Chief of Staff (m/w/x)

Doctorflix; Berlin; On-site; EUR 110,000 - 170,000; Full time

Benefits offered by this job

VSOP/Aktienpaket

Urban Sports Club

Job summary

Doctorflix sucht einen erfahrenen Chief of Staff, der unsere Scale-Phase operativ steuert und Prozesse neu strukturiert. Du baust robuste Operating-Rhythmen, optimierst Backoffice-Prozesse und führst Automatisierung mit AI-native Workflows ein, inklusive Koordination von M&A- und Internationalisierungsprojekten.

Du bringst mindestens 5 Jahre Führungserfahrung in Scale-ups mit, beherrschst Low-Code-Tools, APIs sowie SQL/Python und arbeitest eng mit Gründern zusammen, um Strategie in laufende

Qualifications

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, davon operative Verantwortung z. B. in Operations, BizOps oder Founder's Office.
• Nachweisbare Automatisierungserfolge mit Vorher/Nachher.
• Erfahrung mit AI-native Workflows (LLMs, Agenten, Integrationen).
• Analytisch und strukturiert; Business Cases beurteilen, Entscheidungen datenbasiert treffen.
• Führungserfahrung in bereichsübergreifenden Projekten.
• Doctorflix-DNA: Drive, Hands-on, Proaktivität.
• Sprachen Deutsch und Englisch fließend.

Responsibilities

• Kernprozesse analysieren und klare Ownership, Übergaben, Durchlaufzeiten etablieren.
• Operating Rhythm mit OKR, Leadership-Meetings, KPI-Reviews implementieren.
• Organisation professionalisieren: Rollen, Tool-Stack, Regeln festlegen.
• Backoffice-Prozesse mit Finance und Partnern robust gestalten.
• AI-native Agenda definieren; Workflows automatisieren und messen.
• Agenten/Automationen bauen; Schnittstellen zwischen Systemen implementieren.
• Automation dokumentieren, Owner festlegen, Ausfall verhindern.
• M&A & Post-Merger-Integration begleiten (100-Tage-Plan, Synergien).
• Internationalisierung vorbereiten: Marktanalyse, Playbook.
• Führung von bereichsübergreifenden Teams übernehmen.
• Board-Unterlagen und Investoren-Reporting vorbereiten.

Skills

Operator

Automator

AI-native

Analytisch

Führung

Doctorflix-DNA

Deutsch/Englisch

Tools

Low-Code-Tools

APIs

SQL

Python

Job description

About Doctorflix

Medizin entwickelt sich schneller als je zuvor, und Ärzte müssen ihr ganzes Berufsleben lang mithalten. Doctorflix ist die digitale Plattform, auf der Ärzte im deutschsprachigen Raum lernen: kostenlos, zertifiziert und mit dem größten Angebot im Markt. Weil wir dort sind, wo Ärzte ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen, sind wir auch der Kanal, über den Pharma- und MedTech-Unternehmen sie relevant erreichen. Unsere Vision: die führende Plattform für medizinisches Wissen zu werden, zuerst in DACH, dann international. Ein Ort, an dem Ärzte lernen, sich austauschen und bessere Entscheidungen für ihre Patienten treffen. Wir sind ein VC-finanziertes Startup aus Berlin und wachsen organisch wie anorganisch.

Role

Wir sind aus der frühen Startup-Phase herausgewachsen: ein neues Sales-Team, neue Produkte, anorganisches Wachstum in Vorbereitung, der Schritt ins Ausland in Sicht. Was uns jetzt bremst, sind nicht fehlende Ideen, sondern Prozesse, die nicht mitwachsen.

Als Chief of Staff arbeitest du direkt mit unseren Gründern Hans und Leo und machst aus Strategie ein laufendes System. Du baust unsere Operations so um, dass sie bei doppelter Größe noch funktionieren, automatisierst, was kein Mensch mehr tun sollte, und übernimmst die Projekte, die über unser nächstes Jahr entscheiden.

Das ist weder eine Assistenzrolle noch ein reiner Strategie-Job. Du schreibst nicht die Folie über den Prozess. Du baust den Prozess und, wo es Sinn ergibt, den Agenten, der ihn ausführt.

