Executive Assistant (m/w/d) - Buchhaltung & Office Management

reisetopia; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Deutschlandticket Job oder Job‑Rad

Mittags-Essenzuschuss und monatliches

Interne und externe Weiterbildung 500€

Kaffee, Snacks & Obst

Urban‑Sports‑Club Zuschuss

Mitarbeiterrabatte

Zusammenfassung

reisetopia sucht eine Executive Assistant (m/w/d) in Berlin, die sich schnell in neue Themen einarbeitet und Organisationstalent mitbringt. Du unterstützt Buchhaltung, Office Management und den CEO und sorgst für einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Du arbeitest eigenständig, behältst bei vielen Aufgaben den Überblick, koordinierst Termine, bereitest Reports vor und trägst zur effizienten Unternehmensführung bei – ideal für motivierte Allrounderinnen und Allrounder mit Fokus auf Finance und

Qualifikationen

• Schnelle, eigenständige Einarbeitung in neue Themen
• Gutes Zahlen- und Datenverständnis
• Erfahrung im (Projekt-)Management oder Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren
• Hohes Maß an Flexibilität in dynamischem Umfeld
• Sicherer Umgang mit Excel; Datev/Notion/Teams sind Plus
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Belege prüfen und zuordnen
• Bank- und Liquiditätsmonitoring sowie Budgetüberblick
• Rechnungen an Partner erstellen, Provisionsabrechnungen
• BWA-Aufbereitung in Abstimmung mit dem CEO
• Reisekostenabrechnungen und Belege sammeln
• Organisation von Events und Office-Maufgaben
• Bestellungen und Office-Mmaintenance
• Pflege interner Seiten und Wissensdatenbank
• Backups sichern und Prozesse dokumentieren
• Kalendermanagement für Geschäftsführer
• Unterstützung bei Projekten zur Unternehmensentwicklung
• Präsentationen für Company Update vorbereiten

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Projektmanagement-Fähigkeiten

Flexibilität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Datev

Notion

Teams

Jobbeschreibung

Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können.

Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann. Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt.

Deine Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev
• Tägliches Monitoring unserer Bankkonten, Zahlungseingänge und Pflege der Liquiditätsplanung
• Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen
• Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team
• Organisation von Events und internen Team-Anlässen
• Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro‑/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance‑Themen im Office
• Pflege interner Unternehmensseiten („Über uns“, Onboarding‑ und Mitarbeiterseiten) sowie unserer internen Notion‑Wissensdatenbank
• Sicherstellung regelmäßiger Backups unternehmensrelevanter Daten
• Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen, damit sich Kolleg:innen im Alltag eigenständig zurechtfinden
• Ausgefeiltes Kalendermanagement für unseren Geschäftsführer Moritz
• Vorbereitung von Präsentationen für interne Formate wie unser vierteljährliches Company Update oder Management‑Meetings
• Unterstützung bei allgemeinen Projekten zur Unternehmensentwicklung

Das erwarten wir von Dir

• Große Lust, dich schnell und selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und stetig dazuzulernen
• Ein gutes Auge für Zahlen und Daten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent, mit dem Du auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst
• Idealerweise Erfahrung im (Projekt‑)Management oder die Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und voranzutreiben
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, um Dich in einem dynamischen und wachsenden Umfeld schnell zurechtzufinden
• Interesse an Buchhaltungs‑ und Finanzthemen; erste Erfahrung in der (vorbereitenden) Buchhaltung ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Excel; Vorkenntnisse in Datev, Teams und Notion sind ein Plus, aber kein Muss
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit vertraulichen Finanz‑ und Unternehmensdaten
• Hervorragende Deutschkenntnisse sowie mindestens gute Englischkenntnisse
• Wünschenswert: Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
• Ein zusätzliches Plus: Erfahrung in einer Assistenz‑, Buchhaltungs‑ oder Office‑Management‑Rolle sowie Interesse an Finanzen und (Luxus‑)Reisen

Das erwartet Dich bei reisetopia

• Beste Arbeitsbedingungen in unserem Büro in der Nähe vom Potsdamer Platz
• Deutschlandticket Job oder Job‑Rad
• Mittags‑Essenzuschuss und monatliches Catering
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten im Wert von 500 € pro Jahr
• Kostenfreier Barista‑Kaffee sowie andere Kaltgetränke
• Snacks und frisches Obst
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Möglichkeiten eigene Projekte umzusetzen
• Cashback für Buchungen über suitespot
• Moderne und einfache Zeiterfassung mit voller Flexibilität
• Aktive Unterstützung durch kostenlose und anonyme Coachings zur Verbesserung der mentalen Gesundheit
• Zuschuss zu Deiner Urban‑Sports‑Club‑Mitgliedschaft
• Exklusive Mitarbeiterrabatte für Shopping, Reisen und vieles mehr

Weitere Vorteile: Ein kostenloses Wochenende mit reisetopia Hotels im Waldorf Astoria Berlin zum Start sowie ein einjähriger Einstieg mit der Option auf langfristige Beschäftigung.

Über uns

Unsere Vision bei reisetopia ist es, Luxus für jeden erlebbar zu machen. Seit 2016 helfen wir Menschen in Deutschland und darüber hinaus, durch smarte finanzielle Entscheidungen außergewöhnliche Luxus‑ und Lifestyle‑Erlebnisse zu ermöglichen. Wir analysieren, testen und bewerten kontinuierlich Finanzprodukte, Luxusreisen und Lifestyle‑Angebote weltweit und schaffen damit ein ganzheitliches Digitale‑Erlebnis. Unsere Plattform Luxusreiseagentur suitespot ergänzt dieses Portfolio mit innovativer Technologie und persönlicher Beratung.

Unser Team wächst stetig und arbeitet daran, die Vision weiter voranzutreiben, indem wir nachhaltige Partnerschaften und Community‑Initiativen etablieren.