Bürosachbearbeiter (w/m/d) Vorzimmer der Abteilungsleitung

Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV Land MV; Schwerin; Presencial; EUR 32 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV sucht eine engagierte Fachkraft für das Vorzimmer der Abteilungsleitung. Sie verantworten Terminorganisation, Fristenkontrolle und die Organisation von Besprechungen mit internen und externen Partnern.

Wesentlich sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Bürosachbearbeitung sowie sichere Kenntnisse von MS Office und Standardsoftware.

Qualificações

• Eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement (bzw. die entsprechenden Vorgängerberufe) sowie nachgewiesene Berufserfahrung in der Bürosachbearbeitung von mindestens 3 Jahren, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung.
• Sichere Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, MS Office und gängiger Standardsoftware.

Responsabilidades

• Terminorganisation
• Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Abteilungsleitung
• Organisation von Besprechungen mit internen und externen Teilnehmern
• Fristenkontrolle
• Annahme, Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten, E-Mails und sonstigen Schriftverkehr
• Ansprechstelle für interne und externe Kontakte
• Priorisierung von Anfragen nach Dringlichkeit und Relevanz
• Post- und Vorgangsbearbeitung
• Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Organisation der Besprechungsräume und Unterstützung bei Ausgestaltung des Rahmens
• Anfordern, Aufbereiten und Zusammenstellen von Besprechungsunterlagen
• administrative Unterstützung
• Fertigung von Unterlagen nach Vorgabe der Abteilungsleitung
• Pflege von abteilungsinternen Listen, Übersichten, Ablagen etc.
• Koordination
• enge Abstimmung mit internen und externen Akteuren

Conhecimentos

Organisationsgeschick

Prioritätensetzung

Kommunikation

Selbstständigkeit

Freundliches Auftreten

Formação académica

Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement

Ferramentas

MS Office

Descrição da oferta de emprego

Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung M-V erfüllt mit seinen rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vielfältige Aufgaben im Bereich der Haushalts-, Finanz- und Steuerpolitik, des staatlichen Bauwesens, der Landesbeteiligungen, der Digitalisierung sowie der Verwaltungs- und Staatsmodernisierung.

Wir suchen Bewerberinnen und Bewerber, die ein Interesse an einer vielseitigen Tätigkeit in unserem Haus haben. Zukünftiger Arbeitsort ist Schwerin, die Landeshauptstadt in Ostseenähe mit einem hohen Freizeitwert und guten Betreuungsmöglichkeiten für Kinder.

Ihre Aufgaben

Das Vorzimmer verantwortet für die Abteilungsleitung den reibungslosen, effizienten und organisatorischen Ablauf des Arbeitsalltags. Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Terminorganisation
• Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Abteilungsleitung
• Organisation von Besprechungen mit internen und externen Teilnehmern
• Fristenkontrolle
• Kommunikationsschnittstelle
• Annahme, Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten, E-Mails und sonstigen Schriftverkehr
• Ansprechstelle für interne und externe Kontakte
• Priorisierung von Anfragen nach Dringlichkeit und Relevanz
• Post- und Vorgangsbearbeitung
• Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Organisation der Besprechungsräume und Unterstützung bei Ausgestaltung des Rahmens
• Anfordern, Aufbereiten und Zusammenstellen von Besprechungsunterlagen
• administrative Unterstützung
• Fertigung von Unterlagen nach Vorgabe der Abteilungsleitung
• Pflege von abteilungsinternen Listen, Übersichten, Ablagen etc.
• Koordination
• enge Abstimmung mit internen (Referaten, Abteilungen und Hausleitung) und externen (Finanzämtern und Ministerien) Akteuren

Ihr Profil

Sie verfügen

• eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement (bzw. die entsprechenden Vorgängerberufe) sowie nachgewiesene Berufserfahrung (Arbeitszeugnis) in der Bürosachbearbeitung von mindestens 3 Jahren, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• sichere Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, MS Office und gängiger Standardsoftware,
• eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise,
• Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur Prioritätensetzung und
• besitzen ein sicheres, freundliches und vertrauenswürdiges Auftreten
• Wünschenwert sind:
• Kenntnisse und Erfahrungen zu steuerlichen Themen

Als größter Arbeitgeber in Mecklenburg-Vorpommern bietet das Land ein modernes Arbeitsumfeld, vielseitige Aufgaben und eine sichere Zukunft. Erfahren Sie mehr über uns und zur Bewerbung auf karriere-in-mv.de