Bürosachbearbeitung / Assistent/in für das Vorzimmer des Bürgermeisters

Gemeindeverwaltung Swisttal; Swisttal; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Deutschlandticket

Jobrad

Job summary

Die Gemeinde Swisttal sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n tariflich Beschäftigte/n (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit (39 Std./Woche) mit der Entgeltgruppierung EG9aTVöD und Jobsharing möglich.

Zu den Aufgaben gehört eigenverantwortliches Führen des Bürgermeistervorzimmers, Büroorganisation, Korrespondenz, Terminplanung sowie die Begleitung von Sitzungen und offiziellen Anlässen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten oder zur Fachangestellten/Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
• Mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• Berufserfahrung im anspruchsvollen Büromanagement/Vorzimmerservice/Assistenzbereich
• Engagement, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
• Verbindliches, freundliches Auftreten sowie exzellente Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick, Sozialkompetenz, Konflikt- und Teamfähigkeit
• Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Bereitschaft zu Arbeitszeiten außerhalb der Kernzeit bei Bedarf
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen und Bereitschaft zur Fortbildung bei Spezialsoftware

Responsibilities

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters sowie eigenständige Koordination von Abläufen
• Büromanagement (Postaufbereitung/Nachbereitung, E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Dokumentenablage/Aktenführung)
• Selbstständiges Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Aktenvermerken
• Erstellung und Pflege von Listen und Tabellen
• Organisation und Beschaffung von Geschenken für offizielle Anlässe
• Informationsbeschaffung, Bewertung und Aufbereitung für den Bürgermeister
• Terminvorbereitung, -koordination und -überwachung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen/Sitzungen/Veranstaltungen inkl. Gästebetreuung

Skills

Engagement

Belastbarkeit

Durchsetzungsvermögen

Verbindliches Auftreten

Schriftsprache

Organisationsgeschick

Sozialkompetenz

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Diskretion

MS Office

Fortbildungsbereitschaft

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmännische/vorbereitende Bürokommunikation

Mindestens 3 Jahre kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die Gemeinde Swisttal sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n tariflich Beschäftigte/n (m/w/d). Entgeltgruppe EG9aTVöD. Als Bürosachbearbeitung / Assistent/in für das Vorzimmer des Bürgermeisters.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer tarifvertraglich festgesetzten Arbeitszeit von derzeit 39Stunden/wöchentlich. Die Stelle kann auch mit zwei Teilzeitkräften besetzt werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, auch in den Nachmittags- und Abendstunden, wird vorausgesetzt (Jobsharing). Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der jeweiligen persönlichen Qualifikation bis in die Entgeltgruppe9aTVöD.

Aufgabengebiet

• eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers des Bürgermeisters sowie eigenständiger Koordination von Abläufen
• Büromanagement (Postaufbereitung und -nachbereitung, E-Mail-Bearbeitung, Telefondienst, Dokumentenablage und Aktenführung)
• selbstständiges Verfassen von Korrespondenz, Berichten und Aktenvermerken, auch zu komplexen und vertraulichen Vorgängen, einschließlich der Bearbeitung und Koordination von Bürgeranliegen sowie der schriftlichen Korrespondenz mit Bürgerinnen und Bürgern
• Erstellung und Pflege von Listen und Tabellen
• Erstellung von Glückwünschen (z.B. für Geburtstage und besondere Ehejubiläen) sowie Organisation, Auswahl und Besorgung von Geschenken und repräsentativen Präsenten für offizielle Anlässe
• selbstständige Informationsbeschaffung, Bewertung und Aufbereitung für den Bürgermeister
• Terminvorbereitung,–koordinierung und–überwachung mit Beachtung und Verfolgung terminrelevanter Vorgänge, Nachhalten von Erledigungsterminen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen,Sitzungen und Veranstaltungen inklusive Gästebetreuung/-bewirtung mit Verantwortung für Ablauf, Teilnehmerkreis und Unterlagen

Anforderungsprofil

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur Fachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder
• eine vergleichbare mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• einschlägige Berufserfahrung im anspruchsvollen Büromanagement/Vorzimmerservice/Assistenzbereich
• Ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
• Verbindliches, freundliches und gepflegtes Auftreten
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick, Sozialkompetenz, Konflikt- und Teamfähigkeit
• Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Bereitschaft zum Arbeiten außerhalb der Kernarbeitszeiten bei Bedarf bspw. wegen Teilnahme an Sitzungen oder sonstigen dienstlichen Terminen
• Sicherer Umgang mit allen gängigen MS-Office-Programmen und Fortbildungsbereitschaft im Hinblick auf die Anwendung von Spezialsoftware

Wir bieten Ihnen

• Eine unbefristete Festanstellung im Öffentlichen Dienst
• Ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet, in dem Sie Ihre Potentiale einbringen können
• Eine wertschätzende Führung und Zusammenarbeit
• Eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Dienstvereinbarung
• Die folgenden Sonderleistungen: Jahressonderzahlung, leistungsabhängige Vergütungsbestandteile, betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen
• Die Teilnahme an regelmäßigen Fort- und Weiterbildungen
• Ein kostengünstiges Deutschlandticket
• Die Möglichkeit, ein Jobrad zu leasen

Ihre Ansprechpartnerin / Ihr Ansprechpartner bei uns

Für stellenbezogene Fragen:

Frau Anna Peters telefonisch unter 02255/309‑810 oder per E‑Mail an [e-mail]

Für Fragen zum Arbeitsverhältnis: Stabsstelle Personal & Organisation telefonisch unter 02255/309‑123 oder per E‑Mail an [e-mail].

Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte werden bei gleicher Qualifikation, Eignung und Befähigung besonders berücksichtigt. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt. Die Gemeinde Swisttal fördert die Gleichstellung aller Menschen und begrüßt deshalb Bewerbungen von Menschen jeglicher ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität ausdrücklich. Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst werden gebeten, ihr Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erklären.

Mit der Bewerbung verbundene Kosten können nicht erstattet werden. Für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens wird auf die Datenschutz- Grundverordnung und das Landesdatenschutzgesetz verwiesen. Die Bewerbungsunterlagen werden im Anschluss an das Bewerbungsverfahren vernichtet.

Weitere Informationen über die Gemeinde Swisttal erhalten Sie unter www.swisttal.de.