Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20h/w)

Eat Happy Group; Köln; On-site; EUR 32,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Happy Health

Hybrid work model

Welcome Days

Inhouse Trainings & Workshops

Deutschlandticket

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Die EAT HAPPY GROUP – FCF Holding GmbH in Köln sucht eine Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20 Std./Woche). Du bist eine zentrale Vertrauensperson und sorgst dafür, dass Tagesabläufe professionell, strukturiert und diskret ablaufen.

Du arbeitest selbstständig, eigenverantwortlich und behältst den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig an deinem Tisch landen. Zu deinen Aufgaben gehören Organisation, Post- und Telefonbearbeitung, Korrespondenz, vorbereitende Buchhaltung,

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management- oder Vorstandsebene (maßgeblich).
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts
• Postbearbeitung, Annahme eingehender Telefonate sowie Ablagestruktur-Management
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenzen und Dokumenten
• Übernahme vorbereitender Buchhaltung sowie der Rechnungsbearbeitung
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Terminen
• Kommunikation mit externen Partnern wie Rechtsanwälten, Steuerberatern, Behörden und weiteren Stakeholdern
• Unterstützung bei gesellschaftsorganisatorischen Themen (z.B. Anmeldungen/Änderungen, Handelsregistereinträge)
• Allgemeine administrative und organisatorische Assistenzaufgaben
• Recherche zu relevanten Themen sowie Aufbereitung von Informationen

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Englischkenntnisse

MS Office

Digitale Tools

Hands-on-Mentalität

Tools

MS Office

Digitale Tools

Job description

Bei der EAT HAPPY GROUP |FCF Holding GmbHerwartet dich mehr als ein Job.

In unserem Headquarter in Köln sorgen rund 220 Mitarbeitende dafür, dass innerhalb der Group alles zusammenläuft. Wir kümmern uns im Hintergrund um alles Nötige, damit neue Produkte entstehen, wir neue Shops eröffnen und in neue Länder expandieren können.

Mit unseren Konzepten EAT HAPPY, YUZU, WAKAME, THE SUSHI LAB und CANDY CUISINE verbinden wir Frische & Handwerk, Trendgespür & Innovation in mittlerweile mehr als 4000 Shops und Truhen in Deutschland und Europa.

Und weil wir weiter wachsen, suchen wir Menschen, die weiterdenken, gestalten und Neues möglich machen. Wenn du Lust hast, hinter den Kulissen unserer Food-Welt mitzuwirken und in einem Team zu arbeiten, das Verantwortung übernimmt, Freude an Veränderungen hat und gemeinsam wächst, bist du bei uns genau richtig.

Fresh Food. Fresh Ideas. Fresh You.

Als Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit (ca.20 h/w) bist du eine zentrale Vertrauensperson und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles professionell, strukturiert und diskret läuft. Du arbeitest gerne selbstständig und eigenverantwortlich, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.

DAS ERWARTET DICH:

• Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts

• Postbearbeitung, Annahme eingehender Telefonate sowie Ablagestruktur-Management

• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von versch. Korrespondenzen und Dokumenten

• Übernahme der vorbereitenden Buchhaltung sowie der Rechnungsbearbeitung

• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen einschließlich Reisekostenabrechnung

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Terminen

• Kommunikation mit externen Partnern wie Rechtsanwälten, Steuerberatern, Behörden und weiteren Stakeholdern

• Unterstützung bei gesellschaftsorganisatorischen Themen (z.B. Anmeldungen/Änderungen, Handelsregistereinträge)

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben

• Recherche zu relevanten Themen sowie Aufbereitung von Informationen

DAS BRINGST DU MIT:

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene

• hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

• Offenheit für digitale Tools und neuen Technologien sowie eine hohen KI-Affinität

• schnelles Auffassungsvermögen sowie eine ausgeprägte Lernbereitschaft

• Hands-on-Mentalität sowie der Anspruch, Dinge aktiv voranzubringen

• Bereitschaft, über den Tellerrand hinauszuschauen und Verantwortung zu übernehmen

DARAUF KANNST DU DICH FREUEN:

• HAPPY HEALTH: Urban Sports Club Bezuschussung, 300 € Gesundheitszuschuss (für Zahnreinigung, Physiotherapie o.ä.), Happy Health Day

• HAPPY TOGETHER: gemeinsame Company Breakfasts, Sommer-/ Weihnachtsfeier, CSD & Run of Colours Teilnahme, Charity Aktionen

• HAPPY FLEXIBILITY: Hybrides Arbeitsmodell, umfängliche IT-Ausstattung, flexibles Arbeitszeitmodell

• HAPPY GROWTH: 2‑tägige Welcome Days, individueller Einarbeitungsplan inkl. Welcome Gespräch, (Inhouse) Trainings & Workshops, regelmäßige Mitarbeitergespräche

• HAPPY MOBILITY: Deutschlandticket, Dienstradleasing, betriebliche Altersvorsorge

EAT HAPPY GROUP – FCF Holding GmbH

Hohenzollernring 31-35, 50672 Köln, Deutschland

Fragen oder Anmerkungen an:[e-mail]