Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

medermis clinics GmbH; München; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrradleasing

Mobilitätszuschuss

Job summary

medermis clinics GmbH in München sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur professionellen Organisation des Head Offices. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und erstellen Präsentationen sowie Vorlagen für Entscheidungen.

Darüber hinaus bearbeiten Sie vertrauliche Korrespondenz, planen Dienstreisen und unterstützen interne wie externe Partner. Eine kaufmännische Ausbildung, Organisationsgeschick und sehr gute Deutschkenntnisse sind erwünscht.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles Auftreten
• Hohe Diskretion und sensibler Umgang mit Informationen
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in München; mobiles Arbeiten nur in Ausnahmefällen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Responsibilities

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Unterlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen
• Koordination von Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besuchern und externen Partnern
• Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte
• Eigenständige Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Skills

Organisationsgeschick

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Diskretion

Priorisierung

Teamfähigkeit

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Microsoft 365

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Aufgaben

• Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen
• Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern
• Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs
• Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse
• Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Profilanforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Warum wir?

• Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum
• Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen
• Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien: kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen
• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung
• Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten
• Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

Einsatzort

medermis clinics GmbH

Art Deco Palais an der Hackerbrücke

Anwesenheit vor Ort, Homeoffice nur in Ausnahmefällen

Über uns

Die medermis clinics Gruppe ist ein Verbund aus dermatologischen Arztpraxen und Kliniken. Wir legen großen Wert darauf, unseren Mitarbeitenden ein sicheres und gleichzeitig spannendes Arbeitsumfeld zu bieten. Denn nur ein motiviertes Team kann erstklassige medizinische Leistungen erbringen.

Unsere Patientinnen und Patienten profitieren von modernsten Technologien und hochqualifizierten Mitarbeitenden, die ihnen jederzeit die bestmögliche Behandlung garantieren.

Unsere Auszeichnung als attraktiver Arbeitgeber von Great Place to Work bestätigt unser kontinuierliches Engagement, eine wertschätzende Unternehmenskultur zu fördern, in der sich unsere Mitarbeitenden wohlfühlen und ihr volles Potenzial entfalten können.