COMPLIANCE - Mitarbeitende/r Vergabestelle (m/w/d/x)

Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI); Kaiserslautern; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Familienfreundliches Unternehmen

Moderne Ausstattung

Mobiles Arbeiten möglich

Zusammenfassung

Das DFKI in Kaiserslautern sucht eine/n Mitarbeiter:in für Governance, Risk und Compliance mit Fokus Vergabestelle. Sie unterstützen die interne Vergabepraxis, bereiten Vergabeverfahren vor und koordinieren Anfragen.

Sie arbeiten eng mit Fachbereichen zusammen, pflegen Vergabeakten, überwachen Fristen und erstellen Protokolle. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in Einkaufsprozessen, sicherer Umgang mit Office-Anwendungen sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung mit mehrjähriger Praxis.
• Sicherer Umgang mit Standard-Office-Anwendungen (Excel, Word).
• Grundkenntnisse im Einkaufsprozess und idealerweise im Vergaberecht.
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Fristentreue.
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit sind erforderlich.

Aufgaben

• Administrative Vorbereitung von Vergabeverfahren.
• Prüfung eingehender Vergabeanfragen auf Vollständigkeit.
• Anlegen und Pflege digitaler Vergabeakten sowie Erstellung standardisierter Unterlagen.
• Pflege von Verfahrenslisten und Datenbanken.
• Kommunikation mit Bedarfsträgern und Bietern.
• Beantwortung einfacher interner und externer Anfragen nach Abstimmung.
• Dokumentation der Kommunikation im Vergabeverfahren.
• Angebotsmanagement und Fristenüberwachung.
• Dokumentation der Angebotseingänge, Archivierung und Nachvollziehbarkeit.
• Unterstützung bei Wertung und Zuschlag sowie Erstellung von Protokollen.

Kenntnisse

Office-Tools

Einkaufsprozesse

Vergaberecht-Wissen

Zuwendungsrecht

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungs-Ausbildung

Tools

Excel

Word

Jobbeschreibung

Wir suchen zur Verstärkung unseres engagierten Teams ab sofort im Bereich Governance, Risk und Compliance eine/n Mitarbeiter:in

COMPLIANCE Mitarbeitende/r Vergabestelle (m/w/d/x)

Von der Forschung bis zur Rechtsabteilung beschäftigen wir Experten, die Verantwortung übernehmen und in internationalen Teams ihr Fachwissen ebenso teilen wie ihre Begeisterung für das gemeinsame Projekt, ihre Offenheit und Neugier.

Durch die steigenden Anforderungen in allen Geschäftsbereichen und ein anhaltendes Wachstum benötigen wir für die Vergabestelle im Bereich Governance, Risk und Compliance (GRC) Ihre Unterstützung. Als Mitarbeitende/r unterstützen Sie Ihre Kollegen bei der ordnungsgemäßen Durchführung unterschiedlichster Vergabeverfahren.

Sie werden eng und übergreifend mit allen Unternehmensbereichen standortübergreifend zusammenarbeiten.

Ihre Aufgaben

• Administrative Vorbereitung von Vergabeverfahren
• Prüfung eingehender Vergabeanfragen auf Vollständigkeit
• Anlegen und Pflege digitaler Vergabeakten sowie Zusammenstellung standardisierter Unterlagen nach Vorlagen
• Pflege von Verfahrenslisten und Datenbanken
• Kommunikation mit Bedarfsträgern und Bietern
• Beantwortung einfacher interner und externer Anfragen nach Abstimmung mit fachlichen Vorgesetzten
• Dokumentation der Kommunikation im Vergabeverfahren
• Angebotsmanagement
• Entgegennahme, Fristenüberwachung und formale Erstprüfung von Angeboten (z. B. Vollständigkeit, Unterschriften)
• Dokumentation der Angebotseingänge
• Dokumentation und Archivierung
• Laufende Pflege der Vergabedokumentation sowie Erstellung standardisierter Protokolle und Vermerke
• Archivierung abgeschlossener Verfahren und Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit
• Unterstützung bei Wertung und Zuschlag
• Vor- und Aufbereitung von Angebotsübersichten sowie Erfassung von Bewertungsdaten nach Vorgabe
• Mitwirkung bei Absageschreiben und Zuschlagsinformationen
• Fristen- und Terminmanagement
• Überwachung und Pflege relevanter Fristen (Angebots-, Bindefristen) und Terminübersichten

Unsere Anforderungen

• Fachliche Anforderungen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung in der öff. Verwaltung; mehrjährige Erfahrung
• Sicherer Umgang mit Standard-Office-Anwendungen (insb. Excel, Word)
• Grundkenntnisse und Erfahrungen in Einkaufsprozessen
• Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht (wünschenswert)
• Grundkenntnisse im Zuwendungsrecht (wünschenswert)
• Persönliche Kompetenzen
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Fristentreue
• Fähigkeit, standardisierte Prozesse eigenständig umzusetzen
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit
• engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung

Was Sie erwarten können

• Innovative und herausfordernde Projekte
• Ein motiviertes und sehr kollegiales Team
• Flexible Arbeitszeiten und Benefits
• Ein familienfreundliches Unternehmen
• Zeitgemäße technische Ausstattung
• Mobiles Arbeiten für mehr Flexibilität wird unterstützt

Das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH (DFKI) wurde 1988 als gemeinnützige Public-Private-Partnership (PPP) gegründet. Das DFKI verbindet wissenschaftliche Spitzenleistung und wirtschaftsnahe Wertschöpfung mit gesellschaftlicher Wertschätzung. Das DFKI forscht seit über 35 Jahren an KI für den Menschen und orientiert sich an gesellschaftlicher Relevanz und wissenschaftlicher Exzellenz in den entscheidenden zukunftsorientierten Forschungs- und Anwendungsgebieten der Künstlichen Intelligenz. In der internationalen Wissenschaftswelt zählt das DFKI zu den wichtigsten „Centers of Excellence“.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Das DFKI beabsichtigt, den Anteil von Frauen im Wissenschaftsbereich zu erhöhen und fordert deshalb Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.