Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) - zunächst befristet auf 1 Jahr (Krankheitsvertretung)

Landor; München; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

USC-Mitgliedschaft

Zuschuss zum Deutschlandticket

Flexible Arbeitszeiten

Arbeitsstandorte München & Berlin

Job summary

amp sucht eine erfahrene Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) in München. Du bist die rechte Hand des CEO, sorgst für Organisation, Priorisierung und reibungslose Abläufe in drei Büros in München und Berlin. Flexible Home-Office-Tage sind möglich.

Die Position ist zunächst auf 1 Jahr befristet, mit Aussicht auf Weiterbeschäftigung. Zu deinen Aufgaben gehören Terminkalendermanagement, E-Mail-Korrespondenz, Reiseplanung, Spesenabrechnungen, Recherche und Beauftragungsmanagement sowie die

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im relevanten Bereich.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit
• Proaktive, strukturierte Arbeitsweise und eigenverantwortliches Handeln

Responsibilities

• Termine des Geschäftsführers koordinieren und zeitliche Planung über Zeitzonen hinweg sicherstellen.
• Postfach/ Korrespondenz des Geschäftsführers eigenständig bearbeiten.
• Aufgaben- und Fristenmanagement proaktiv strukturieren und überwachen.
• Reiseplanung und Spesenabrechnungen organisieren.
• Recherche durchführen und Präsentationen erstellen, wenn nötig.
• Beziehungen zu Lieferanten und Partneragenturen pflegen.
• Büroorganisation in drei Standorten München und Berlin sicherstellen.
• Veranstaltungen und Team-Events planen und durchführen.

Skills

Kalendermanagement

E-Mail-Management

Aufgaben- & Fristenmanagement

Reisemanagement

Recherche

Beziehungsmanagement

Office-Management

Veranstaltungsmanagement

MS-Office-Kompetenz

KI-Tools

Education

Wirtschaftswissenschaften/Büromanagement (abgeschlossenes Studium/Ausbildung)

Betriebswirtschaftslehre

Tools

MS Office

KI-Tools

Job description

Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) - zunächst befristet auf 1 Jahr (Krankheitsvertretung)

Munich

Wer wir sind:

Wir sind amp: die Agentur für Sound Branding, das einen Unterschied macht. Wir kreieren einzigartige Sound Identities für die coolsten Marken weltweit – von Mastercard bis Mercedes- Benz. Unsere Mission? Marken einen Klang zu geben, der echte Verbindungen schafft. Wie? Indem wir Klang, Stimme und Musik über jeden Touchpoint hinweg meisterhaft orchestrieren. Dabei sind wir stolzer Teil der WPP Gruppe, eine der weltweit größten Medien- und Kommunikationsunternehmen.

Wir suchen dich:

Als Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) bist du die rechte Hand unseres CEOs und hältst ihm im operativen Tagesgeschäft den Rücken frei. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass unsere drei Büros in Deutschland echte Wohlfühlorte für unser Team sind. Wir suchen dich in Vollzeit (40h/Woche) für unser Office in München. Da in dieser Rolle der direkte Draht zum Team und zum CEO wichtig ist, wünschen wir uns viel Präsenz vor Ort. Flexible Home-Office-Tage sind natürlich trotzdem auch möglich. Die Position ist zunächst auf ein Jahr befristet, es besteht jedoch die Möglichkeit zur langfristigen Übernahme.

Deine Hauptaufgaben im Überblick:

• Termin- und Kalendermanagement: Du jonglierst souverän den dynamischen Kalender unseres CEOs, auch über verschiedene Zeitzonen hinweg. Dabei denkst du immer einen Schritt voraus und sorgst dafür, dass der CEO bei relevanten Meetings mit Externen bestens gebrieft ins Gespräch geht.


• Postfachverwaltung und Korrespondenz: Du bist der smarte Filter im Posteingang. Du bearbeitest den E-Mail-Verkehr unseres CEOs eigenständig, wickelst die Geschäftskorrespondenz ab und verfasst treffsichere Entwürfe für unsere interne und externe Kommunikation.


• Aufgaben- & Fristmanagement: Du hältst unserem CEO proaktiv den Rücken frei. Du strukturierst, priorisierst und verfolgst To-Dos und Termine verlässlich, sodass im dynamischen Agenturalltag keine Deadline untergeht.


• Reisemanagement und Spesenabrechnung: Du planst die internationalen Geschäftsreisen unseres CEOs von A bis Z. Auch für das Team hast du bei Reisefragen immer ein offenes Ohr und sorgst im Hintergrund dafür, dass bei den Reise- und Spesenabrechnungen alles reibungslos läuft.


• Recherche und Präsentationserstellung: Mit deinen gezielten Recherchen tauchst du tief in neue Themen ein und lieferst so wertvolle Insights für unsere Projekte. Gegebenenfalls erstellst du Slides für die ein oder andere Präsentation.


• Beziehungsmanagement: Du bist ein echtes Kommunikationstalent. Du pflegst aktiv und auf Augenhöhe die Beziehungen zu den Lieferanten von amp sowie zu unseren Partneragenturen im WPP-Netzwerk.


• Office Management & Agenturalltag: Du sorgst dafür, dass in unseren drei Büros in München und Berlin alles rundläuft. Ob es um die Verwaltung von Büromaterial oder die Steuerung unserer externen Dienstleister geht, du hast unsere Offices fest im Griff und schaffst ein Umfeld, in dem wir optimal arbeiten können.


• Eventmanagement: Ob Teamevent oder Sommerfest - mit einem Auge für Details planst und organisierst du unsere internen Firmenveranstaltungen und sorgst für unvergessliche Momente.


• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder Ausbildung, z. B. im Bereich Wirtschaftswissenschaften oder Büromanagement.


• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen, mittelständischen oder kreativen Agenturumfeld.


• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, damit du dich mit unserem Team und den anderen Standorten verständigen kannst.


• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit KI-Tools.


• Auf dich ist Verlass, du behältst Geschäftsgeheimnisse für dich und deine Arbeitsweise zeichnet sich durch Proaktivität, Strukturiertheit, Eigenverantwortung und ein lösungsorientiertes Denken aus.


• Du hast eine \"Can-Do\"-Mentalität, gepaart mit hoher Belastbarkeit, Zielstrebigkeit und einem stets souveränen Auftreten, auch unter Druck.

Was für dich drin ist:

• Sehr viel Musik :)


• Ein kreatives und offenes Arbeitsumfeld mit einem multikulturellen Team, das mehr als 15 verschiedene Sprachen spricht.


• Eine lockere Arbeitsatmosphäre, flexible Arbeitszeiten, flache Hierarchien und definitiv kein Corporate Office.


• Vielfältige Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.


• USC Mitgliedschaft und ein großzügiger Zuschuss zum Deutschlandticket.

Es treffen nicht alle Aspekte auf dich zu? Das ist absolut kein Problem. Bei amp legen wir großen Wert auf deine berufliche und persönliche Entwicklung, daher werden wir deine individuellen Entwicklungsmöglichkeiten gemeinsam entdecken.