Büroassistenz (Vollzeit/Teilzeit)

LBJ Leichtmetallbau GmbH; Jena; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

LBJ Leichtmetallbau GmbH in Jena sucht eine engagierte Büroassistenz zur Unterstützung des Büroteams. Die Stelle kann in Vollzeit oder Teilzeit nach Absprache besetzt werden.

Zu den Aufgaben gehören organisatorische Tätigkeiten, Unterkünfte buchen, Dienstreisen planen, Büromaterial und Arbeitskleidung beschaffen, sowie die Bearbeitung von Rechnungen und die Zuarbeit für das Steuerbüro. Sie sind erste Anlaufstelle für Mitarbeitende.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung ist optimal, aber nicht zwingend erforderlich.
• Gute organisatorische Fähigkeiten sind gefragt.
• Sorgfältige Arbeitsweise und gutes Ausdrucksvermögen.
• Erfahrung in Beschaffung/Einkauf von Büromaterial und externen Dienstleistungen.
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter bei organisatorischen Fragen.
• Kommunikation in Deutsch in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Buchung von Unterkünften und Planung von Dienstreisen.
• Beschaffung von Büromaterial und Arbeitskleidung.
• Einkauf von externen Dienstleistungen.
• Überwachung von Bestellprozessen, Aufträgen, Bestätigungen und Lieferungen.
• Erstellen von einfachen Rechnungen und Baurechnungen.
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter.
• Kommunikation mit dem Steuerbüro und Zuarbeiten.

Skills

Unterkünfte buchen

Dienstreisen planen

Büromaterial einkauf

Arbeitskleidung einkauf

Externe Dienstleistungen einkauf

Ansprechpartner Mitarbeiter

Angebote einholen

Aufträge bearbeiten

Kostenüberwachung

Bestellprozesse überwachen

Rechnungen erstellen

Zuarbeiten Steuerbüro

Sorgfalt

Kommunikationsfähigkeit

Geschäftsbriefe verfassen

Kundenkontakt

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir suchen eine engagierte und flexible Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Büroteams.

Die Stelle ist in Vollzeit oder nach Absprache beginnend in Teilzeit zu besetzen.

Aufgaben und Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung: Eine kaufmännische Ausbildung ist optimal, aber nicht zwingend erforderlich.

Organisatorische Fähigkeiten

• Buchung von Unterkünften und Planung von Dienstreisen
• Beschaffung von Büromaterial und Arbeitskleidung
• Einkauf von externen Dienstleistungen
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter in organisatorischen Angelegenheiten

Flexibilität

• Umgang mit häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen
• Unterstützung der Techniker mit verschiedenen Informationen und Auswertungen

Kaufmännisches Denken

• Einholen von Angeboten und Aufträgen
• Kostenüberwachung von Aufträgen
• Überwachung von Bestellprozessen, Aufträgen, Bestätigungen und Lieferungen
• Erstellen von einfachen Rechnungen und Baurechnungen
• Kommunikation mit dem Steuerbüro und Zuarbeiten für Steuerbüro

Sorgfalt und Kommunikationsfähigkeit

• Sorgfältige Ausführung aller Aufgaben
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Verfassen von Geschäftsbriefen oder Mails
• erste Anlaufstelle für Kunden

Arbeitsumgebung

• Arbeit in einem kleinen Team
• Vielfältiges Aufgabengebiet
• Selbstständiges Arbeiten