Your tasks

Operations & Organisation für Scale

• Du nimmst unsere Kernprozesse auseinander (Angebot bis Rechnung, Kampagnen-Go-live, Content-Produktion, Reporting) und baust sie neu: klare Ownership, saubere Übergaben, messbare Durchlaufzeiten.
• Du etablierst unseren Operating Rhythm: OKR-Prozess mit Owner pro Key Result, Leadership-Meetings, KPI-Reviews, nachvollziehbare Entscheidungen.
• Du professionalisierst die Organisation: Rollen und Verantwortlichkeiten, ein Tool-Stack, der zusammenspielt (ClickUp, Notion, Metabase, CRM), und genau die Regeln, die wir brauchen. Nicht mehr.
• Gemeinsam mit Finance und externen Partnern machst du Backoffice-Prozesse wie Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Abschluss-Zulieferung robust.

Automatisierung & AI-Workflows

• Du verantwortest unsere AI-native-Agenda: In jedem Team identifizierst du die Workflows mit dem größten Hebel, automatisierst sie und misst die Wirkung (Zeit, Fehlerquote, Durchlaufzeit).
• Du baust selbst: Agenten und Automationen mit LLM-APIs (z. B. Claude), n8n, Make oder Zapier, Skripten und Schnittstellen zwischen unseren Systemen. Bei größeren Vorhaben steuerst du Product und Engineering.
• Du sorgst dafür, dass jede Automation dokumentiert ist, überwacht wird und einen Owner hat, statt nach drei Monaten still kaputtzugehen.

Strategische Sonderprojekte

• M&A & Post-Merger-Integration: Du begleitest Zukäufe von der Due Diligence bis zur Integration. Teams, Kunden, Plattformen, Inhalte und Prozesse führst du mit einem 100-Tage-Plan und klaren Synergiezielen zusammen.
• Internationalisierung: Du bereitest den Markteintritt außerhalb von DACH vor: Business Case, Markt- und Partneranalyse, operatives Playbook.
• Themen, die heute niemand im Team ownt, die aber jemand ownen muss.

Führung

• Du führst Teams und Projektgruppen bereichsübergreifend, je nach Phase auch interimistisch, etwa ein integriertes Team nach einem Zukauf.
• Du forderst Teamleads heraus, ambitionierte Ziele zu setzen, und hältst nach, dass sie erreicht werden.

Fundraising & Investor Relations

• Du unterstützt die Gründer bei Finanzierungsrunden: Equity Story, Finanzmodell, Datenraum, Due-Diligence-Fragen.
• Du verantwortest Board-Unterlagen und das monatliche Investoren-Reporting inhaltlich mit.

Your profile

• Operator: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, davon mehrere Jahre in operativer Verantwortung, z. B. in Operations, BizOps oder Founder's Office eines Scale-ups, als Gründer oder nach einem Start in Beratung, PE oder VC mit Wechsel ins Operative. Du hast Operations nachweislich auf- oder umgebaut, nicht nur analysiert.
• Automator: Du kannst konkrete Prozesse zeigen, die du automatisiert hast, mit Vorher und Nachher. Du arbeitest sicher mit Low-Code-Tools und APIs. SQL oder Python sind ein Plus.
• AI-native: Du nutzt AI nicht als besseres Google. Du hast Workflows gebaut, in denen LLMs echte Arbeit übernehmen (Agenten, Integrationen, Kontext- und Prompt-Design, Qualitätskontrolle), und weißt, wo sie scheitern.
• Analytisch & strukturiert: Du zerlegst unklare Probleme schnell, rechnest Business Cases selbst und entscheidest auf Basis von Daten, auch wenn sie unvollständig sind.
• Führung: Du hast Teams oder bereichsübergreifende Projekte geführt und bringt Menschen dazu mitzuziehen, auch ohne disziplinarische Linie.
• Doctorflix-DNA: Drive (du willst das Ergebnis und gehst dafür die Extrameile), Hands-on (Pragmatismus vor Perfektion), Proaktivität (du wartest nicht auf Aufträge) und eine Neugier, von der das Team etwas lernen kann.
• Sprachen: Deutsch und Englisch fließend.

Why us?

• Hebel: Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern, Einblick in Board, Investoren und M&A. Entscheidungen fallen in Tagen, nicht in Quartalen.
• Impact: Unsere Fortbildungen erreichen Zehntausende Ärzte in DACH und damit die Versorgung ihrer Patienten.
• Entwicklung: Die Rolle ist ein Sprungbrett. Je nachdem, wie du und das Unternehmen sich entwickeln, kann daraus eine Leitungsrolle werden, etwa in Operations oder für einen neuen Markt.
• Spielraum für AI: Freiheit, neue Tools zu testen und einzuführen.
• Benefits: Attraktives Gehaltspaket inkl. Aktienpaket (VSOP) sowie Urban Sports Club.
• Team & Ort: Office in der Kulturbrauerei (Prenzlauer Berg), regelmäßige Team-Events.