolgreichen Unternehmen
• Attraktive Vergütung inklusive zusätzlicher Sozialleistungen
• Flexible Arbeitszeiten für eine bessere Work-Life-Balance
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Modernes Arbeitsumfeld mit hochwertigen Arbeitsmitteln
• Kollegiales und wertschätzendes Betriebsklima mit kurzen Entscheidungswegen

Quote job ref: JN-102026-7124572