EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)

OMR; Hamburg; Hybrid; EUR 42,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Wohlfühl-Office und Office-Ausstattung

Firmenfitness (Wellness)

Flexible Arbeitszeiten

HVV-Proficard Zuschuss

Jobauto und Mitarbeiterrabatte

Weiterbildungszugang

Job summary

OMR Ramp106 GmbH in Hamburg sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Du sorgst für reibungslose Organisation, koordiniest Termine, Reisen und Korrespondenz und bist zentrale Anlaufstelle im Office.

Du bringst Erfahrung in der Event-Branche mit, arbeitest strukturiert, bist diskret, zeiterfolgreich und kommunikationsstark – auch auf Englisch. Home-Office nach Absprache möglich; primär im Office am Standort Hamburg.

Qualifications

• Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistant, Teamassistenz oder in vergleichbaren Rollen.
• Erfahrung in der Event-Branche, idealerweise bei Großveranstaltungen.
• Sorgsamer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zu kurzen Abstimmungen außerhalb Kernzeiten.
• Strukturierte Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement.
• Dienstleistungsorientierung und souveräner Austausch intern/extern.
• Reisebereitschaft für gelegentliche Einsätze.
• Sichere Rechtschreibung/Grammatik auf Deutsch, gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Planung, Steuerung und Optimierung des Tagesgeschäfts.
• Verantwortung für Termin- und Reisemanagement (Planen, Buchen, Vorbereiten der Dokumente)
• Unterstützung der Geschäftsführung durch Korrespondenz, Kalenderführung und Wiedervorlagen
• Anlaufstelle und Kommunikationsschnittstelle für interne Ansprechpartner*innen und Geschäftspartner*innen
• Unterstützung des Teams bei administrativen Themen und eigenverantwortliche kleine Sonderprojekte
• Prüfung von Rechnungen und enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

Skills

Assistenz der Geschäftsführung

Teamassistenz

Kommunikation

Zeitmanagement

Diskretion

Reisebereitschaft

MS Office

Google Workspace

Tools

MS Office

Google Workspace

Job description

Dein Team

Unser Festival & Events Team arbeitet das ganze Jahr über leidenschaftlich auf unser absolutes Highlight hin, das OMR Festival - das größte Festival für das Digital-Business in Europa mit zuletzt über 70.000 Besucher*innen in 2026. Als Executive Assistant (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück dieser Unit und arbeitest direkt an der Seite der Geschäftsführung, die den gesamten Event-Bereich verantwortet. Du hältst unserem Management im dynamischen Arbeitsalltag den Rücken frei und sorgst dafür, dass im Hintergrund alle strategischen und operativen Fäden reibungslos zusammenlaufen. Wir suchen deine Unterstützung ab Frühjahr 2027.

Wo du wirklich was bewegst

• Du packst bei der Planung, Steuerung und Optimierung des Tagesgeschäfts mit an
• Du verantwortest das Termin- und Reisemanagement (Planen, Buchen und Vorbereiten der benötigten Dokumente und Reisekostenabrechnungen)
• Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und übernimmst hierzu Korrespondenz, Kalenderführung und Wiedervorlagen
• Du bist die erste Anlaufstelle und Kommunikationsschnittstelle sowohl für interne Ansprechpartner*innen als auch hochkarätige Persönlichkeiten und Geschäftspartner*innen
• Du unterstützt das Team bei organisatorischen und administrativen Themen und übernimmst eigenverantwortlich kleine Sonderprojekte
• Du unterstützt bei der Prüfung von Rechnungen, behältst Freigabe- und Abrechnungsprozesse im Blick und arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen
• Kurz: Du hältst hinter den Kulissen die Fäden zusammen und stellst sicher, dass alles nach Plan läuft
• Und läuft’s mal nicht nach Plan, behältst du einen kühlen Kopf und findest schnelle Back Up Lösungen

Als rechte Hand der Geschäftsführung und zentrale Anlaufstelle ist uns deine Präsenz vor Ort wichtig. Du arbeitest primär bei uns im Office, hast aber nach Absprache auch die Möglichkeit, aus dem Home Office zu arbeiten.

