Document Controller (m/w/d)

SOBIS Software GmbH; Mannheim; Vor Ort; EUR 52.000 - 78.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsmöglichkeiten

Arbeitsumfeld in Mannheim

Work-Life-Balance

Moderne Arbeitsumgebung

Kostenlose Getränke

Team-Events

Zusammenfassung

SOBIS Software GmbH in Mannheim sucht eine erfahrene Fachkraft für Dokumentenmanagement. Sie verantworten Organisation der Ablage, DMS-Workflows, Schulungen und den Schriftverkehr mit externen Partnern.

Zudem unterstützen Sie den Service Desk und treiben Optimierungen im Dokumentenmanagement voran. Sie bringen mehrjährige DMS-Erfahrung, idealerweise mit PIRS, sowie belastbares, durchsetzungsfähiges und teamorientiertes Arbeiten mit.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement, idealerweise in großen Infrastrukturprojekten.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Dokumentmanagement-Systemen (z.B. PIRS).
• Fachbereichsübergreifende offene Kommunikation, Durchsetzungsfähigkeit und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Organisation/Überwachung der Dokumentenablage und Ansprechpartner für interne/externe Projektbeteiligte bzgl. DMS.
• Überwachung des terminierten Dokumentenflusses und Berichterstattung bei Abweichungen.
• Erarbeitung von projektspezifischen Workflows und Listen für die Dokumentenbearbeitung.
• Schulungen zu Standards und Workflows im Projektteam bei externen Partnern.
• Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen im Dokumentenmanagementsystem.
• Organisation des Schriftverkehrs per Transmittal mit externen Partnern.
• Organisation der As-built-Dokumentation zum Projektabschluss.
• First Level Support unserer PIRS Produkte und Kunden-Applikationen im Service Desk.
• Belastbarkeit/Stressresilienz in Abgabephasen.
• Erfahrung im Umgang mit KI ist von Vorteil.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Durchsetzungsfähigkeit

Entscheidungsfähigkeit

Proaktivität

Belastbarkeit

KI-Kenntnisse

Kommunikation

Jobbeschreibung

• Organisation/Überwachung der Dokumentenablage sowie Ansprechpartner für interne und externe Projektbeteiligte bzgl. des Dokumentenmanagementsystems inkl. Pflege der Zugriffsrechte
• Überwachung des terminierten Dokumentenflusses und Berichterstattung bei Abweichungen, d. h. aktive Nachverfolgung des Fortschritts bei der Dokumentation und Einfordern der Dokumente
• Erarbeitung von projektspezifischen Workflows und Listen für die Dokumentenbearbeitung
• Durchführung von Schulungen bzgl. Standards und Workflows im Projektteam bei/mit externen Partnern
• Erarbeitung und Hilfe bei der Umsetzung von Verbesserungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen im Dokumentenmanagementsystem
• Organisation des Schriftverkehrs von und zu externen Partnern per Transmittal (inkl. Pflege der Transmittals)
• Organisation der As-built-Dokumentation zum Projektabschluss
• First Level Support unsere PIRS Produkte und Kunden-Applikationen im Service Desk
• Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement, idealerweise in großen Infrastrukturprojekten
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Dokumentmanagement Systeme (z.B. PIRS) mit
• Fachbereichsübergreifende offene Kommunikation
• Durchsetzungsfähigkeit
• Teamfähigkeit
• Entscheidungsfähigkeit (unter Einhaltung der Prozesse)
• proaktives/lösungsorientiertes/effizientes Arbeiten
• Belastbarkeit/Stressresilienz in Abgabephasen
• Erfahrung im Umgang mit KI ist von Vorteil

Was wir bieten:

• Entwicklung:Als einer der fürenden Anbieter von Project Management Software wissen wir, wie wichtig qualitative Weiterentwicklung ist. Das gilt natürlich nicht nur für Programmcode und Prozesse, sondern auch für die Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Wir unterstützen Sie daher in Ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung und erarbeiten mit Ihnen gerne persönlich passende Möglichkeiten, sich weiterzubilden.
• Attraktives Arbeitsumfeld:Kurze Informations- und Entscheidungswege, flache Hierarchien und natürlich unsere spannenden Produkte die wir komplett inhouse konzipieren, entwickeln und für unsere Kunden integrieren (full product lifecycle)
• Work-Life Balance:Wir legen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und eine ausgewogene Work-Life Balance.
• Moderne Arbeitsumgebung:Wir bieten einen Arbeitsplatz auf aktuellstem technischen Niveau, ein modernes freundliches Firmengebäude, inkl. kostenloser Parkplätze, in einer verkehrsfreundlichen Lage in Mannheim mit guter ÖPNV-Anbindung (~5 Fußminuten von Station Käfertal-Süd)
• Leibliches Wohl:Getränke (incl. Kaffee) sind kostenlos im Aufenthaltsraum erhältlich. Es sind außerdem Kühlschränke mit ausreichend Platz für mitgebrachtes Essen im Aufenthaltsraum, sowie eine moderne und großzügige Küchenzeile und das Essen frisch zubereitet werden kann.
• Zusammenhalt bei SOBIS:Eine vertrauensvolle, gleichberechtige und kommunikationsoffene Umgebung ist die Basis jeden Erfolgs und besonders wichtig für eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung. Daher fördern wir das Miteinander und den Zusammenhalt unserer Mitarbeiter unter anderem durch gemeinsame Aktivitäten, wie Weihnachts- oder Sommerfeste, spontaner Grillparties auf der Terrasse, beim gemeinsamen Glühwein im Winter.