Beschäftigte/-r (m/w/d) im Verwaltungsdienst

Land Niedersachsen; Osnabrück; Hybrid; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Job summary

Die Universität Osnabrück schreibt am Institut für Kognitionswissenschaft eine Stelle als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (m/w/d) aus. Die unbefristete Position gehört zur Entgeltgruppe 8 TV-L, bis zu 75% Beschäftigung und ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Sie arbeiten in einem internationalen, kulturell vielfältigen Umfeld und übernehmen Aufgaben in Haushalts- und Finanzprozessen, Personalangelegenheiten, Beschaffung sowie Koordination zentraler Verwaltungsprozesse und Pflege

Qualifications

• Verwaltungslehrgang I bzw. abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfach-angestellte*r, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Büromanagement (sofern die Ausbildung bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber absolviert wurde)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in der EDV-gestützten Bürokommunikation

Responsibilities

• Kommunikation mit den Mitgliedern der internationalen und kulturell vielfältigen Teams zu allen Verwaltungsbelangen
• Eigenverantwortliche Betreuung von Haushalts- und Finanzprozessen, einschließlich Drittmittelverwaltung, Beschaffung sowie Rechnungskontrolle und -kontierung
• Unterstützung in Personalangelegenheiten von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung und Lehrbeauftragtenabrechnung
• Mitgestaltung und Koordination zentraler Organisations- und IT-gestützter Verwaltungsprozesse sowie Pflege von Webauftritt und Datenstrukturen
• Allgemeine Verwaltungs- und Serviceaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Inventarverwaltung und Ansprechfunktion für interne und externe Anliegen

Skills

Deutsch- & Englischkenntnisse

Education

Verwaltungslehrgang I bzw. abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r / Bürokommunikation / Büromanagement

Tools

Stud.IP

HISinOne

SAP WebGUI

Job description

Das Institut für Kognitionswissenschaft des Fachbereichs Humanwissenschaften hat in der Geschäftsstelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst (m/w/d) (Entgeltgruppe 8 TV-L, bis zu 75%) unbefristet zu besetzen.

Mit 12 Professuren und über 60 Mitarbeitenden betreibt das Institut für Kognitionswissenschaft sehr erfolgreich international ausgerichtete Forschung. Hier werden Zukunftsthemen wie Künstliche Intelligenz, Sprachverarbeitung und Neurowissenschaften gemeinsam aus technischer, psychologischer und philosophischer Perspektive betrachtet. Die internationalen kognitionswissenschaftlichen Studiengänge tragen zu einem lebendigen und vielfältigen Arbeitsumfeld bei. In der Geschäftsstelle erwarten Sie spannende, verantwortungsvolle Aufgaben mit dem folgenden Profil:

Ihre Aufgaben:

• Kommunikation mit den Mitgliedern der internationalen und kulturell vielfältigen Teams zu allen Verwaltungsbelangen
• Eigenverantwortliche Betreuung von Haushalts- und Finanzprozessen, einschließlich Drittmittelverwaltung, Beschaffung sowie Rechnungskontrolle und -kontierung
• Unterstützung in Personalangelegenheiten von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung und Lehrbeauftragtenabrechnung
• Mitgestaltung und Koordination zentraler Organisations- und IT-gestützter Verwaltungsprozesse sowie Pflege von Webauftritt und Datenstrukturen
• Allgemeine Verwaltungs- und Serviceaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Inventarverwaltung und Ansprechfunktion für interne und externe Anliegen

Einstellungsvoraussetzungen:

• Verwaltungslehrgang I bzw. abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfach-angestellte*r, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Büromanagement (sofern die Ausbildung bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber absolviert wurde)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in der EDV-gestützten Bürokommunikation

Idealerweise verfügen Sie über:

• Erfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Erfahrungen in den beschriebenen Aufgabengebieten
• Organisationsfähigkeit und Flexibilität, Eigeninitiative, und Professionalität
• Erfahrungen mit den an der Universität Osnabrück eingesetzten Softwaresystemen (Stud.IP, HISinOne, SAP WebGUI)

Als familiengerechte Hochschule setzt sich die Universität Osnabrück für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein.

Die Universität Osnabrück setzt sich für Chancengleichheit, Vielfalt und die berufliche Gleichstellung der Geschlechter ein. Wir fördern eine Wissenschafts- und Arbeitskultur, die gerechte Chancen sowie ein diskriminierungsfreies Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld ermöglicht. Dabei streben wir eine gerechte Repräsentation aller gesellschaftlichen Gruppen unter unseren Mitarbeitenden an und wirken Unterrepräsentanzen entgegen.

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.