Was dich auszeichnet

• Du verfügst über einschlägige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistant, Teamassistenz oder in vergleichbaren Rollen
• Du bringst Erfahrung in der Event-Branche mit, idealerweise im Bereich Großveranstaltungen
• Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit verantwortungsvoll und diskret um
• Ganz wichtig in dieser Rolle: Du bleibst zeitlich flexibel und stehst auch außerhalb starrer Kernzeiten für kurze Abstimmungen, Sparring und Check-Ins unkompliziert bereit
• Deine strukturierte Arbeitsweise und dein ausgezeichnetes Zeitmanagement geben dir die nötige Gelassenheit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
• Du bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und pflegst - mit deinem starken Gespür für Menschen und Etikette - jeglichen Austausch intern wie extern souverän, wertschätzend und individuell passend
• Du reist gerne gelegentlich für deinen Job und stehst der Geschäftsführung bei Highlights vor Ort als verlässliche Unterstützung zur Seite
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und Google Workspace und hast Freude daran, dich schnell in neue Tools und Prozesse einzuarbeiten
• Du beherrschst die deutsche Rechtschreibung und Grammatik einwandfrei und kannst dich auch auf Englisch bestens in Wort und Schrift ausdrücken

Was für dich drin ist

• Die Möglichkeit, dich in einem der spannendsten deutschen Medienunternehmen einzubringen
• Ein Wohlfühl-Office mit höhenverstellbaren Tischen, Massage-Sesseln, Mini-Gym, Sommer-Deck uvm. direkt im Hamburger Schanzenviertel
• Von unserem Campus-Team frisch zubereitete Leckereien sowie großes Müsli- und Getränkeangebot
• Firmenfitness über EGYM Wellpass, Mental-Health-Angebote von nilo und betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten und heycare für die Betreuung von Kids, Vierbeiner oder die Pflege von Angehörigen und mehr Vereinbarkeit im Alltag
• Fahrrad-Leasing, Zuschuss zur HVV-Proficard, JobAuto und Mitarbeiterrabatte auf Partnerprodukte
• Zugang zu allen OMR-Weiterbildungsformaten und eine steile Lernkurve in digitalen Themenfeldern
• Die Gelegenheit, dich über den OMR Kosmos mit den Player*innen der Digitalszene zu vernetzen

OMR setzt sich für Chancengleichheit, Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz ein. Wir unterbinden Diskriminierung und Belästigung jeder Art aufgrund von Geschlecht, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung, Herkunft, Behinderung, geschlechtlicher Identität oder anderen geschützten Merkmalen.

Come and be as you are.

Über uns

Hinter der Medienmarke OMR steht die Ramp106 GmbH, ein wachsendes 360°- Medienunternehmen mit Fokus auf Digital Business, Marketing, Finance und Tech mit Sitz in der Hamburger Sternschanze und aktuell rund 400 Mitarbeiter*innen. Mit dem OMR Festival veranstalten wir eines der weltweit größten Präsenz-Events für die Digital-Branche mit zuletzt knapp 70.000 Besucher*innen in 2024. Auf omr.com sorgen wir täglich für Inspiration und Wissen rund um digitale Fachthemen in Form von Analysen, Erfolgsstorys, abgefahrene Growth Hacks, Adtech-, Mobile- und Social-Themen oder Exklusiv-Interviews. Unsere Tochterfirma Podstars konzipiert, produziert und/oder vermarktet über 100 Podcast-Formate, darunter den OMR Podcast mit Philipp Westermeyer, Fußball MML und Fast & Curious mit Lea-Sophie Cramer und Verena Pausder. OMR Reviews ist auf bestem Wege, sich als führende Plattform für Bewertungen von Software-Produkten im DACH Markt zu etablieren. Erfahrungsberichte echter Nutzer*innen bringen Transparenz in den SaaS-Markt. Mit unserem Service sorgen wir für Orientierung in einem unübersichtlichen Markt und geben Entscheider*innen Sicherheit beim Kauf von Software-Produkten. Unsere Tochterfirma OMR Education GmbH entwickelt und vermittelt unterschiedliche Weiterbildungsformate zum Thema Digital und Marketing. Hierzu gehört der Online Campus OMR Academy, unsere Seminarreihe OMR Deep Dive sowie unsere OMR Reports als praxisnahe Leitfäden zu den wichtigsten Online Marketing Kanälen. Das OMR Jobs & HR Team kümmert sich um alle Aktivitäten rund um die Themen Recruiting & Employer Branding. Von der Digital- und Marketing-Jobbörse OMR Jobs über unsere Recruitingevents bis hin zu gezielten ganzjährigen Employer Branding Kampagnen und Projekten über die gängigen OMR-Kanäle. Weitere Standbeine sind die Medienmarke FINANCE FWD für die Fintech-Branche und der Betrieb des Hamburger Fernsehturms (gemeinsam mit der Messe Hamburg und Home United). Weitere Informationen unter www.omr.com.