Executive Assistant (m/w/d) - Buchhaltung & Office Management

reisetopia GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

reisetopia GmbH in Berlin sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung im Bereich Buchhaltung, Office Management und CEO Support. Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, idealerweise ab 1. Oktober mit gründlicher Einarbeitung.

Sie arbeiten sich schnell in neue Themen ein, behalten den Überblick bei parallelen Aufgaben und tragen zu einer strukturierten Finanz- und Büroorganisation bei. Es erwartet Sie ein teamorientiertes Umfeld mit spannenden Aufgaben.

Qualifikationen

• Erfahrung in Buchhaltung/Finanzadministration ist wünschenswert.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Belege erfassen, prüfen und zuordnen (Datev).
• Tägliches Monitoring von Bankkonten, Zahlungseingängen und Liquiditätsplanung.
• Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen.
• Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit dem CEO.
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Sammeln von Belegen.

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Analytische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Office Management

Jobbeschreibung

Intro

Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können. Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann. Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt.

Deine Aufgaben bei reisetopia

reisetopia ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – entsprechend braucht es in dieser Position vor allem ein gutes Auge für Zahlen, Struktur und Prozesse. Im Fokus Deiner Tätigkeit stehen dabei:

Buchhaltung & Finanzadministration

• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev
• Tägliches Monitoring unserer Bankkonten und Zahlungseingänge sowie Pflege unserer Liquiditätsplanung
• Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen
• Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team

Office Management & Unternehmensadministration

• Organisation von Events und internen Team-Anlässen
• Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro-/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance-Themen im Office
• Pflege interner Unternehmensseiten (u. a. „Über uns