Büroassistenz / Assistentin (m/w/d) in Teilzeit

Porr Deutschland; Münster; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Happiness

Karriere

Extras

Gesundheit

Teamgeist

Viel Abwechslung

Sicherheit

Starthilfe

Persönliche Entwicklung

Vielfältiges Team

Job summary

PORR Deutschland sucht eine engagierte Verwaltungsassistenz in NRW, die den täglichen Büroablauf organisiert und die Geschäftsführung sowie das Team bei administrativen Aufgaben unterstützt. Sie bearbeiten E-Mails, Telefonate, Termine und erstellen Dokumente, Angebote sowie Rechnungen.

Sie pflegen Kundendaten, unterstützen die Buchhaltung, arbeiten vertraulich und bringen Organisationstalent sowie Teamfähigkeit mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz, Verwaltung oder kaufmännische Sachbearbeitung wünschenswert.
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erste Erfahrungen mit der Software SAP sind wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Responsibilities

• Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und der laufenden Geschäftskorrespondenz
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Angeboten und Rechnungen
• Pflege von Kunden- und Unternehmensdaten sowie strukturierte Verwaltung von Unterlagen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und im allgemeinen Rechnungswesen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner Schriftverkehr
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Koordination von Bestellungen und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Nachverfolgung von offenen Vorgängen, Fristen und anstehenden Aufgaben
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben und Unterstützung bei laufenden Projekten

Skills

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Deutsch sicher

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

Outlook

Word

Excel

Job description

• Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und der laufenden Geschäftskorrespondenz
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Angeboten und Rechnungen
• Pflege von Kunden- und Unternehmensdaten sowie strukturierte Verwaltung von Unterlagen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und im allgemeinen Rechnungswesen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner Schriftverkehr
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Koordination von Bestellungen und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Nachverfolgung von offenen Vorgängen, Fristen und anstehenden Aufgaben
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben und Unterstützung bei laufenden Projekten

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und der laufenden Geschäftskorrespondenz
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten, Angeboten und Rechnungen
• Pflege von Kunden- und Unternehmensdaten sowie strukturierte Verwaltung von Unterlagen
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und im allgemeinen Rechnungswesen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie allgemeiner Schriftverkehr
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern
• Koordination von Bestellungen und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Nachverfolgung von offenen Vorgängen, Fristen und anstehenden Aufgaben
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben und Unterstützung bei laufenden Projekten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Assistenz, Verwaltung oder kaufmännische Sachbearbeitung wünschenswert
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erste Erfahrungen mit der Software SAP sind wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen

Deine Vorteile

Es gibt viele Gründe für einen Job bei der PORR:

• Happiness - Du bist Teil eines hochmotivierten und kollegialen Teams, das gemeinsam an herausfordernden Aufgaben und spannenden Projekten arbeitet.
• Karriere - Damit du deine beruflichen Ziele erreichst, warten individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten auf dich.
• Extras - Obendrauf erwarten dich bei uns jede Menge überraschende Benefits und Vergünstigungen, die dir deinen Arbeitsalltag und deine Freizeit versüßen werden.
• Gesundheit - Weil Gesundsein das Wichtigste ist, bieten wir regelmäßige Gesundheitstage und unseren umfangreichen Versicherungsschutz PORR CARE.
• Teamgeist - Du lernst deine Kollegen und Kolleginnen nicht nur bei der Arbeit kennen, sondern auch bei spannenden Firmen- und Sportevents.
• Viel Abwechslung - Jede Baustelle, jeder Auftrag ist anders – abwechslungsreiche Aufgaben machen deinen Job spannend.
• Sicherer Job & Stabilität - Dein Job bei der PORR ist krisensicher, die Firma hat ein stabiles Fundament – darauf kannst du deine Karriere bauen.
• Starthilfe - Damit du in deiner neuen Rolle gut starten kannst, unterstützt dich unser Onboarding- und Buddy-Programm.
• Persönliche Entwicklung - Du kannst auf unsere Unterstützung bauen, wenn du ein Sabbatical machen möchtest oder Zeit für Pflege benötigst.
• Vielfältiges Team - Inklusion und Diversität sind für uns ein selbstverständlicher Baustein für die Vielfalt unseres Teams.