Executive Assistant (m/w/d)

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 50.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international agierendes Unternehmen in Berlin sucht eine engagierte Assistenz für den Vice President Business & Legal Affairs. Sie unterstützen in der Organisation und den administrativen Aufgaben und kommunizieren regelmäßig mit der europäische Rechtsabteilung in London. Die Position erfordert sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte Arbeitsweise. Vorteile sind eine moderne Unternehmenskultur und umfangreiche Benefits.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zum Deutschlandticket

Gesunde Mittagsangebote

Inhouse-Sportkurse

Vergünstigungen für Veranstaltungen

Qualifikationen

• Abgeschlossene relevante Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz in einer Rechtsabteilung oder Kanzlei.
• Sehr gute Deutsch- und mindestens B2-Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung des Vice President Business & Legal Affairs.
• Vorbereitung und Ablage von juristischen Dokumenten.
• Terminkoordination und Organisation von Meetings.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Teamgeist

Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder vergleichbar

Tools

MS Office

Vertragsautomatisierungstools

Jobbeschreibung

Overview

Für ein international agierendes Unternehmen aus der Entertainment- und Sportbranche suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d), die den Vice President Business & Legal Affairs in Berlin in allen organisatorischen und administrativen Themen unterstützt. Die Rolle ist anspruchsvoll, vielseitig und bietet einen direkten Einblick in ein dynamisches, internationales Umfeld.

Das Besondere: Sie arbeiten eng mit dem Vice President zusammen, sind in viele juristische und geschäftliche Themen eingebunden und kommunizieren regelmäßig mit der europäischen Rechtsabteilung in London. Wenn Sie Freude an verantwortungsvoller Zuarbeit haben, strukturiert arbeiten und ein internationales Umfeld schätzen, könnte dies der richtige nächste Schritt für Sie sein.

Responsibilities

• Umfassende Unterstützung des Vice President Business & Legal Affairs im Tagesgeschäft
• Vorbereitung, Ausfertigung und Ablage von Verträgen und juristischen Dokumenten
• Terminkoordination, Fristenkontrolle sowie Organisation von Meetings und Nachbesprechungen
• Kommunikation mit internen Schnittstellen sowie externen Partnern, ca. 40 % der Arbeit auf Englisch (inkl. regelmäßiger Telefonate mit London)
• Mitarbeit mit weiteren Assistenzkolleg:innen in einem offenen, kollegialen Office-Umfeld
• Nutzung moderner Tools (z. B. Precisely Vertragsautomatisierung, interne Datenbanken, MS Office)

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte:r, ReNo oder in einem vergleichbaren kaufmännischen Beruf
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz in einer Rechtsabteilung, Kanzlei oder vergleichbarem Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und mindestens B2-Englischkenntnisse, schriftlich wie mündlich
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Vertrags- oder Dokumenten-Tools von Vorteil
• Eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen
• Teamgeist, Offenheit und die Bereitschaft, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten

Benefits

• Vergütung: 50.000 – 56.000 € p.a.
• 27 Urlaubstage, mit zusätzlicher Staffelung bei längerer Betriebszugehörigkeit
• Moderne Unternehmenskultur: offene Türen, Duz-Kultur, flache Hierarchien und ein lockeres Miteinander
• Zahlreiche Benefits:
  • Betriebliche Altersvorsorge (25 % Arbeitgeberanteil)
  • Zuschuss zum Deutschlandticket & Fahrradleasing
  • Günstige und gesunde Mittagsangebote, Obst & Snacks
  • Inhouse-Sportkurse, Massagen, Fitnesskooperationen
  • Vergünstigungen für Veranstaltungen und Gastronomie
• Arbeitsplatz in zentraler Lage mit guter Anbindung und Parkplatzoption