Executive Assistant (m/w/d)

DHL; Bonn; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Ortsflexibles Arbeiten

Jobticket

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

DHL Group in Bonn sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions. Sie koordinieren organisatorische Belange, Termine, Meetings und sowie Inhalte von Präsentationen und Protokollen.

Zudem betreuen Sie Reiseplanungen und arbeiten bereichsübergreifend an Projekten in einem internationalen Umfeld. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Assistenz-Erfahrung mit, arbeiten verlässlich, diskret und kommunikativ auf Deutsch und

Qualifikationen

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsumfeld, idealerweise Führungskräfteunterstützung.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Eigeninitiative und Prioritätensetzung in dynamischer Umgebung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Offenheit für digitale Technologien und neue Tools.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions in organischen, administrativen Belangen des Tagesgeschäfts.
• Termine, Kalendermanagement, Meetings, Workshops und Veranstaltungen koordinieren.
• Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen und Schriftverkehr.
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern; professionelle Kommunikation sicherstellen.
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationsstärke

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Digitale Tools/KI-Lösungen

Jobbeschreibung

DHL Group – wir sind der weltweit führende Logistikanbieter. Unser Konzern verbindet Menschen und Märkte und ermöglicht den globalen Handel. Dabei verfolgen wir die strategischen Ziele, weltweit erste Wahl für Kunden, Beschäftigte und Investoren zu sein.

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt Du die Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions in einer verantwortungsvollen Vertrauensposition. Du übernimmst die Koordination organisatorischer und administrativer Themen, steuerst Termine, Meetings und Veranstaltungen und sorgst für eine effiziente Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Darüber hinaus unterstützt Du bei bereichsübergreifenden Projekten und übernimmst vielseitige Sonderaufgaben in einem dynamischen internationalen Umfeld.

Klingt nach einer spannenden Herausforderung? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung HR Group Functions in allen organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen des Tagesgeschäfts
• Eigenverantwortliches Termin- und Kalendermanagement sowie Koordination von Meetings, Workshops und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Korrespondenzen, Protokollen und weiteren Unterlagen
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung einer professionellen und effizienten Kommunikation
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Koordination von Sonderthemen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsumfeld, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften sowie erste Erfahrungen in der Mitarbeit an Projekten
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten sicher zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie eine hohe Affinität für digitale Anwendungen, neue Technologien und KI-gestützte Lösungen
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Freude daran, Menschen miteinander zu verbinden, Netzwerke aufzubauen und zu einer positiven, vertrauensvollen Zusammenarbeit beizutragen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein ausgeprägtes Gespür für zielgruppengerechte Kommunikation

Deine Vorteile

• Flexibilität: Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum ortsflexiblen Arbeiten.
• Mitarbeiteraktienprogramm: Vergünstigte Unternehmensaktien der DHL Group erwerben und als Aktionär:in vom Unternehmenserfolg profitieren.
• Familienfreundlichkeit: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat viele Facetten, bspw. Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen usw. Wir unterstützen hier bspw. durch Krippen oder Kitaplätze sowie das Betreuungs- und Erholungswerk.
• Mobilität: Wir bewegen nicht nur Briefe oder Pakete, sondern über Angebote wie Firmenrad und Jobticket auch unsere Beschäftigten.
• Standort: Der Post Campus verbindet Menschen aus mehr als 60 Ländern. Dabei ist der Post Tower gut per Auto, ÖPNV und Fahrrad zu erreichen. Um den Arbeitsalltag zu erleichtern, bietet der Campus u.a. Parkplätze, Postfiliale, Café, Kantine uvm.
• Onboarding: Eine individuelle Einarbeitung, Training-On-The-Job, Networking, ein eigenes Certified-Programm usw. sind der Grundstein für einen gelungenen Start bei DHL Group.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir bieten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten durch eine umfassende Trainingslandschaft, Nachwuchsprogramme, Coaching etc.
• Gesellschaftliches Engagement: Über globale Konzernprogramme verbessern wir die Bildungs- und Berufschancen junger Menschen und engagieren uns im Katastrophenmanagement an Flughäfen. Auch bringen wir uns über lokale Umweltschutz- und Hilfsprojekte ein, die von Beschäftigten ehrenamtlich initiiert werden.
• Was gibt es noch? Betriebliche Altersvorsorge, Sozialberatung, Inklusionsberatung, Reinigungsservice, Versicherungskooperation, Unternehmensrabatte, Events, Sabbaticals und noch vieles mehr!

Über die DHL Group

Ohne das Engagement, die Kreativität und das Know-how unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der ganzen Welt wäre der Erfolg von DHL Group nicht möglich. Lerne uns kennen und werde ein Teil unseres Teams.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und lehnen jede Form von Diskriminierung im Sinne des Human Rights Policy Statement der DHL Group ab. Grundlage für die Auswahl von Mitarbeitenden bei der DHL Group sind ausschließlich Qualifikation, Leistung, Fähigkeiten und Erfahrung.