Bürokoordinator (m/w/d)

Deutsche ReGas; Berlin; Hybrid; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Eine attraktive Vergütung.

Eine abwechslungsreiche und verantwort

Eine Teilzeitposition mit 4-Tage-Woche

Job summary

Deutsche ReGas sucht eine eigenständige, gut organisierte Bürokoordination (m/w/d), die den reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags sicherstellt und aktiv zu einer professionellen und angenehmen Arbeitsumgebung beiträgt.

Als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner übernehmen Sie die zentrale Verantwortung in der Büroorganisation und sorgen dafür, dass sich unser Team und unsere Gäste jederzeit gut aufgehoben fühlen.

Qualifications

• Erste Berufserfahrung im Office Management, Office Administration oder Empfang.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Detailgenauigkeit und Priorisierungsfähigkeit.
• Freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Besuchern und Partnern.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Reibungsloser Büroalltag durch Organisation, Empfang und Postbearbeitung.
• Verwaltung von Büromaterialien und Koordination externer Dienstleister.
• Organisation der Büroküche, Reinigung und Meeting-Räume.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Kalenderverwaltung, Reisen und Spesen.
• Unterstützung weiterer Managementmitglieder bei Bedarf.

Skills

Organisationstalent

Detailgenauigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Kundenorientierung

MS Office

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

Job description

Wir suchen eine eigenständige, gut organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit als Bürokoordinator (m/w/d), die den reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags sicherstellt und aktiv zu einer professionellen und angenehmen Arbeitsumgebung beiträgt.

Als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner übernehmen Sie die zentrale Verantwortung in der Büroorganisation und sorgen dafür, dass sich unser Team und unsere Gäste jederzeit gut aufgehoben fühlen.

Sie arbeiten eng mit unserer Management-Assistentin zusammen und und vertreten sie während Abwesenheiten zuverlässig . Dabei unterstützen Sie unter anderem die Geschäftsführung indem Sie sicherstellen, dass alle organisatorischen und administrativen Abläufe reibungslos funktionieren.

Wir suchen eine eigenständige, gut organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit als Bürokoordinator (m/w/d), die den reibungslosen Ablauf unseres Büroalltags sicherstellt und aktiv zu einer professionellen und angenehmen Arbeitsumgebung beiträgt. Als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner übernehmen Sie die zentrale Verantwortung in der Büroorganisation und sorgen dafür, dass sich unser Team und unsere Gäste jederzeit gut aufgehoben fühlen. Sie arbeiten eng mit unserer Management-Assistentin zusammen und und vertreten sie während Abwesenheiten zuverlässig . Dabei unterstützen Sie unter anderem die Geschäftsführung indem Sie sicherstellen, dass alle organisatorischen und administrativen Abläufe reibungslos funktionieren.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Büroorganisation & Office Management

• Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Büroalltags.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Schaffung einer professionellen und freundlichen Atmosphäre.
• Entgegennahme eingehender Anrufe und Bearbeitung allgemeiner Anfragen.
• Annahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post und Lieferungen.
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien sowie Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Organisation und Pflege der Büroküche sowie Sicherstellung einer sauberen, ordentlichen und gut ausgestatteten Umgebung.
• Koordination der Reinigungsdienstleistungen und Sicherstellung eines gepflegten Erscheinungsbilds der Büroräume.
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Sicherstellung der erforderlichen Ausstattung für Meetings und Veranstaltungen.
• Organisation und Koordination von Catering für Meetings, interne Veranstaltungen und regelmäßige Teamangebote wie Fruit Day und Pizza Day.
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei bürobezogenen Anliegen und administrativen Aufgaben.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Weiterentwicklung von Büroprozessen.

Unterstützung der Geschäftsführung & administrative Aufgaben

• Vertretung der Management-Assistentin während Abwesenheiten.
• Unterstützung des CEO während der Vertretungszeiten, insbesondere bei Kalenderverwaltung, Meeting-Koordination, Reiseorganisation und Spesenabrechnung.
• Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Unterstützung weiterer Mitglieder des Managementteams bei Bedarf.
• Vertrauensvoller und professioneller Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.

• Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Office Administration, Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen Position.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren.
• Eigenständige, pragmatische und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Freude daran, Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag zu unterstützen.
• Freundliches, professionelles und souveränes Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Besuchern und externen Partnern.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Gespür für einen professionellen und wertschätzenden Umgang.
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, den Büroalltag selbstständig zu organisieren und Verbesserungs­potenziale zu erkennen.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Eine attraktive Vergütung.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Gestaltung einer positiven und professionellen Arbeitsumgebung beizutragen.
• Ein kollegiales, unterstützendes und internationales Team.
• Ein moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins am Kurfürstendamm mit einer offenen und professionellen Arbeitsatmosphäre.
• Eine Teilzeitposition mit 4-Tage-Woche (Montag bis Donnerstag, 32 Stunden pro Woche).
• 24 Urlaubstage pro Jahrbei einer 4-Tage-Woche.

Über uns

Deutsche ReGas ist ein Anbieter europäischer Energieinfrastruktur. Im Industriehafen von Mukran betreibt Deutsche ReGas das Energie-Terminal „Deutsche Ostsee“. Dieses Energie-Terminal und das zuvor von Deutsche ReGas realisierte LNG-Terminal in Lubmin sind die ersten und einzigen privat finanzierten, schwimmenden Flüssiggas-Terminals in Deutschland. Darüber hinaus plant Deutsche ReGas die Errichtung von Wasserstoff‑Elektrolyseuren und Lösungen für Wasserstoffderivate.