Contract & Operations Coordinator (m/w/d) im Bereich Supply Chain Management

ECO STOR GmbH; München; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ECO STOR GmbH in München sucht eine/n Vertrags- und Einkaufsassistent/in zur Unterstützung des gesamten Teams. Sie koordinieren Termine, prüfen Verträge und sichern eine strukturierte Ablage.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Grundverständnis von Beschaffungsprozessen sowie Erfahrung mit ERP-, DMS- und ECM-Systemen mit. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden das Profil ab. Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise ist erwünscht.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit relevanter Weiterbildung.
• Kaufmännisches und vertragsbezogenes Grundverständnis sowie Kenntnisse typischer Abläufe rund um Beschaffung, Bestellprozesse und Vertragsmanagement.
• Erfahrung mit ERP-, DMS- und ECM-Systemen; sicherer Umgang mit MS Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständig, strukturiert, verantwortungsbewusst und proaktiv; behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick.
• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und Blick fürs Detail; erkennst Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen.
• Teamarbeit und offener, verbindlicher Austausch; bringst Eigeninitiative mit.

Aufgaben

• Unterstütze das Team bei organisatorischen und administrativen Themen sowie Koordination von Terminen und Abstimmungen.
• Unterstütze den Einkauf im Vertragsprozess vom Entwurf bis Unterzeichnung und Ablage.
• Prüfe Verträge auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz.
• Stimme Vertragsinhalte mit Angeboten, Verhandlungsergebnissen, Bestellungen und Spezifikationen ab.
• Kontrolliere Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Leistungsumfang, Termine, Gewährleistung und Haftung.
• Behalte Vertragslaufzeiten, Fristen und Meilensteine im Blick und informiere Ansprechpartner frühzeitig.
• Unterstütze bei Änderungen und Nachträgen; sorge für transparente Versionierung und Dokumentation.
• Entwickle mit Fachbereichen Standards, Checklisten und Prozesse für Vertragsmanagement weiter.

Kenntnisse

Terminkoordination

Teamkoordination

Eigeninitiative

Detailgenauigkeit

Vertragsverständnis

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Vertragsmanagement

Tools

ERP-Systeme

DMS

ECM

MS Office

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

• Du unterstützt das gesamte Team bei organisatorischen und administrativen Themen und koordinierst Termine, Abstimmungen und weitere teamübergreifende Anliegen.
• Du unterstützt den Einkauf im gesamten Vertragsprozess vom ersten Vertragsentwurf über interne Abstimmungen und Freigaben bis zur Unterzeichnung und strukturierten Ablage.
• Du prüfst Verträge auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz und stellst sicher, dass zuvor getroffene kommerzielle und fachliche Vereinbarungen korrekt im Vertrag berücksichtigt wurden.
• Du gleichst Vertragsinhalte mit Angeboten, Verhandlungsergebnissen, Bestellungen, Spezifikationen und weiteren Vereinbarungen ab und identifizierst fehlende oder abweichende Inhalte.
• Du kontrollierst wesentliche Vertragsbestandteile wie Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Leistungsumfang, Termine, Gewährleistung, Garantien, Haftung, Vertragslaufzeiten und weitere vereinbarte Konditionen.
• Du behältst Vertragslaufzeiten, Fristen, Meilensteine und vertragliche Verpflichtungen im Blick und informierst die verantwortlichen AnsprechpartnerInnen frühzeitig über Handlungsbedarf.
• Du unterstützt bei Vertragsänderungen und Nachträgen und stellst eine transparente Versionierung sowie vollständige Vertragsdokumentation sicher.
• Du entwickelst gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen Standards, Checklisten und Prozesse für ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement weiter.

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit relevanter Weiterbildung.
• Ein kaufmännisches und vertragsbezogenes Grundverständnis sowie Kenntnisse typischer Abläufe rund um Beschaffung, Bestellprozesse und Vertragsmanagement gehören zu Deinem Profil.
• Idealerweise hast Du bereits mit ERP-, DMS- und ECM-Systemen gearbeitet und bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert, verantwortungsbewusst und proaktiv und behältst auch bei kurzfristigen Anfragen und wechselnden Aufgaben den Überblick.
• Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und einen Blick fürs Detail und erkennst Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen in Dokumenten und Vereinbarungen.
• Teamarbeit und ein offener und verbindlicher Austausch liegen Dir und Du bringst Eigeninitiative sowie Freude an der Koordination unterschiedlicher Themen mit.